本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していきます。

今回は、Excelを使いこなすうえで覚えておきたいショートカットの基本を確認しましょう。キーボードだけを使って、「リボン」の機能を利用したり、ファイルを新規作成したり、シートを追加したりといった操作が可能です。マウスやタッチパッドが使えないときだけでなく、作業のスピードアップも図れるので覚えておくと役立つはずです。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

リボンのショートカットは[Alt]キーから

リボンの切り替えやタブ内のアイコン選択などをキーボードで行うには、[Alt]キーを活用します。Excelでファイルを開いた状態で[Alt]キーを押す(図1)と、リボンに数字やアルファベットのアイコン(キーヒントといいます)が表示されます(図2)。この状態で、キーヒントに対応するキーを押すと、リボンが切り替わります(図3)。

続いて表示されるリボンの項目にも、それぞれキーヒントが示されますので(図4)、それらのキーを押すことで各種操作が行えます(図5)(図6)。このように、キーボード操作だけでリボンの機能にアクセスすることが可能です。使いこなせばマウス操作よりも効率的に表を作成できるでしょう。

  • [Alt]キーを押すと、キーヒントが表示される
  • キーヒントに合わせて、たとえば[P]キーを押すと、「ページレイアウト」タブに移る
  • ショートカット操作でタブを移動すると、リボン上にもキーヒントが表示される
  • リボン上のキーヒントに合わせてキーを押すと、各種操作が行える
  • (図1)Excelでファイルを開いた状態で[Alt]キーを押します

  • (図2)上部のリボンやクイックツールバーに、数字やアルファベットのアイコンが表示されます。これらが「キーヒント」です

  • (図3)[Alt]キーでキーヒントを表示させて[P]キーを押すと、「ページレイアウト」タブに切り替わります。最初にいきなり、[Alt] + [P]キーを同時に押しても同様に動作します

  • (図4)[Alt] → [P]キーで移動すると、「ページレイアウト」タブのリボン項目にキーヒントが付きます。ここでは、続けて[M]キーを押してみます

  • (図5)「余白」アイコンがクリックされた状態になり、プルダウンメニューが表示されました

  • (図6)プルダウンメニューの項目は[↑][↓]キーで移動し、[Enter]キーで確定します

リボンの移動に使えるショートカット一覧

  • [Alt] + [F] → 「ファイル」メニュー画面に移動
  • [Alt] + [H] → 「ホーム」タブに移動
  • [Alt] + [N] → 「挿入」タブに移動
  • [Alt] + [P] → 「ページレイアウト」タブに移動
  • [Alt] + [M] → 「数式」タブに移動
  • [Alt] + [A] → 「データ」タブに移動
  • [Alt] + [R] → 「校閲」タブに移動
  • [Alt] + [W] → 「表示」タブに移動

ファイル操作もショートカットが便利

続いて、ファイル操作に便利なショートカットキーも確認しましょう。作業中のExcelファイルを上書き保存ではなく、別ファイルとして保存したいときは、[F12]キーを押すと、「名前を付けて保存」ダイアログを表示できます(図7)(図8)。キーボードから手を離し、マウスを使って「ファイル」メニューから操作するよりはるかに素早く効率的です。

新しいファイルで作業を始めるときは、[Ctrl]+[N]キーを押せば、簡単に新規Excelファイル(ブック)を作成できます(図9)。また、作成中のファイルにワークシートを追加して別の表を作成したい場合は、[Shift]+[F11]キーで行えます(図10)。

ファイル操作の基本ショートカット

  • [F12] → 「名前を付けて保存」ダイアログ
  • [Ctrl]+[N] → 新規ファイル作成
  • [Shift]+[F11] → ワークシートを追加
  • (図7)別ファイルとして保存しておきたいときは[F12]キーを押します

  • (図8)「名前を付けて保存」のダイアログが表示されます

  • (図9)作成中のファイルと平行して別のファイルを作成したい際は[Ctrl]+[N]キーです

  • (図10)新しいワークシートを作成したいなら[Shift]+[F11]キーを押します