Office 365でメールを活用する(2)…メールの絞り込みと検索

キーワードによるメールの検索

大量のメールから効率的に必要なメールを検索するためには、キーワードによる検索を使いこなすことが必要です。

デスクトップアプリ版Outlookでも、Webアプリ版Outlookでも、Outlookの検索テキストボックスに単語を入力することで、簡単に検索できます。今回は、Webアプリ版Outlookの検索を紹介します。

単純なメール検索

多くの方が多用しているのは単純な単語検索でしょう。検索テキストボックスに検索したい単語を入力すると、その単語を含むメールを検索、抽出します。また、大文字小文字の違い、全角文字半角文字の違いなどは、適宜曖昧に処理されます。

• 検索ボックスに単語を入力して、検索。

複数の単語を空白で区切って入力すると、そのすべての単語を含むメールを検索します。ただし、単語の順番や位置は関係ありません。

• 複数のキーワードを空白で区切って検索。

キーワードには、ワイルドカードとしてアスタリスク「*」を使用できます。「*」は0文字以上の任意の文字列を意味しますので、たとえば「amazing*grace」は、「amazing」で始まって「grace」で終わる文字列を意味します。

• キーワードにワイルドカード(*)を使った検索。

キーワードとダブルクォーテーション

空白やアスタリスク「*」、ハイフン「-」を含むキーワードを検索するには、ダブルクォーテーションを使用します。

たとえば、「amazing grace」と入力すると、「amazing」というキーワードと「grace」というキーワードを両方含むメールを検索します。メール中の単語の順番や場所は関係ありません。しかし、ダブルクォーテーションでくくって「"amazing grace"」と入力すると、間に空白を含む「amazing grace」という一つのキーワードとして検索します。同様に、「amazing*grace」と入力すると、「amazing」で始まり「grace」で終わる文字列を検索しますが、「"amazing*grace"」と入力すると、「amazing*grace」という一つのキーワードとして検索します。ハイフンも同様です。ハイフンはそのままでは否定を意味しますが(後述)、ダブルクォーテーションでくくるとハイフンそのものとして検索します。

• ダブルクォーテーションで検索文字列を指定。

詳細検索キーワードによる高度な検索

前述の比較的単純なキーワード検索は、多くのユーザーが日常的に使用しているでしょう。しかし、それだけではうまく目的のメールに絞り込めないということも少なくありません。大量のメールをから抽出する場合、詳細な条件検索を使用すると便利です。

たとえば、差出人が toshihiko@mynavi365.com のメールを検索するのであれば、検索ボックスに以下のように入力します。

指定するメールアドレスは、「差出人:toshihiko」のように、メールアドレスの一部分でもかまいません。添付ファイルのあるメールだけを検索するなら、以下のように入力します。

キーワード指定は基本的に英語で行いますが、「宛先」「差出人」「添付」など、一部のキーワードについては、日本語も使用できます。キーワード指定句は半角コロン「:」で区切り、その後に値を記述します。コロン「:」の前後は空白を入れずに着けてください。

こうして使用できるキーワードには、以下のようなものがあります。

条件参照	検索対象
From 差出人	指定したメールアドレスまたは差出人名からのメールを検索。メールアドレス、差出人名の一部でもかまいません。
To 宛先	宛先メールアドレスまたは宛先名へのメールを検索。メールアドレス、宛先の一部でもかまいません。
Cc	CCの宛先に指定したメールアドレスを含むメールを検索。
Bcc	BCCの宛先に指定したメールアドレスを含むメールを検索。
Participants	To(宛先)、CC、BCCのいずれかに指定したメールアドレスを含むメールを検索。
Body or Content	本文内に指定した単語を含むメールを検索。
HasAttachment 添付	yesを指定すると添付ファイルがついているメールを、noを指定すると添付ファイルのないメールを検索。
Atachments	指定したファイル名の添付ファイルのあるメールを検索。ファイル名の一部でも検索できます。
Subject	指定した単語を件名に含むメールを検索。
IsFlagged	yesを指定するとフラグが設定されたメールを、noを指定するとフラグを設定していないメールを検索。
Category	指定したキーワード名のカテゴリー名のメールを検索。
Sent	指定した送信日に受信したメールを検索。 例: Today 今日受信したメール Yesterday 昨日受信したメール this week 今週受信したメール last week 先週受信したメール this month 今月受信したメール last month 先月受信したメール this year 今年受信したメール last year 昨年受信したメール 1/23/2020 2020年1月23日に受信したメール 1/13/2020..1/14/2020　2020年1月13日から1月14日に受信したメール
Received	(日付の指定方法は、Sentと同じ)

日付指定で、2語からなる日付範囲(this week、last yearなど)を指定するときは、「received:”last week”」というように、ダブルクォーテーションで囲んでください。日付は、米国式に「月/日/年」の書式になります。

• 「From:toshihiko@mynavi365.com」で、差出人がtoshihiko@mynavi365.comのメールを検索。

• 「received:yesterday」で、昨日受信したメールを検索。

• 「received:today」で、今日受信したメールを検索。

条件検索

さらに、演算子を使って複合的な条件を指定できます。演算子には、AND、OR、NOTがあります。なお、演算子は必ず半角大文字である必要があります。

演算子	意味
AND (空白)	かつ、例:、「
OR	または
NOT -	否定(～でない) キーワードに半角ハイフン「-」をつけた時も、キーワードを否定する意味になります。

「receved:today -マイナビ」で、今日受信して、「マイナビ」を含まないメールを検索。「received:today NOT マイナビ」と入力手も同じ意味になります。

さらに()でくくることで、優先順位を考慮した複合的な条件を指定できます。

「(マイナビ AND received:today) OR 鬼小十郎」で、「マイナビ」を含む今日受信したメールまたは「鬼小十郎」を含むメールを検索します。

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