重要なのは顧客との"つながり"-「FileMaker」で実現した事務作業のワンストップ化と顧客満足度向上

[2018/09/12 08:00]エースラッシュ ブックマーク ブックマーク

開発ソフトウェア

FileMakerで新業務管理システム「WATER FLOW」を構築

こうした課題を解決するべく、同社では2017年5月にデータベースソフトウェア「FileMaker」への変更を検討開始。Webサイト制作やデータベース構築で数多くの実績を持つ、ともクリエーションズに開発委託することを決めた。

「どの担当者が訪問してもお客様のご要望を満たす対応ができ、なおかついかに少人数で顧客管理ができるかが重要でした。弊社はBtoC向けの小回りが利く顧客管理システムを持っていなかったので、それならデータベースソフトウェアとして実績の高いFileMakerで、現在のビジネスに最適なシステムを作ってしまおうと考えたのです」と語る大森氏。

こうして同社では、ともクリエーションズの協力を得て、FileMakerプラットフォームを用いた業務管理システム「WATER FLOW」を開発。2017年11月に、従来システムからの完全移行を果たした。

販売・宅配に関する全ての事務作業をワンストップで実現

このWATER FLOWでは、顧客管理や商品の受注入力および受注・配送内容の一覧化、クレジットカードや口座振替・請求書といった支払方法ごとのデータ作成まで、 ハワイウォーターの販売・宅配に関する全ての事務作業をワンストップで行うことが可能。また、担当者が配送一覧をルートに応じて自由に並び替えたり、これまで手作業で行っていた合計本数が自動で算出されたりといった機能も備わっている。

吉良氏は「FileMakerの導入当初こそ、リレーションシップなど特有の機能に戸惑いましたが、最初の壁をクリアした後は実に快適でした。また、ともクリエーションズに依頼して、テーブル構造を『請求先』『配送先』『ウォーターサーバー』の3つに分けてもらったのも、利便性の高いシステムに仕上がったポイントといえます」と語る。

さらに、「FileMaker Go」をインストールした配送担当者のiPadと、「WATER FLOW」のデータを同期できるのもポイントのひとつ。配送前に同期を行うことで、当日の配送リストと順番、地図情報などが容易に参照できるようになったほか、顧客の要望が書かれた地図をPDF化して紐付けてあるため、配送のたびに紙の地図を探す手間もなく、スムーズかつ正確な情報共有および配送業務の効率化が実現したのである。

加えて、協力会社への依頼が手間なくスムーズに行えるというメリットもある。同社では、神奈川県の中でも横須賀や小田原など一部のエリアに関して協力企業に配送を依頼しているが、従来は個人情報保護の観点から配送先の情報を必要な部分のみに加工し、Access形式のファイルで送付していた。しかしFileMakerなら、クラウド経由でセキュアかつ迅速に情報共有が行えるのである。

なお、iPadはセキュリティを考慮してWi-Fiモデルを選択。社内でのみデータ同期が行える仕組みにしてあるそうだ。

FileMakerの高い利便性が総輸入元のフランチャイズ企業にも波及

神奈川電設では、FileMakerを活用することで、ハワイウォーターの販売・宅配に関する業務の大幅な効率化を実現した。さらに、こうした同社の取り組みは、ハワイウォーターの総輸入元であるメネフネウォータージャパンにも波及。現在では、販売管理システムを持っていない新規のフランチャイズ企業に対して、FileMakerのカスタムAppを導入することを推奨しているそうだ。

最後に大森氏は「この事業でもっとも重視しているのは、お客様との”つながり”を深め、いつでも頼っていただける密な関係を築いていくことです。そこで現在はハワイウォーターだけでなく、お客様のニーズに合わせてお茶やコナコーヒーなども販売しています。実際に、ハワイウォーターの契約者様からリフォームや電気工事を依頼されることも増えてきました。今後もFileMakerを活用して、さらに顧客満足度の高いサービスと、親密度の向上を図っていきたいですね」と語ってくれた。

※ 本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合がございます。予めご了承ください。

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