想定場面(3): 資料やデスクトップを一緒に見ながら
Web会議を進めたい場合

Web会議を導入する際にとりわけ気になるのが、実際に行う会議と同じように資料を共有できるかどうかだろう。Office Live MeetingとOffice Communicatorでは、どちらもファイルやデスクトップの共有が可能だ。ここでは、Office Live Meetingで共有を行う手順を紹介しよう。

まず、ファイルを共有する場合は、[コンテンツ]メニューの[共有]から[ファイルをアップロード]を選択する(図16)。PDFファイルやMicrosoft Officeのファイル、テキストファイルをアップロードして、複数ユーザーで同時に閲覧できる(図17)。なお、ファイルはOffice Live Meetingの形式に変換されて表示されるため、様々なアプリケーションが表示でき、PDFリーダーやMicrosoft OfficeをインストールしてないPCでも閲覧することが可能だ。

図16 [コンテンツ]メニューの[共有]から[ファイルのアップロード]を選択して、ファイルをアップロード

図17 資料を共有して閲覧しながら、会議を進行できる

[コンテンツ]メニューの[共有]から[デスクトップ]を選択し、範囲を選べば、自分のPCのデスクトップをLive Meetingの相手に見せることができる(図18)。共有を停止するときは、[コンテンツ]メニューのコンテンツ一覧から削除すれば良い(図19)。

図18 自分のデスクトップを相手に見せることが可能

図19 右クリックのメニューから[削除]を選択して、デスクトップの共有をやめる

デスクトップを共有して遠隔操作を行うリモートデスクトップもぜひ使いたい機能だろう。[コンテンツ]メニューの[共有]から[リモートデスクトップの共有を開始]をクリックしよう(図20)。次の画面でコントロールされる側のユーザーを選び、そのユーザーから許可されれば、相手のデスクトップを閲覧し、操作することが可能となる(図21)。

図20 [リモートデスクトップの共有を開始]を選択し、許可されれば、相手のPCを操作できる

図21 実際のデスクトップ画面(右)と、リモートデスクトップ(左)

*　　*　　*

以上のように、それぞれの場面で最適なツールを使えば、生産性をより向上させたり、コミュニケーションを活性化させたりすることが可能だ。Microsoft Online Servicesをうまく活用して、より合理的な会社運営を試みてみてはいかがだろうか。