実際にサービスを選ぶ際のポイントは？

これまで1回目 、2回目 とマイナンバーの具体的な対応方法についてお伝えしてきたが、現実的にみて、もっとも多くの企業が選択するであろう「マイナンバー収集・管理専門システム」での対応。つまり、たくさんの製品群から、何を選ぶべきか考えなくてはならない。市場に出回っている製品群をみても、一長一短があるのは当たり前で、自社活用においてベストな製品を見つけるのはたやすくはない。そこで、製品選びのポイントをいくつかご紹介するので参考にしていただきたい。

1.使いやすさ
収集・管理時において必須となるのがUIの出来だ。いくら高機能でもUIが分かりづらければ、操作に慣れるまでに時間がかかるし、何よりも誤操作による情報漏えい事故に対する精神的な負担が大きくなってしまう。マイナンバーの収集を従業員が直接行うケースでは特に重要な要素で、簡単かつ必要な機能が満たされている製品が望ましい。例えばマイナンバーの入力に関しても、長い数列を打つため誤入力は十分ありえる。これを入力時に検知して再確認をうながす機能などがあれば、管理者の負担は大きく軽減できるのだ。もちろん、収集時のスマートフォン対応もあればいうことはない。

下記にて、例としてスターティアが提供する「セキュアMyNUMBER」 を紹介している。検討する際の参考にしてみるとよいだろう。

2．セキュリティ
収集したマイナンバーを自社管理する場合は、十分な対策が必要となる。ガイドラインでは、マイナンバーを管理するサーバーは入退出管理ができる個室が理想とされているため、物理的なセキュリティ対策や部屋の用意が必要になるが、実際には多くの企業にとってこれが一番難しい問題となるだろう。そのような物理的なセキュリティ対策を考えなくてもよいひとつの方法が、データのすべてをクラウド上に預けてしまうこと。サービス業者が運用するデータセンターなら、入退出管理はもちろん、ウイルス対策、データ・通信の暗号化など、自社では構築不可能な高度なセキュリティ対策がなされている。現実的に考えて、中堅・中小企業にとってクラウドサービスの活用がもっとも選択しやすいはずだ。

3．既存システムとの連携
現在、稼働中のシステム、特にマイナンバーでは収集したマスターデータと給与計算システムが連携できるのかというのも大きなポイントとなる。ここで注目していただきたいのは、候補となっている製品に「csv出力」の機能が備わっているか否かだ。csv出力が可能であれば、ほとんどの給与計算ソフトとも連携できるが、この機能が無い場合は連携が不可能ということも十分考えられる。見逃しがちだが、ここがスムーズにいくかどうかで日々の運用への負担が決まるため、事前に必ず確認していただきたい項目だ。

4．ワンストップで導入可能か
これも忘れがちなポイントで、マイナンバーの収集から管理、運用、削除に至る一連の流れをすべてひとつのサービスが提供できるのか否かは大切な問題だ。例えば、ログ管理という一部の機能がオプションになっている場合、そこで追加システムが必要になるのか、費用が発生するのかといった懸念材料が出てきてしまうし、ケースによっては費用が思った以上に掛かるという事態に陥る可能性も十分ありうる。基本的にマイナンバー対応を負担無く、スムーズに導入するためのシステムなので、可能な限りワンストップなサービスを選択したい。

5．コスト
企業に必須となる製品だが、コスト的な負担も最小限にしたいのは当たり前だ。これを考えるには、まずユーザー単位で考えるのが一番早い方法だ。従業員のマイナンバーひとつあたりいくらか、といった計算なら比較も簡単にできるはずなので、検討する際にはぜひこの方法をとっていただきたい。注意したいのは、従業員だけでなく扶養家族分のマイナンバーにも課金が発生するケースだ。日本の世帯平均が約2.54人なので、扶養家族分を含める場合と従業員単位では、4割近い差が出てくる。コストを考えるときの盲点になりやすいので、扶養家族も計算に含まれるのか、従業員単位で済むのかは事前によく確認しておいたほうがよい。

これらの項目を吟味していけば、おのずと自社が導入すべき製品がかなり絞れてくるだろう。マイナンバー制度への対応はどの企業にとっても苦悩をもたらしているが、こうした比較項目が分かれば、考えていたよりずっと楽に導入・運用していけるはずだ。ここに挙げただけでなく、さらなる情報が知りたければスターティアへ相談してみるとよい。同社なら必ず企業に最適なソリューションを探してくれるはずだ。

（マイナビニュース広告企画：提供 スターティア）

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