ニューノーマルの実現に向けた課題とは――いまこそ求められるビジネスコミュニケーションの”質”

いま、日本の企業は大きな変革期を迎えている。ご存じの通り、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の影響でテレワークが浸透。いわゆる「ニューノーマル」な働き方が求められている。そこで今回は、書画カメラ市場で世界的なシェアを誇り、さらには法人向けビデオ会議システムや高画質な「プレミアムWebカメラ」を提供しているアバー・インフォメーションの町田氏と宮崎氏、そして総務省において働き方改革チームや省庁の業務改革担当を務め、現在は内閣府参事官補佐として活躍している山内氏をお招きし、日本のビジネスにおけるテレワークの現状について、対談形式で語っていただいた。

アバー・インフォメーション
宮崎裕氏
アバー・インフォメーション
町田貴宏氏
総務省兼内閣府参事官補佐
山内亮輔氏

非日常を脱するためのルールが必要

アバー・インフォメーション町田貴宏氏（以下、町田氏）：新型コロナウイルス感染症の影響を受け、弊社でもプレミアムWebカメラシリーズをはじめとして、テレワーク環境の構築に必要な製品のお問い合わせが増えています。政府においてもテレワークの積極的な活用を推進されていますが、日本のビジネスにおける現状をどのようにみられていますか？

総務省山内亮輔氏（以下、山内氏）：4月から5月にかけて発出された緊急事態宣言を受け、今回”見よう見まね”でテレワークへの取り組みを開始された組織も多いのではないかと思います。しかし、緊急事態宣言の解除後から現在までの動向をみると、再び通勤時の電車やバスなどでは混雑が目立ち始めたようです。もちろん世の中には、オフィスに物理的に出勤することが必要不可欠な業務や職種もありますが、それ以外の場合にもテレワークから従来の出勤形態へ戻すことが多い理由としては、テレワークでの業務が、オフィスに出勤する場合に比べて効率が悪いとか、快適でないと考えられていることがあげられるでしょう。

アバー・インフォメーション宮崎裕氏（以下、宮崎氏）：確かに最近は、オフィスへ出社する従来の勤務形態に戻りつつある感じがしますね。日本の企業にとって、やはりテレワークは未だに非日常なのでしょうか？

山内氏：政府の立場では、それぞれの民間企業でどのような環境を構築すべきかなどを具体的にお示しするものではありませんが、これから人口減少がますます加速していく中で時間に制約のある働き手も労働市場に参加することが不可避になるとの認識のもと、新型コロナウイルス感染症の影響が出る以前から、テレワークを含む「働き方改革」を推進してきました。

テレワークについても、活用する企業は少しずつ増えていましたが、現場の感覚としては、従来は怪我や病気、育児、家族の介護といった特殊な事情があるスタッフ向けに用意された“サブ的な働き方”として捉えられるケースが多かったですね。すでに取り組まれていた企業でもこうした認識が一般的とみられるなかで、今回の新型コロナウイルスへの対応としては、ずっと多くの割合の構成員が出勤を回避しないといけないということで、通常の業務の大半をテレワークでできるようにしなければならず、未経験の部分が大きかったのではないかと考えています。

山内亮輔氏 総務省兼内閣府参事官補佐 ― 総務省において、省内の働き方改革を推進する「総務省働き方改革チーム」のメンバーとして、数々の取り組みを実行。今回の対談では、テレワーク下におけるコミュニケーションの重要性について、自らの経験をもとにアドバイスしてくれた。

町田氏：弊社の場合、お客様や台湾にある本社とやり取りするために普段からテレワークを採用していたので、特に大きな混乱はありませんでした。緊急事態宣言が発出されたピーク時と比べて若干減少はしましたが、スタッフの約半数は現在でもテレワークで業務をしています。しかし、これまでテレワークを導入していなかった企業にとっては、かなりハードルが高く感じられるのかもしれませんね。

山内氏：そうですね。ただ、どのような点がネックになるかを押さえながら対応していけば、業務の多くをテレワークに置き換えることは決して困難なことではありません。テレワークを非日常から日常へと変えるには、まずコミュニケーション面での工夫が必要になります。たとえば、オフィス勤務と違ってスタッフ同士の顔が常に見えているわけではないので、情報共有のコストは確かに高くなります。そのため、朝・夕方に定例Web会議を実施する、といったルールを設けるわけです。漫然とオフィスで働いているときよりもむしろ、計画的な業務進行や意識的な「報連相」を心掛けざるを得なくなるので、これまでの業務の仕方を見直すきっかけにしていただけないものかと考えています。

Web会議においてもコミュニケーションの”質”を高める工夫を

山内氏：新型コロナウイルス感染症への対策だけでなく、今後の我が国の、あるいは世界のビジネス環境を踏まえれば、テレワークなど、時間や場所を共有しない人同士で働くスタイルは欠かせないものだと考えられます。新型コロナウイルスの影響が収まったとしても、旧来の勤務体制へと戻すのではなく、テレワークをうまく活用した働き方を「ニューノーマル」として考えていく必要があるでしょう。

ただし日本の商習慣として、対面でのビジネスを重視する傾向が強いのも事実ですし、特にプロジェクトの立ち上げるときなど、最初からすべてをテレワークで済ませるのは難しいでしょう。そう考えると、全員がオフィスにいるのでも、全員がフルリモートで働くのでもなく、会議室をはじめとしたオフィス内の拠点と、自宅で作業するテレワーカー、ときには取引先などの組織外のメンバーも加わって会話することが増えてくるのではないかと思います。

町田氏：そうした点においては、新型コロナウイルス感染症の影響によって、日本市場のニーズに変化が見られたのは大きいですね。日本では昨年まで法人向けビデオ会議システムの需要が高かったのですが、今年はWeb会議で使えるカメラが圧倒的な人気でした。従来のビデオ会議システムでは、会議室と自宅のテレワーカーを結ぶことができなかったため、多くの企業が新型コロナウイルス感染症対策としてWeb会議へと移行しています。

ちなみに、会議室と自宅のテレワーカーを結んだWeb会議の場合、注意すべきポイントなどはありますか？

町田貴宏氏 アバー・インフォメーション株式会社ビジネスソリューション事業部部長 ― プレミアムWebカメラの製品担当責任者。コロナ禍により働き方が大きく変化するなか、自社製品への顧客からの反響にも明らかな変化がみられるという。

山内氏：これはテレワークを推進する立場というよりはむしろユーザーとしての体感の話になりますが、全体の流れがある程度決まっている会議は問題ないのですが、ブレスト（ブレインストリーミング）のような形式の会議は少し工夫が必要です。会議室と自宅でWeb会議をすると、テレワーカーは発言のタイミングをつかみづらいため、どうしても会議室に集まっているメンバーの発言が増え、結果として会議全体の意見が偏りがちになります。こうした状況を防ぐには、全員が「Web会議で発言がかぶるのは当たり前で仕方がないことだ」と捉え、テレワーカーであっても積極的に発言する習慣をつけることが大事です。さらに、発言機会のバランスがとれるよう、ファシリテーターがしっかりと議事進行することが必要と感じます。これができれば会議室と自宅という場所の違いに関係なく、有意義かつ円滑なWeb会議が行えるようになります。

こうしたことも含めて、Web会議であっても、できる限り対面で会話しているときと遜色ないコミュニケーションが取れることが大事だと思います。最初に申し上げたように、コミュニケーションや業務の質が下がってしまうと、従来の勤務形態に戻ることを選択してしまう組織が増えるのももっともなことだと思いますので。

宮崎氏：確かに、そのあたりはお客様の意識も変わってきています。いまよりWeb会議が少なかったときは、弊社のプレミアムWebカメラへの反応も「あったらいいな」くらいでしたが、最近はおしゃっていただいたコミュニケーションの質という点でビデオ会議システムと同等の品質を求めてお問い合わせをいただくケースが増えています。

宮崎裕氏 アバー・インフォメーション株式会社ビジネスソリューション事業部課長代理 ― プレミアムWebカメラの営業担当。オンラインコミュニケーションの”質”への要求は、顧客と接するなかでも肌身に感じると語る。

あと、Webカメラ単体の製品だけでなく、話者の自動追尾機能が付いたサウンドバータイプの製品をはじめ、マイク・スピーカー内蔵製品の需要も伸びています。そのほかブレスト形式の会議などでは、ワイヤレス書画カメラとWebカメラをセットにした「遠隔コンサルティング向けパッケージ」もおすすめしています。こちらはすでにヨーロッパでは大きなブームとなっており、紙の資料が簡単に共有でき、対面に近い感覚でWeb会議が行えます。

サウンドバータイプのプレミアムWebカメラ「VB342+」

「まずはやってみる」そして「最初から完璧を目指さない」ことが大事

町田氏：本日はテレワークを“非日常”から“日常”へと変えるためのポイントや、Web会議における注意点などをお伺いしてきましたが、最後にこうしたテレワーク環境を整えていく上での心構えなどをお教えいただけますか？

山内氏：業務の見直しを進めるうえでは、失敗を恐れてあれこれと考えを巡らせるよりも“まずはやってみる”こと、そして“最初から完璧を目指さない”ことが非常に大事だと考えています。少しはじめは不便を感じるところもあるかもしれませんが、すぐに失敗だと決めつけるのではなく、実際にやってみて、出てきた課題を解決していけば、着実に理想の形へと近づいていくのではないでしょうか。

確かに新型コロナウイルス感染症は、世界中に多大な影響を与える脅威です。しかし、これまで必要性を感じていても優先順位が低かった、働き方改革を推し進める大きな転機にもなり得るものです。

もちろんテレワークを含めて、新たな取り組みやシステムを導入する際は、往々にして部署や年齢を問わず反対意見も出てくるでしょう。実際に取り組むなかでは、そうした方にも「まずは試しにやってみようよ」と声をかけ、課題を解決しながら、さまざまなメンバーが納得のうえ、新しい働き方を実践していく「チームビルディング」が求められます。働き方に唯一の正解はありませんし、万能なツールや解決策があるわけでもないのですが、だからこそ、それぞれの組織のカラーを活かして、ニーズに合わせたかたちでそれぞれにとって最適な環境作りを目指していただければと考えています。

町田氏：本日はありがとうございました。テレワーク環境を充実させるためには、当然ながら製品自体の性能や信頼性も求められてきますので、弊社でも皆さまに選ばれる製品作りに邁進していきます。

新型コロナウイルス感染症の影響拡大を受け、テレワークの需要はこれまでにないほど加速し、これが徐々に定着してきたことで、コミュニケーションの質へ対する要求も高まりをみせている。ニューノーマルの実現に向け、自社のビジネスに最適な環境を作り上げることは、現代企業における重要課題として、その歩みと止めることなく、試行錯誤を続けていくものとなるだろう。