IIJは11月5日に「IIJデジタルワークプレイス DWP Day」を開催、その際、日本マイクロソフト Microsoft 365 ビジネス本部 エグゼクティブプロダクトマーケティングマネージャー 春日井良隆氏が登壇し、同社のコロナ禍における状況に加え、デジタルワークプレイスという働き方を実現するために、どのようにして同社製品を利活用しているのかについて説明した。

春日井氏は「デジタルワークプレイスとリモートワークをうまく実現するには、ITツールを導入するだけでなく、経営視点・制度や文化・オフィスの在り方といった5軸で考え、DXや働き方改革を進めることが重要だ」と語った。

  • 日本マイクロソフト Microsoft 365 ビジネス本部 エグゼクティブプロダクトマーケティングマネージャー 春日井良隆氏

コロナ禍における日本マイクロソフト

同社は、2007年から在宅勤務制度を導入している。当時は、特別な申請が必要なことや、出社することが当たり前な風土があったため、一部の社員しか同制度を利用していなかったという。そうした中、2011年に起きた東日本大震災が契機となり、同社は真剣に在宅勤務などの柔軟な働き方を真剣に実践し始めたとのこと。

コロナ禍において同社は、2月17日より全社員原則在宅勤務と定め、現在もその制度が適用されている。出社率は、4月15日(緊急事態宣言が出ている最中)時点では、全社員の0.5%しかオフィスに出社しておらず、現在も1％程度だという。また同社は9月に、2021年1月19日まで原則在宅勤務の制度を延長すると発表した。

  • 10月ごろの同社オフィスの様子

同社は、緊急事態が発生して急遽原則在宅勤務になっても、業務は滞っていない。それは「通常業務に空白を作らない」ということを意識したBCM(事業計画マネジメント)を実行しているからだ。同社は、各部門・部署で現在どのような状況で何が行われているのかを把握し、緊急事態になった時、すぐにガイドラインの策定など緊急対応ができる対策本部を本社に設置している。

  • 同社のBCM概要図

マイクロソフトの調査

次に同社の研究チームが、2020年5月26日から30日までの4日間、アメリカ、イギリス、ドイツ、イタリア、メキシコ、中国で、リモートワークを行っている18歳以上の成人２２８５人を対象に実施した働き方に関する調査についての説明を行った。

対面よりテレビ会議の方が疲れる

同調査によると、ビジネスにおける会議においてオンラインテレビ会議と、テレビ会議は対面の会議よりも疲れることが脳波の研究により分かったという。

  • 同研究チームの脳波の研究により対面よりテレビ会議の方が疲れることが判明

同社は、この結果とこれまでの実際の社員の反応を受けて、「テレビ会議は30分以内に終わらせる」というルールを定め、何時間にも及ぶ会議に対しては、30分ごとに一度休憩をはさむことを強く推奨している。また、テレビ会議に参加する人数が増えることによる疲労も考えられるとし、基本的にはテレビ会議に参加するのは2,3人までと、ルール化している。

9時～17時という勤務時間は消滅？

また、時間帯によるチャットの利用率を示した同調査結果によると、一般的な会社の始業時間の午前8時～9時と、就業時間の午後6時～8時の間が、15～23%と、チャットの利用率の増加が見られた。さらに、土日のチャットの利用率もコロナ禍以前と比較して倍以上になったという結果が得られたという。

  • チャットの時間帯別利用率

こうした結果を受けて、春日井氏は「9時～17時という一般的な勤務時間が消滅するかもしれない」と、結論付けた。

対面とリモートが混在するニューノーマル

また同調査では、7割以上のマネージャーや従業員が、パンデミックが落ち着いた後においても、在宅勤務の制度や在宅勤務を続けられるような柔軟な制度の導入を望んでいるという結果が得られたとしている。

  • 7割以上の従業員とマネージャーがパンデミック後もリモートワークを希望している

春日井氏は、「ニューノーマルな働き方では、対面とリモートが混在したのもになる可能性が高い」と考えを示した。

デジタルワークプレイスを意識した働き方

同社では、対面とリモートが混在するニューノーマルな働き方をすでに実践している。以下、その具体例を紹介しよう。

人物が透過するカメラシステム

例えば、対面での会議にオンラインから参加する場合。最近では、会議室とリモートで結んでテレビ会議を行うケースが増えてきている。しかし同社は、ホワイトボードを活用した議論の時、カメラをホワイトボードに向けるが、リモートからの参加者からは、説明者と被り、ホワイトボードの内容が見えないといった課題があったという。

  • 対面とリモートが混ざったテレビ会議だとホワイトボードの内容が見えにくい

そこで同社では、人物などを透過する技術を搭載したカメラツールを活用し、説明者が障害物になってホワイトボードが見えないという課題を解決した。これにより、リモートからでも実際に会議室にいるような感覚で議論を進めることが可能だ。

  • 人物が透過し、リモートからの参加者も問題なくホワイトボードの内容が把握可能

テレビ会議に特化した会議室

また同社では、社内の全会議室をテレビ会議に特化させるため、専用のカメラ・マイク・スピーカーがセットになったモニターの設置工事を現在進めているという。

  • テレビ会議に特化した会議室

  • 同会議室で行っているテレビ会議

さらに、テレビ会議におけるちょっとした課題を解決する取り組みについての紹介が行われた。それはMicrosoft Teamsの機能である、「Togetherモード」「カスタムレイアウト」「ライブリアクション」の3つた。

「Togetherモード」は、1つの画面上に、参加者全員が1カ所に集まってミーティングをしているように感じることが可能な機能で、「カスタムレイアウト」は、PowerPointのスライドと人物を同時に画面上に表示する機能。実際の会議に少しでも近づくことで、テレビ会議の参加者の疲労の軽減につながるとしている。

  • 「Togetherモード」

  • 「カスタムレイアウト」2020年度中提供開始予定

「ライブリアクション」機能では、参加者が拍手や顔文字などでリアクションを伝えることが可能で、発言者が対面での会議では感じられた、参加者のリアクションが感じにくいといった課題を解決する。

  • 「ライブリアクション」2020年12月提供開始予定

また同社は、AIを活用した働き方分析ツール「Workplace Analytics」とTeamsを組み合わせた、社員の働き方を支援するサービスを今後展開する予定だ。具体的には、過労気味の社員に対してAIが注意を促したり、その注意を守らないと強制的にミーティングを終了させたりするサービスだ。

春日井氏は、「新型コロナの影響が落ち着いたとしても、リモートワークと出社する働き方、両方の最適化を行っていかなければならない。人事評価は成果中心になっていくだろうし、フィードバックも今まで以上にこまめにとる必要がある」と、同社の実践から得られた知見を示して、講演を締めくくった。