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Gmailのメール送信時に役立つテクニックを身に着けよう

【連載】

Google Workspaceをビジネスで活用する

【第4回】Gmailのメール送信時に役立つテクニックを身に着けよう

[2021/03/19 13:00]佐野正弘 ブックマーク ブックマーク

今回もGmailの便利な使い方について説明したいと思います。Gmailでメールを扱う上では、相手から送られてきたメールの受信だけでなく、送信や返信も重要な要素。そこで今回は、Gmailの送信をより便利で高度に活用する方法について解説していきましょう。

送信日時の指定と情報保護モード

まずはメールの送信時間設定です。メールを作成した後「送信」ボタンを押してしまうと、すぐメールが送られてしまいますが、実は時間を指定して送信することも可能です。

時間を指定してメールを送るには、メール作成画面の「送信」ボタンの隣にある三角のボタンを押した後、「送信日時を設定」をクリックします。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第4回

送信日時を指定するには、「送信」ボタンの隣にある三角のボタン(1)を押した後、「送信日時を設定」(2)をクリックする

すると、メールを送る日時を設定するダイアログが現れます。「明日の午前」「今日の午後」など一覧の中から日時を選ぶことも可能ですが、より細かな日時を指定したいなら「日付と時刻を選択」をクリックして日時を指定することも可能です。

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送信日時設定のダイアログが現れるので、送信したい日時を指定。「日付と時刻を選択」を選べば自由に日時の指定ができる

日時を設定したら、後は普通に「送信ボタン」を押してメールを送るだけ。これで指定した時間に自動的にメールを送信してくれるので、リリースの送信など送信時間があらかじめ決められたメールを送る際に活用するといいでしょう。

次は「情報保護モード」です。これは非常に機密性が高い内容のメールなど、コピーやダウンロードされては困る内容をやり取りする場合に用いると便利な機能で、メールを閲覧できる有効期限を指定したり、SMSでパスコードを受信しないと内容を閲覧できないようにしたりすることが可能です。

具体的には、まずメール作成ウィンドウの下部にある情報保護モードのボタンをクリックします。

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情報保護モードを指定するには、メール作成ウィンドウの下部にある情報保護モードのボタンをクリックする

次に情報保護モードの設定ダイアログが現れるため、メールの有効期限(1日~5年)と、SMSによるパスコードの使用の有無を設定して「保存」をクリックします。

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情報保護モードの設定用ダイアログが現れたら、メールの有効期限とSMSによるパスコードの有無(1)を指定した後、「保存」(2)をクリックする

その後、メール作成ウィンドウの枠の色が変わり、情報保護モードが設定されたことが一目で分かるようになります。後は通常のメールと同じように「送信」ボタンを押してメールを送るだけです。

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情報保護モードを設定すると、メール作成ウィンドウの色が黒から青に変化する。後は通常通りメールを作成して送信すればよい

ただ、先にも触れた通り情報保護モードを設定したメールは添付ファイルのダウンロードができなくなります。それゆえ、メール内での閲覧可能な画像ファイルの添付は可能ですが、ダウンロードしないと中身が分からないZipファイルなどを添付すると、送信時に情報保護モードの解除が求められるので注意が必要です。

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情報保護モードを設定すると添付ファイルのダウンロードもできなくなるため、ダウンロードしないと中身が確認できないZipファイルなどを添付していると、このようなダイアログが現れ情報保護モードの解除が求められる

テンプレートの活用とメールの取り消し

そしてもう1つ、あいさつ文など同じような内容を繰り返し記述必要がある場合に役立つのが「テンプレート」です。テンプレートを一度登録しておけば、同じ内容を何度も記述する必要がないため非常に便利です。

しかし、標準状態ではテンプレートの使用がオフになっています。設定画面の「詳細」タブを呼び出し、「テンプレート」を「有効」にした後「変更を保存」をクリックし、使える状態にしておきましょう。

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テンプレートを使うにはまず、設定画面の「詳細」タブ(1)を選んだ後、「テンプレート」を「無効」から「有効」にし(2)、「変更を保存」(3)をクリックする

テンプレートを登録するには、メール作成ウィンドウに登録したい内容を記述した後、メニューボタンをクリックし、さらに「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」と選んでクリックします。

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テンプレートに登録したい内容をメール作成した後、メニューボタン(1)をクリックし、「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」(2)と選べば登録ができる

最後に、テンプレート名を入力し「保存」をクリックすれば、新しいテンプレートが登録されます。

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テンプレート名(1)を入力して「保存」(2)をクリックし、テンプレート登録が完了する。ちなみにテンプレート名として最初に入っているのは、メールの「件名」に記述した内容だ

登録したテンプレートを使うとき、メール作成ウィンドウからメニューを呼び出し、「テンプレート」を選んだ後に登録したテンプレートを選べば、カーソルのある位置にテンプレートが挿入されるようになります。

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登録したテンプレートは、メニューボタン(1)を押した後に「テンプレート」→使用したいテンプレート(2)と選ぶことで挿入できる

最後にもう1つ、送信したメールの取り消しについても触れておきましょう。Gmailではメールを送信した後、指定の秒数以内であれば「取り消し」を押して送信を取り消すことが可能ですが、標準ではその時間が5秒しかないので、誤りに気づいたものの取り消しが間に合わなかった……という経験をした人も多いかもしれません。

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メール送信後に表示されるこの表示から、「取り消し」をクリックすれば送信の取り消しができるが、標準では5秒間と短いので取り消しに失敗することもある

ですが、この秒数は設定で変更が可能です。設定画面の「全般タブ」にある「送信取り消し」の秒数を変更することで、最大30秒まで延ばせることから、取り消しに失敗した経験があるなら設定を変えておくとよいのではないでしょうか。

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取り消し時間を長くするには、設定画面の「全般」タブ(1)から「送信取り消し」の秒数(2)を変更すればよい

著者紹介


佐野 正弘

福島県出身、東北工業大学卒。エンジニアとしてデジタルコンテンツの開発を手がけた後、携帯電話・モバイル専門のライターに転身。現在では業界動向からカルチャーに至るまで、携帯電話に関連した幅広い分野の執筆を手がける。

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