来年1月に迫る改正・電子帳簿保存法 - Sansanが対応策を解説

来年1月に迫る、改正・電子帳簿保存法

Sansanはこのほど、改正・電子帳簿保存法に関するメディア向けオンライン勉強会を開催した。勉強会では来年1月に施行される改正・電子帳簿保存法や、その対応策が解説された。

そもそも、電子帳簿保存法は1998年7月に施行されており、施行当初はコンピュータ作成の決算書データを対象とし、2005年にスキャニングによる電子化保存規定の追加、電子署名が要求されるなど要件が厳しい「e-文書法」が施行された。

2015年の電帳法改正では、3万円以上の取引に関する書類もスキャナ保存が可能になるとと同時に電子署名が不要となり、2016年の改正ではデジカメやスマホでの撮影が可能になった。そして、2022年の改正ではスキャナ保存の要件緩和や電子受領書類の電子保存が義務化されるなど、時代の移り変わりとともに電帳法自体も変遷してきたという経緯がある。

そこで、今回の改正を前に同社では「電子帳簿保存法に関する意識調査」を実施。調査は、全国の請求書を取り扱う業務を担当するオフィスワーカー(1000サンプル)を対象に、オンライン上でアンケートを行った。

まず、現状認識としてSansan Bill One Unit プロダクトマーケティングマネジャー 公認会計士の柴野亮氏は「2022年1月に予定している改正・電子帳簿保存法において、電子受け取り請求書の紙保存はNGであり、改正を前に理解度は10%未満にとどまっている。また、クラウド請求書受領サービスのマーケットが広がり、企業の働き方が変わる」と話す。

同氏によると、請求書に関する業務は大きな転換期を迎えているという。新型コロナウイルスの感染拡大に伴う新しい働き方に加え、2022年の電帳法の改正により電子保存の要件が緩和されるとともに、多くの企業で請求書の業務フローの確認・見直しが必要となり、2023年にはインボイス制度による消費税法の変更も控えている状況だ。

現在の請求書に関する一般的な業務フローは、請求書を発行する企業から請求書もしくはメールを総務担当/請求書処理担当が受領・振り分けたうえで、請求書処理担当者の内容確認・提出を経て、担当上長が承認し、経理担当者が紙で一元管理を行っている。

柴野氏は「現行の電帳法では、メールなどで受け取った請求書は原則的に電子保存だが、紙で印刷して保存することも認められている。また、紙で郵送された請求書は紙での保存が原則ではあるものの、税務署申請すれば電子保存は可能だ。来年1月1日の改正後は、現行法を強化するため請求書を電子で受け取った際は紙保存がNGになる一方で、紙で郵送された請求書は税務署への申請不要で電子保存が認められ、紙もしくは電子での保存が可能になるため現行法より緩和される」と説明する。