OneDriveに共有フォルダーを活用する(1)

■OneDriveのフォルダーの共有設定

Microsoft 365のストレージ（ファイル保存スペース）は、基本的にOneDriveを使用します。OneDriveに作成したフォルダーは、アクセス許可を設定してファイルをオンラインで利用できるため、共有フォルダーとして利用できます。 前回紹介したMicrosoft 365を利用したファイル転送に際しても、転送するファイルをOneDrive共有フォルダーに保存することによって、アクセス権を利用できます。 今回は、OneDriveにフォルダーを作成し、アクセス許可を設定する手順を紹介します。

■フォルダーの作成

まずはOneDriveにフォルダーを作成します。Microsoft 365にサインインしてください。

(1)Microsoft 365のサインイン画面から、OneDriveをクリック

(2)「新規」をクリック
(3)「フォルダー」をクリック

(4)フォルダー名を入力
(5)「作成」をクリック

(6)新しいフォルダーが作成され、一覧に表示される

■アクセス許可の確認

OneDriveに作成したフォルダーのアクセス許可の設定状況を確認するには、フォルダーのアクション「アクセス許可の管理」を使用します。

(1)フォルダーの「：」（アクションの表示）ボタンをクリック
(2)「アクセス許可の管理」メニューをクリック

(3)アクセス許可が付与されているユーザーが表示される

※フォルダーの作成者が「所有者」として許可されている

フォルダー作成者に「所有者」というアクセス許可が設定されます。所有者には、閲覧、編集、削除、アクセス許可の管理と、そのフォルダーに関する全権限が付与されます。フォルダー作成時点では所有者以外がこのフォルダーにアクセスすることはできません。

■アクセス許可ユーザーの追加設定

OneDriveのフォルダーをほかのユーザーと共有するには、フォルダーのアクセス許可リストに組織ユーザー（テナント内ユーザー）またはユーザーグループを追加します。前述した手順で「アクセス許可を管理」を開いてください。

(1)「＋」（アクセスを許可）ボタンをクリック

(2)アクセス許可を設定するユーザー名を入力

途中まで入力すると、入力自動補完機能で、該当者のリストを表示します。

(3)ペンボタンをクリック
(4)このユーザーに編集権限を与えるか、閲覧権限のみにするかを選択
(5)アクセス許可を与えるユーザーに通知メールを自動送信するときにチェックボックスをオン
(6)設定内容を保存

「アクセス許可を管理」ウインドウをいったん閉じてからもう一度開くと、変更した設定が反映されていることを確認できます。

(7)アクセス許可リストにユーザーが追加されている

前述したとおり、(4)のチェックボックスをオンにした場合は、新しくアクセス許可を与えるユーザーに通知メールが届きます。アクセス許可を付与されたユーザーが、ファイルにアクセスする手順を紹介します。

(8)通知メールが届く
(9)メール中のフォルダーアイコンをクリックすると、アクセスを許可されたOneDriveの共有フォルダーにアクセスできる

次回は、組織外（テナント外）ユーザーに対するアクセス許可の設定手順を紹介します。

[PR]提供：ネクストセット