昨今、企業を取り巻く環境の変化により社内依頼に関しては増加傾向となっている。
社内依頼の多くはメール、ポータルサイトやSNS、チャットツールなどによって行われるが、発信者、実施者、実施者の上司が各自でタスクや締め切りを管理することになるため、これが積もり積もって大きな手間となってしまう。
調査によれば「ルールや期日が守られない」以外にも「連絡をしても返事がない」「提出書類や申請内容に不備が多い」が、社内依頼における悩みのトップ3とのことだ。
このような状況が発生した際はリマインドを送ることになるが、62%の担当者がそうしたリマインド作業を面倒に感じている。やはり多くの担当者にとって煩雑な「依頼管理」はできるだけ効率的に進めたいところだろう。
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「依頼管理」を効率的に行うには
たとえば、依頼の発信から実施完了までの事項を一元管理できたらどうだろうか?
優先度を設定して必要なタスクへの着手を促したり、タスクの進捗状況を可視化したり、リマインダーでタスクの遂行率を向上したりできれば、「依頼管理」の効率も大幅に向上するはずだ。
そうしたソリューションを導入した結果、期限内のタスク実施率98.2%という圧倒的な実績を上げた例もあるという。
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以下のリンク先からダウンロードできる資料には、人事・総務部門に対するアンケート調査の詳細、社内依頼をシステム化することの有用性、そして「依頼管理」ソリューションに求められる機能がまとめられている。ぜひ参照いただき、社内依頼の効率化をめざしてほしく思う。
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