電帳法への対応を済ませたつもりが、コスト面や運用面で課題を抱える企業は珍しくない。
「期限が迫った電子取引だけ対応したものの、紙と電子の運用が分かれていたため、コストが2倍になった」「既存システムが法対応したので問題なしと考えていたが、業務ごとにシステムが分散したことから、経理担当者の負荷が増した」「電子取引データをファイルサーバに保存しているが、検索要件を満たすための台帳管理の負担が現場にのしかかっている」などの状況に陥っていないだろうか。
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・法対応の“次”で差がつく 文書管理DXによるコスト削減と運用改善のご提案
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業務フローを変えることなく経理・監査の対応を効率化
解決策として有効なのが、証憑全体を一元管理できる文書管理システムの導入である。紙・電子の運用を一本化し、既存の経費精算システムや電子契約サービスと連携することで、担当者の業務フローを変えることなく経理・監査の対応を効率化できる。さらに、生成AIによる日付・金額の自動読み取りと登録機能を活用すれば、手作業ミスと登録工数を削減できる。
これにより、証憑登録500件/月、証憑参照100件/月、人件費単価5,500円/時間で試算した場合、データ連携による登録自動化・人的ミス削減・業務システムからの証憑参照効率化などの効果で、年間で約630時間分の工数削減、約346万円のコスト削減が期待できるシミュレーション結果が出ている※。
※上記シミュレーション結果は、想定条件にもとづく効果試算である。実際の効果は各組織の業務内容・運用状況により異なる。
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リンク先のコンテンツでは、電帳法への対応後に生じがちな3つの課題、解決への具体的なアプローチ、文書管理DXがもたらす効果について解説している。その文書管理DXを進める際に、自社の現状を把握するための自己診断チェックシートも用意しているので、ぜひ役立ててもらいたい。
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