正保2年(1645年)創業、370年を超える歴史を持つヤマサ醤油。醤油生産で全国シェア2位を誇り、日本全国のみならず、海外にも積極的に事業を展開。近ごろは醤油と並び、昆布つゆなどの調味料が販売の半分を占めるまで伸びており、さらに医薬品類の製造・販売も手掛けるなど、時代に合わせて経営は多角化している。

このように、日本の食文化を語る際に欠かせないヤマサ醤油。同社は社内での情報共有・コミュニケーションツールとして、長らく国産のグループウェアを利用してきたが、新たに2016年にOffice 365を採用。さらにネクストセットのアドオンを導入することで、“日本人的なスケジューラー“の利用を実現したという。本稿で詳しく紹介していこう。

ヤマサ醤油株式会社

370年以上もの間、醤油の製造を続けてきたヤマサ醤油は、醤油のみならず調味料や医薬品なども手掛ける食品会社。日本全国のみならず、海外にも積極的に事業を展開しており、ユネスコの無形文化遺産にも登録された「和食」の味を世界に広めるグローバル企業として成長を続けている。

グループウェアの保守終了をきっかけにOffice 365を検討

ヤマサ醤油 経理・総務本部 副部長職 情報システム管理室長 網谷 佳久 氏

まずは、ヤマサ醤油がOffice 365を採用した経緯について説明していきたい。同社では、これまで使用していたグループウェアが2016年7月に保守終了(EOS)を迎えることとなり、次期グループウェアの選定を進めていたそうだ。選定にあたり、重要な課題となったのが、クラウド型サービスの導入だった。

ヤマサ醤油 経理・総務本部 副部長職 情報システム管理室長 網谷 佳久 氏は、「クラウドファーストと言われる昨今ですが、当社にとって本当にクラウドが良い選択なのか、2年ほど前からずっと検討を続けていました」と当時を振り返る。

2015年の段階ではコスト面や運用面で折り合いがつかず選定は難航していたが、クラウド型サービスを実際に導入した他の企業のさまざまな事例を探り、最終的に同社が選択したのがOffice 365だ。採用の決め手は、マルチデバイスに対応し、スマートフォンなどからもスケジュールを確認できる点、チャットや社内SNSなどのメール以外のコミュニケーションツールが利用できる点だったという。

ネクストセットのアドオン採用でスケジューラーを日本企業向けにカスタマイズ

Office 365の採用を決定したヤマサ醤油は、どういった切り口でOffice 365を導入したらいいか、という実運用面の検討を開始。導入にあたり、ヤマサ醤油を悩ませたのが、スケジューラー機能だ。ヤマサ醤油が求めたのは、同じ部署に属する上司や同僚のスケジュールを把握し、社内のワークフローを把握することだったが、MicrosoftのOffice 365ではこの要望に十分に対応できなかった。

ヤマサ醤油 経理・総務本部 情報システム管理室 担当室長 林 健一 氏

この問題を解決するために導入したのが、ネクストセットのアドオンツール「組織アドレス帳」「組織カレンダー」だ。このアドオンツールを利用することで、前述の課題を簡単に解決することができたという。ヤマサ醤油 経理・総務本部 情報システム管理室 担当室長 林 健一 氏は、次ぎのように説明する。

「基盤としてのOffice 365の優秀さは言うまでもありません。しかし、国産グループウェアにあるような『グループのスケジュール一覧が一目でわかる』『アドレスを年功序列型の階層で表示できる』といった日本人的なきめ細かさを求める方も多く、アドオンツールなしでは導入を決めるのが難しかったと思います」

新旧システムの並行運用と徹底した社内教育を実施

Office 365とネクストセットのアドオンツール導入を確定したヤマサ醤油は、2016年7月には既存のシステムと並行し、テスト運用を開始。8月より移行を開始し、9月末日までに完全切り替えを完了した。

Office 365への移行は、テスト運用をしっかりと行い、移行期間内であればいつでも自由なタイミングで切り替えるような体制をとったため、特に混乱なく行えたという。加えて、Office 365を利用する社員への教育プログラムを充実させた点もスムーズな切り替えが成功した理由だという。

ヤマサ醤油では、社内を役員、PCキーマン、一般ユーザーの3つのグループに分け、まずは役員に詳細を説明。その後、各部署のPCキーマンを徹底して教育し、一般ユーザーへの対応窓口とした。さらに一般ユーザーを10人前後にわけ、のべ50回以上に及ぶ説明会を実施。全社員へOffice 365の使用を徹底させたそうだ。

これらの取り組みについて、網谷氏は「移行を中途半端に終わらせてしまうと、後々大変になりますから、『これからはOffice 365を使うんだ』『変わるんだぞ』と社内全体を盛り上げ、思い切って変革を行ったのです」と説明する。

ヤマサ醤油 経理・総務本部 情報システム管理室 室長代理 岩井 正行 氏

教育プログラムを実施する中で、当初は大きく変化したOffice 365の予定表に戸惑う社員も多かったそうだ。だが、ネクストセットの「組織カレンダー for Office 365」の画面を見せると、安心した表情を見せてくれていたという。

このほか、通信回線などインフラの増設を事前に進めていたこともスムーズ移行を後押ししたそうだ。ヤマサ醤油 経理・総務本部 情報システム管理室 室長代理 岩井 正行 氏は、次のように語る。

「Office 365を導入することで、外部へのトラフィックが増えることが懸念材料のひとつとしてありました。ですので、導入前に回線とプロキシサーバを増速・増強していたのです。結果として増大したアクセス総数にも耐えることができました」

今後はグローバルでOffice 365を展開、Yammerやskypeなどの運用も検討

Office 365とネクストセットのアドオンツールの運用を開始したヤマサ醤油。今後は日本国内だけでなく、EUをはじめとしたグローバルエリア、さらにグループ会社での使用も検討していくという。また、更なる社内コミュニケーションの円滑化を目指し、Yammerやskype for business、OneDrive、SharePointなどの機能も検討しているそうだ。

日本の食文化を支え続ける歴史ある日本企業のヤマサ醤油。今後も同社の取り組みに注目したい。

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