各社で業務電子化の試みが進められる中、ディファクトスタンダードな文書規格であるPDFは、益々その活用シーンを広げている。
以前に掲載したこちらの記事では、業務電子化にあたっては業務上の各種プロセスをつなぐ仕組みづくりが重要だとし、業界標準のPDFツール「Adobe Acrobat DC(以下、Acrobat)」で同仕組みを整備した2つの取り組み事例について紹介した。今回はこのAcrobatを提供するアドビが開発した電子サインツール「Adobe Sign」に着目。Adobe Signで社外との契約業務を電子化した取り組みをみていきたい。
アドビ提供資料
[日産自動車 導入事例] 新車のサブスクリプション契約「ClickMobi」をオンライン化
[学情 導入事例] 年間2万件にも及ぶ企画参加申込書の迅速なやりとりとペーパーレス化を実現
[東京海上ディーアール 導入事例] ライセンス管理の負担を軽減し業務のクラウド化を加速
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Adobe Signで広がる、PDFの活用シーン
Adobe Signは、これまで「紙と印鑑」で締結していた契約をインターネット上ですべて完結する姿に変える電子サインツール。既にあるPDF形式の契約文書を同ツールにアップロードすれば、わずか数ステップで当該契約に関する電子サインの仕組みが構築できる。契約先はメールアドレスとブラウザさえあればいつでもどこでも署名ができるため、管理側と顧客側、双方の負担なしに、電子契約をビジネスに取り入れることが可能だ。
[日産自動車]
契約者の9割以上が選択する電子契約をAdobe Signが支える
このAdobe Signを利用して契約業務の電子化を実現した1社に、日産自動車がある。顧客体験の向上を目指し、グループ全体で電子化を進めている日産自動車。同社では、"マイカー初心者" をターゲットに店舗に行くことなくオンライン上で購入体験が完結できるサブスクリプション型自動車利用サービス「ClickMobi」において、Adobe Signを用いた電子契約の選択肢を用意している。
「NISSAN ClickMobi」では、これまで紙の契約書を郵送する契約方法のみでサービスを提供していた。しかし、紙ベースの契約は締結までにどうしても長い期間を要する。その間はどうしてもユーザーを待たせることになり、顧客体験の面で課題となっていた。ここに対し、Adobe Signを導入して電子契約の選択肢を用意したところ、なんと9割以上のユーザーが電子契約を選択するように。締結までの期間は短縮され、顧客体験向上やオペレーション業務の省力化など、多方面で大きな成果が上がっているという。
[日産自動車 導入事例] 新車のサブスクリプション契約「ClickMobi」をオンライン化
[学情]
Adobe Signを導入し、事務業務や経理業務にかかる負担を6～7割削減
人材採用会社として高い知名度を誇る学情もまた、Adobe Signによって電子契約を加速させた1社だ。
20 代専門の転職サイト「Ｒｅ就活」をはじめ、新卒採用サイト「あさがくナビ」や合同企業セミナー「就職博」など、多様なサービスを展開する学情。同社はコロナ禍におけるテレワークの広がりを受け、紙ベースで行ってきた申込書類のやりとりをAdobe Signで電子化した。年間約2万件にも上る申込手続きを電子化することで、事務業務や経理業務にかかる負担は従来から6～7割軽減。顧客側の負担も同様に減らせたことで、サービス価値を高めることにも成功している。
[学情 導入事例] 年間2万件にも及ぶ企画参加申込書の迅速なやりとりとペーパーレス化を実現
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以上、Adobe Signの取り組み例について簡単に紹介した。2つの事例だけをみても、ビジネスでPDFを活用するシーンが大きく広がっていることを感じていただけるだろう。一方、こうした活用の広がりによって、PDFを利用するユーザーやライセンス管理の負荷増を懸念する声が上がるかもしれない。下のリンクよりダウンロードできる資料では日産自動車と学情の事例にくわえ、Acrobatが備える機能によって今述べたユーザー/ライセンス管理にかかる負荷を大幅に削減した東京海上ディーアールの事例もご覧いただくことができる。ぜひダウンロードのうえ、業務電子化の取り組みに役立ててほしい。
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[日産自動車 導入事例] 新車のサブスクリプション契約「ClickMobi」をオンライン化
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