まだ紙で情報共有しているの? - マイナビニュース読者500人に聞いた

"情報化社会"と呼ばれ、あらゆるものがデジタルで管理される現代。多くの職場ではペーパーレス化が進んではいるものの、その実態は業界や業種など職場によってまだまだ差が見られるようだ。そこで今回は、職場における"紙"の使用実態をマイナビニュース読者500人に聞いてみた。

まずは「職場の情報共有のためにメモなどの紙を使うことがある」と回答したのは47.6％。「たまにある」が17.6%、「ほとんどない」が19%を占め、「ない」と答えたのは15.8%に留まった。

職場で情報共有のためにメモなど紙を使いますか?

「電話受付時のメモ書き」が55.2％と最多。次いで「会議中のメモ書き」(19.6%)、「上司のアイデアや指示を記録するとき」(9.8%)、「打ち合わせ時のメモ」(9.5%)の順に多く、簡単なメモを取る場合にはいまだ多くの職場で紙が使われている様子だ。

どのような時に紙を使いますか?

そんなことも!? 紙の情報共有によるトラブル

また、職場で紙を利用した情報共有の際に困ったエピソードとして挙げられたものでは、

「整理せずに書かれていたため、読めなくなった」(女性/23歳/サービス/事務系専門職)
「急ぎ過ぎて雑に書いてしまい、読解不可能」(女性/23歳/ホテル・旅行・アミューズメント/販売職・サービス系)
「字が上手でない人が自分で書いた字が読めずに困ったことがあった」(女性/36歳/機械・精密機器/秘書・アシスタント職)
など、手書きの文字が判別しづらいといった例が多くを占めた。

その他「すぐ紙がなくなる」(女性/33歳/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職）
「メモした紙をどこへやったか忘れてしまう」（女性/23歳/農林・水産/営業職）
「ゴミだと思って捨てちゃった」（女性/29歳/商社・卸/事務系専門職）など紛失するケースや「紙が濡れてインクがにじみ、メモした電話番号が読めなかった」（女性/37歳/商社・卸/事務系専門職）
「コーヒーをこぼして判別不能に」（女性/38歳/情報・IT/事務系専門職）
「紙が日に焼けて文字が見えなくなった」（女性/31歳/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職）といった紙が変質してしまった物理的なトラブルを挙げる人も。

一方、管理や整理の不便さや難点さを表すエピソードも並んだ。
「メモの上に資料やプリントを重ねてしまってメモが伝わらないことがある」(女性/25歳/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
「かさばる」(男性/32歳/商社・卸/営業職)
「書き足りないし整理がめんどう」(女性/28歳/金融・証券/事務系専門職)
「複数人数に引き継ぐ時にコピーがないと面倒くさい」(男性/40歳/学校・教育関連/営業職)
「電話受付時のメモをもらったが、いつの時点のものか書いていなかったため、対応に困った」(女性/27歳/金融・証券/事務系専門職)など、紙による情報共有を非効率に感じている人も少なくない。

中には、「役所ではいまだに紙資料がすべてです。おそろしい量のコピー用紙を消費するうえ、保管すべき紙媒体の書類が多すぎて、保管場所に苦労しています」(女性/36歳/団体・公益法人・官公庁/技術職)という副次的な問題を抱える職場に勤務する人の声もあった。

情報をデジタル化して、職場の生産性向上!

こうした問題の解決には、やはり各種デジタルツールの活用が不可欠。判別できない手書きの文字については、パソコンやスマートフォンをはじめ活字で入力する環境整備を徹底することである程度は解消が可能になるはずだ。

とはいえ、紙で配られた資料やそこに直接書き込んでメモするケースもあるだろう。そのような場合には、もう一歩進んでそれらを整理して管理するツールがあると便利。中でも特に有効なのはドキュメントスキャナーだ。スキャナーにも各種タイプがあるが、例えばキヤノンの「DR-C225W」は、複数枚の連続スキャンが可能なタイプ。最大30枚まで原稿をまとめてセットでき、スキャンスピードも片面毎分25枚・両面毎分50面という高速で連続スキャンができるため、溜まった書類をスピーディーに処理できる。

「自動原稿送り」という機能を持つこの手のタイプのスキャナーは一般的に大型のものが多いが、本製品は収納時は幅30センチ、奥行15.6センチ、高さ22センチというコンパクトさ。その秘密は、給紙された原稿がUターンして紙送りを行う排紙スペース不要な「ラウンドスキャン」と呼ばれる搬送方式を採用しているためだ。

スキャナーで紙をデータ化するメリットは、職場やデスクから紙の量を減らすというのはもちろんだが、必要な書類を探しやすくする点でも仕事の作業効率を高める。例えばスキャンしてデータ化した各書類には必ずファイル名を付けて保存するので、まずはファイル名から探し出せる。各ファイルはデータ化した日付が作成日としてコンピューター上で自動で記録されるが、例えばファイル名の頭に日付を付加しておけば、紙の書類が作成された日付からも一目瞭然で書類が見つけられる。

さらに、サムネイル作成時のOCR(文字認識)機能により、文書内のテキストを抽出し、自動でテキストに変換される。これにより、本文の中身からキーワードで検索することが可能になるのはもちろん、他のアプリケーションにテキストをコピー&ペーストして活用できるようにもなる。

「ファイル管理革命Lite」が利便性を更に高める

その他、付属ソフト「ファイル管理革命Lite」を活用すれば、文書をサムネイルで表示させることができ、紙と同じ感覚で見た目でパッと一覧できる。しかも、関係のあるドキュメントどうしをバインダーのように束ねてまとめて管理することもでき、それぞれをリストで表示することも可能。これを活用すれば、机の上がたくさんの紙で埋め尽くされるなんてこともなくなり、その使い勝手は実際の紙以上だ。

それ以外にも文書を電子メールで送ったり、データ共有も紙がなくても簡単に行えたりできることがメリットだろう。データはパソコン上以外にも、クラウド上にも保存しておけるので、資料などをデータ化すれば、例えばパソコンを持ち歩いていない時に外出先で万が一必要になった際にも、クラウド経由でスマートフォンやタブレットでサッと確認ができるなど何かと役立てられる。

アンケートの結果が示したように、いまだアナログな環境下で非効率な働き方に悩んでいる人が多い日本のオフィス現場。1台でもスキャナーがあれば、職場における業務効率は大いに改善され、生産性アップにつながるはずだ。