Office 365グループ

前回はOffice 365でグループを作成し、スレッドに投稿する方法を紹介しました。今回も、引き続きグループの活用について紹介します。グループ内でのファイルや予定表の共有、ノートブックによる情報共有など、グループでの作業に便利な機能が盛り込まれています。

グループでのファイル共有

グループメンバーが利用できるファイル共有スペースがあります。いわゆるWebストレージで、OneDriveと同様に、Webブラウザで直接Office文書ファイルを作成、編集することもできます。

(1)まずグループを開きます。Office 365にサインインし、左サイドのフォルダーメニューで目的のグループをクリックします。

目的のグループをクリック

(2)作業エリアの上部で「ファイル」をクリックします。

「ファイル」をクリック

(3)直接Office文書ファイルを作成するときは、「新規作成」をクリックし、文書形式を選択します。あとは、OneDriveで文書を作成するときと同じです。既存のファイルをアップロードするときは「アップロード」をクリックします。

「アップロード」をクリック

(4)複数の文書を作成またはアップロードしたグループの共有フォルダーの例。各ファイのアイコンを表示すると同時に、誰が作成・編集したファイルなのか、わかりやすく表示します。

予定表の共有

グループを作成すると、グループの共通の予定表が用意されます。

(5)グループの作業エリア上部の「予定表」をクリックしてください。通常の個人用予定表と同様に使用できますが、グループの予定表の情報はグループのメンバー全員がアクセスできます。

共有ノートブック

グループを作成すると、OneNote Onlineのノートブックも使用できます。OneNoteは、気軽に使用できるメモ帳のようなソフトです。思いついたことや、文字、図表、画像、草稿などをメモしたり、貼り付けたりします。OneNoteとWordやExcel、PowerPointなどの文書で、必要な情報をコピー&ペーストできます。

(6)グループの作業エリア上部のメニューから「ノートブック」をクリックします。初めてノートブックを開いたときには、「このノートブックは空です。」と表示されますので、クリックして、ノートブックを開始してください。

ノートブックはブラウザの新規タブで開きます。グループの作業ページに戻るときは、ブラウザのタブで切り替えてください

(7)1つのノートブックには、複数のセクションを作成可能で、各セクションには複数のページを作成できます。セクションやページの切り替えには、セクションやページのタブをクリックしてください。また、新しいセクションやページを作成するには「＋セクション」や「＋ページ」をクリックします。

複数のグループメンバーが同時にノートブックを開いているとき、あるユーザーが入力したメモは、リアルタイムに他のユーザーにも表示されます

Planner（タスク管理）

Office 365のグループでは、タスク管理(To Doリスト)をPlannerで行います。

(8)グループ作業エリアの上部メニューから「Planner」をクリックします。「Planner」が表示されていないときは「…」をクリックして「Planner」をクリックします。

「Planner」をクリック

(9)「タスク名を入力」欄に、タスク名(作業名)を入力します。

(10)カレンダーボタンをクリックして、カレンダーからタスクの期限日をクリックします。

タスクの期限日をクリック

(11)「割り当てる」をクリックして、グループメンバー中の誰が行うのか、担当者をクリックして選択します。1人だけでなく、複数のユーザーを選択できます。割り当てが終了したら、「タスクを追加」をクリックしてください。

「タスクを追加」をクリック

以上で、新しいタスクを作成しました。

(12)ラベルで色分けするときは、「…」(その他)をクリックして、「ラベル」で色を選択します。

「…」(その他)の「削除」をクリックすると、このタスクを削除できます

(13)タスク名をクリックすると、さらに詳細な情報を入力できます。特に、進捗情報は正確に設定すべきです。

(14)進捗情報の選択。グループ作業の場合、進捗情報の管理は非常に大切です。「進捗情報」をクリックして、適切に選択してください。

(15)下にスクロールすると、ファイルを添付したり、あるいは他のサイトへのリンクを貼ったりすることもできます。

(16)コメントを入力して「送信」ボタンをクリックすると、このタスクを割り当てられたメンバー全員に電子メールでコメントを送信します。タスクの開始時の告知にも便利でしょう。

タスクの詳細設定を完了したら、右上の「×」(閉じる)をクリックします。詳細設定に保存ボタンはありません

(17)タスクに割り当てられたメンバーに、タスクのコメントがメールで届きます。

(18)Planner作業エリアの上部にある「グラフ」をクリックすると、自分が割り当てられているタスクの進捗情報を視覚的に表示します。

このとき、左サイドメニューの「マイタスク」をクリックすると、自分が割り当てられているタスクだけに絞り込んで表示できます。元の表示に戻すときは、上部の「ボード」をクリックしてください。また、グラフの右側にはボードと同様にタスクの一覧が表示されています

(19)タスクの一覧を表示しているとき、タスクの右上にマウスを合わせるとチェックマークボタンが表示されます。このチェックマークをクリックすると、タスクの進捗状況を「完了済み」に変更します。

「完了済み」になったタスクは、ボードのタスク一覧に表示されなくなります。「完了済み」になったタスクを表示したいときは、タスク一覧末尾の「完了済みを表示」をクリックしてください。一度「完了済み」にしたタスクを「進行中」に戻したいときは、「完了済みを表示」にしてから、タスク名をクリックして進捗状況を編集します。新しいタスクを追加するときは「＋」をクリックしてください。

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