会議改革で時間や準備の”無駄”を解消!　　　　　ペーパーレス会議システム導入における重要なポイントとは…

働き方改革関連法案の施行によって、仕事のルールは大きく変わった。上限を超える残業には罰則が課せられ、有給休暇の取得は義務となった。

もちろん、労働時間を減らしたことで、成果まで減らしてしまっては意味がない。生産性を向上させるための「働き方改革」は、キャッチコピーではなく、ただちに実践していかなければならない現実なのである。

しかし、従来のやり方を変えることは簡単ではない。無駄が多いと首をかしげつつ、今も続けていることは多いのではないだろうか。最も悩ましい課題の一つは「会議」だ。

会議ペーパーレス化への意向は強いものの、新しいやり方には不安が

マイナビニュースは会社員500名を対象に、2019年11月8日、ネットアンケートによる実態調査を実施した。率直に「社内会議では有意義に時間を使えていますか」と尋ねたところ68.7％、実に7割近くが「いいえ」という回答だった。

社内会議では有意義に時間を使えていますか

「適正だと思う会議の平均時間はどのくらいですか」という設問に対しては、89.3％が「30分未満」または「30分以上1時間未満」と答えている。

これらの結果から、現実は1時間を越える会議が多いことが察せられる。実際、会議をする際の課題のトップ回答は「時間が長い」で、45.9％を占めていた。

さらに課題は「会議前の資料準備が大変（30.9％）」と続く。会議そのものだけでなく、会議の準備にも大きな負担がかかっている現状なのだ。会議資料を紙で共有しているという回答は、いまだに64％にものぼる。

会議をする際に課題と感じることは何でしょうか

会議資料を紙で共有している職場に対し、「会議のペーパーレス化を実現したいと思いますか」と聞くと、80.3％が「はい」と回答。これほど多くがデジタライゼーションを望んでいるにもかかわらず、なぜ実現しないのだろうか?

その答えは象徴的だ。「今までのやり方を変えることに抵抗を感じる（39.0％）」。何かが変わることに対する漠然とした不安や抵抗感こそが、働き方改革への歩みを止めてしまう真因だったのだ。では、どうすればそれを突破し会議改革ができるのか。

会議のペーパーレス化が実現しない理由は何だと思いますか（複数選択可）

経営トップに重宝される会議システムのあり方とは

「事務方の工数がいくら削減できるとしても、決裁権のある『経営会議の参加メンバー』に便利だと思ってもらえなければ、新しいシステムの導入は困難です」と、富士ソフトプロダクト事業本部　moreNOTE事業部　第2営業室室長の福田圭臣氏は話す。

同社が製造販売する「moreNOTE」はペーパーレス会議システムとしてシェアNo.1を誇っており、約8割が経営会議で使われている。帝国データバンクの『全国社長年齢分析』によると、日本の社長の平均年齢は59.7歳だ。こうした年代の経営トップ層が、ペーパーレス会議システムに利便性を感じるポイントはどこなのだろうか。ちなみにmoreNOTEユーザーの最高齢は90代だという。

「メモをしたり線を引いたり、紙と同等のことができるのは当然として、実は、デジタルのシンプルな強みは『拡大鏡いらず』という点にあります。目を細めたりルーペを使わなくとも、タブレットをピンチアウトすればmoreNOTEなら16倍まで拡大できますから。まずはお試しで、紙の資料も併用しつつタブレットを使った会議を体験してもらうと『意外とよいなぁ』という反応をもらえて、実際の導入に進むことができます」

書いたメモの保存や他のユーザーと共有することも可能

moreNOTEはiOSやAndroid、Windows に対応しているが、経営会議での利用は「A4サイズ・12インチ以上のタブレット」が最も好評だという。タブレットなら直感的に操作することができ、画面も見やすい。経営トップの受けが良ければ、導入はスムーズにいくだろう。

会議改革で準備時間を10分の1に短縮。資料共有ツールとしても有効活用

ペーパーレス化のメリットは何だと思いますか（複数選択可）

もちろん、ペーパーレス会議システムのメリットは、資料を拡大表示できることだけではない。非常にシンプルな操作でありながら、かゆいところまで手が届く国産のアプリケーションがmoreNOTEだ。

資料を操作するときは"発表者"のボタン。聞くときは"参加者"のボタン。これだけ覚えれば、すぐに新時代の会議を始められる。

資料は全員のデバイスで画面共有され、発言者が操作すると画面が切り替わる。矢印ポインタの動きやマーカーによる強調も同期するので、いま資料のどこを説明しているのだろうか……と置いてきぼりになることもない。会議への集中力が増せば、説明を聞き返すこともなく、より効率的な議論が可能となる。

会議の準備にかかる時間をこれまでの10分の1に短縮することも可能だ。資料の印刷、チェック、製本、配布の必要はない。ドキュメントでも写真や動画でも、ドラッグ&ドロップして会議の日付を設定するだけで準備完了だ。カレンダー形式で保存されるので、タブレットでもスマホでも会議資料を楽に探し出すこともできる。

サーバーで一元管理しているため、安全な資料の持ち出し・共有が可能

moreNOTEは会議のペーパーレス化だけでなく、資料共有ツールとしても強いニーズを持つ。moreNOTEにさえ入れておけば、社内でセキュアに資料が共有できるのはもちろん、社外への資料共有でも活用できる。例えば会社の社外秘の資料をメールに添付して送るのは誤送信のリスクを伴うが、moreNOTEなら専用のダウンロードURLが発行され、PWや期限をつけてコントロールできるので、社外への展開も容易かつセキュアに行うことができる。

さらに、moreNOTEを使った操作ログデータから、ペーパーレスの効果をいつでも確かめることもできる。ペーパーレスのメリットとしてアンケートでも上位にある、コストや時間の削減が実際にできているのかも、これなら一目瞭然だ。

ペーパーレスの効果を見える化することで、効果を実感できる

選ばれる理由は堅牢なセキュリティ

金融業界から地方自治体まで、データの取り扱いにシビアな業界であっても、moreNOTEは広く使われている。

「導入を検討される担当者が特に気にされるのは『セキュリティ』です」と、富士ソフトプロダクト事業本部　moreNOTE事業部　商品開発室室長小宮山卓氏は言う。

「moreNOTEはアクセス制限やログ管理など、セキュリティに関する多層的な機能を持っていますが、最も大きな選定理由となっているのは『国内の自社データセンターで運用している』という事実です。アプリケーションの提供とデータセンターの運用が同じ富士ソフトなので、万全の対応ができるのです。実際、計画的なメンテナンスを除くと、ここ5年間で一度もシステムが止まったことはありません」

moreNOTEの導入は簡単だ。Webサイトから申し込めば、翌営業日からトライアルを始めることができる。これまでの会議のやり方を変えることに抵抗を感じるなら、まずは一つの部門で体験してみるのもいいだろう。生産性向上も働き方改革も日々の会議を改革することから手をつけてみてはいかがだろうか。