Zoomの使い方徹底解説｜設定や便利な機能も紹介！

Zoomの導入方法

まずはじめにZoomを導入する方法を紹介していきます。
Zoomはアプリとして配信されておりダウンロード、インストールすることで使用できるようになります。
また、Zoomはパソコンだけでなくスマートフォンでも使用できる便利なアプリなので自身が使用しやすいデバイスでダウンロードしましょう。

アプリは公式サイトでダウンロード

まずは使用するデバイスにアプリをダウンロードしましょう。
最近ではZoomが広く普及したこともあり、似た名前でも全く異なるアプリも存在します。
そのためアプリをダウンロードする際にはできるだけ公式ホームページからダウンロードを行うようにしましょう。

主催側であればアカウント登録は必須

Zoomを用いてミーティングの主催を行うのであればあらかじめ会員登録を済ませておく必要があります。
また今回は参加のみという場合でも、今後もZoomを使用する機会が多いのであれば早めに登録を済ませておくと良いでしょう。

参加のみであれば会員登録は不要

Zoomでは会議に参加するだけであれば会員登録をする必要はありません。
Zoomミーティング中は画面に表示されるカメラに自分の名前が表示されているので、その際の表示名をわかりやすい名前に変えておくと良いでしょう。

基本的には会員登録は不要ですが、主催側の設定によってアカウント登録が済んでいない認証プロファイルが有効化されている場合、会議に参加できないケースがあります。
そのためオンラインミーティング自体は会員登録不要で参加可能ですが、時間に余裕がある場合などは会員登録を済ませておくとスムーズに会議に参加できます。

オンラインミーティングの主催・参加方法

基本的な設定が完了したらオンラインミーティングを実際に行ってみましょう。
ミーティングを行う際には大きく主催者側と参加者側に別れます。
下記ではそれぞれがミーティング前に行う準備を紹介していきます。

ミーティングを主催して招待する

まずはミーティングを主催する側の手順です。
Zoomではサインインしていればアプリでミーティングを主催し、参加者を招待することができます。

新規ミーティングを選択

すぐにミーティングを始める場合には新規ミーティングを選択してください。
このボタンをクリックすることでオンラインミーティングが開始されます。

翌日など別日にミーティングを行う場合にはスケジュールボタンから日程を選択してミーティングを行うことができます。
ミーティングの日が決まっている場合などはあらかじめ部屋を作成しておき、参加者へ招待メールを送っておくと良いでしょう。

参加者ボタンから招待を行う

ミーティングが始まったら参加者を招待してメンバーを集めます。
画面下の参加者の右側にある「∧」をクリックし、招待を選びましょう。

Zoomミーティングでは複数人を招待することができますが、3人以上を集める場合無料会員のままだと長時間のミーティングはできず、40分ごとに新しい会議を開く必要があります。
長時間のミーティングが多い場合には有料プランへの加入も検討してみても良いでしょう。

招待メールを送信

参加者へは招待メールを送ることができるので、デフォルトメールからミーティングURLを送信しましょう。
招待するメンバーを決定するとデフォルトメールからミーティング情報を送ることができるようになります。

ミーティングに参加する

次に招待されたミーティングへ参加する方法を解説していきます。
ミーティングへの参加は大きく2パターン存在し、受け取った招待メールから参加をする方法とアプリから必要情報を入力して参加する方法があります。

メールを受け取ったデバイスで参加する場合にはメールから移動をしたほうが楽ですが、異なるデバイスで参加をする場合は使用する端末にZoomアプリをダウンロードしておきましょう。

招待メールのURLをクリック

メールから参加を行う場合にはメールに添付されているURLをクリックすることでブラウザが開き、アプリの起動を促されます。
アプリを起動すると名前の入力を求められ、入力をしてからミーティングへ参加できます。

招待メールのURLにはすでにミーティングIDなどの情報が入力された状態となっているので入力の手間が省け、速やかにミーティングへ参加できます。

ミーティングのパスコードを入力

Zoomではミーティングにパスコードを設定することができ、無関係の人が誤って入ってこないように設計されています。
招待メールにパスコードが添付されているのでこちらをコピーして入力欄にペーストすれば準備完了です。

ミーティングIDを入力

招待メールを受け取ったデバイスとは異なるデバイスで会議に参加する場合には、あらかじめダウンロードしておいたアプリから参加することができます。
招待メールにはミーティングIDが添付されているのでこちらをアプリ側で入力しましょう。

ミーティングのパスコードを入力

こちらはメールからミーティングに参加する場合と同様で、入力画面にパスコードを入力してミーティングに参加できるようになります。

会議中にできること

ミーティングへの参加方法がわかったところで次は会議が始まってからできることを紹介していきます。
Zoomでは基本的に参加者全員の顔が画面に表示されています。全員同じサイズでの表示にしたり、特定の人のみを大きくするなどの設定も行えます。

画面共有の方法

Zoomではミーティング中に自分のパソコンの画面を参加者へ共有することができ、プレゼン資料などを参加者に見せながら話をすることもできます。
画面共有をすることで全員が同じページの同じ場所での操作を閲覧することができるため、スムーズに打ち合わせができるでしょう。

ミュートやカメラのオフ

これらの機能はオンとオフを切り替えるためのボタンとなっており、同じボタンを押して切り替えることができます。
他の参加者の発表中やトラブルが発生した際など、一時的に映像または音声の機能を止めたい場合に使用します。

チャット機能の利用

またZoomにはチャット機能が搭載されており、ボタンを押してチャットを開くことで自由に送信ができます。
発言者の会話を遮ることなく質問をしたいときや重要な項目の聞き逃しを防止するために利用するのがおすすめです。

他のミーティングアプリとの比較

現在は業務だけでなくなかなか顔を合わせられない友人とのコミュニケーションを目的として多くのミーティングアプリが活用されています。
アプリ自体も数が多く、それぞれにメリットとデメリットがあります。
使用する目的に合わせてアプリを選び、有効的に活用しましょう。

Zoom

今回詳しく紹介したZoomは他のアプリと比較して豊富な機能が持ち味です。
特にバーチャル背景は他のアプリにはない特徴で、背景を室内ではなく別の画像に差し替えることでテレワークなどで写り込んでしまう生活感を防ぎます。

また、大人数を相手にしたウェビナーと呼ばれるWeb上でのセミナーを開催する際にも便利で、講演会や説明会といった対多数への利用も増加しています。

LINE

LINEはチャットアプリとして普及したもので、無料でメッセージのやり取りや通話が行える便利なツールです。
LINEには無料で使用できるビデオ通話の機能があるため、これを活用したミーティングも可能です。

LINEでは会員登録が必要ではあるもののミーティング以外の用途でも幅広く使用できます。
現在はメールの代わりに使用されることも多く普及率も高いことから、新たに登録をしなくても利用できる点はメリットでしょう。

Skype

SkypeはZoomとは異なり、無料会員の場合でも3人以上のミーティングは時間制限なく利用できます。
しかし、Zoomよりも最大参加者数が少ないためあまりにも参加者の多いミーティングには不向きですが少人数のチームごとに行う打ち合わせなどでは有用です。

プライベートチャットやグループチャットも活用できるためミーティング以外の文字のやり取りも行えるため社内ツールとしてもおすすめです。

Discord

Discordはゲーマーに向けて作られたボイスチャット用のアプリです。
一つのサーバー内に複数のボイスチャンネルを作ることができるため同じ組織内で複数のミーティングが発生する状況ではとても便利です。

こちらもSkype同様に各種チャットが利用でき、同じサーバー内でも用途別など複数のチャットチャンネルを開設することができます。

Microsoft Teams

Microsoft社が提供するTeamsは大規模のライブイベントに適したオンラインミーティングアプリです。
セキュリティ機能も高度かつWordやExcelといったOffice製品とシームレスで連携ができる点が魅力です。

有料版での機能とはなりますが、TeamsにアップロードしたExcelなどのファイルは共同編集することもできるので作業を行いながらミーティングをする際には便利です。

Google Meet

Google meetはハングアウトから名称が変更されたツールで、アプリではなくブラウザで使用することが前提とされているためシンプルで手軽なツールです。
主に小～中規模の会議に使用されることが多く、対多数に向けたウェビナーのような目的には不向きです。

Google社が提供しているサービスのためGoogleカレンダーなどのツールと同期して使用できるのは大きなメリットと言えましょう。

まとめ

今回は現在広まっているオンラインミーティングで活用されるZoomについて解説を行いました。
導入方法や使い方、その他の類似アプリとの比較を参考にして用途にあった運用をしていただければと思います。