長い文書の作成時に心得ていたいスタイルの活用法

先週に引き続き、今週もスタイルの活用方法を紹介していこう。今週は、スタイルの書式を変更して文書内の書式を一括変更する方法、ならびに「文字の書式」だけを適用する文字スタイルについて紹介する。スタイルを効果的に活用するためにも、ぜひ使い方を覚えておくとよいだろう。

スタイルの書式変更

前回の連載でも紹介したように、スタイルを使うと複雑な書式を手軽に指定できるようになる。このほかにもスタイルには便利な特長がいくつか備えられている。その一つとなるのが書式の一括変更だ。

ここでは、「節見出し」というスタイルを自作し、このスタイルを“見出し”の段落に適用した文書を例に解説を進めていこう。

例えば、この文書を作成している途中で「節見出し」のデザインを変更したくなったとしよう。この場合、通常の方法であれば、それぞれの段落で書式変更を行っていく必要がある。つまり、「1.1　東海道新幹線」の段落で書式を変更し、さらに「1.2　東北新幹線」の段落でも同様の書式の変更を行い……といった操作を延々と繰り返していかなければならない。文書の作成がそれなりに進んでいると、これは相当に面倒な作業になるはずだ。

このような場合にもスタイルが便利に活用できる。各段落にスタイルを適用してある場合は、そのスタイルの書式を変更するだけで、適用先の書式を一括変更することが可能となる。

具体的な例で示していこう。作成したスタイルの書式を変更する時は、スタイルの「ドロップダウン」ボタンをクリックし、スタイルの一覧を表示する。続いて、書式を変更するスタイルを右クリックして「変更」を選択する。

すると、以下の図のような設定画面が表示される。ここでは、フォントや文字サイズ、太字/斜体/下線、文字色、行揃え、インデントなどの書式を変更することができる。

この設定画面に表示されていない書式を変更したい場合は、画面左下にある「書式▼」ボタンをクリックすればよい。すると、以下の図のような項目が表示され、「段落」や「タブとリーダー」「罫線と網掛け」などの書式設定画面を呼び出すことが可能となる。

これらの設定画面で書式の変更を行い、最後に「OK」ボタンをクリックすると、そのスタイルが適用されている段落の書式を一括変更することができる。例えば、段落罫線の書式「太線と細線の二重線」に変更すると、「節見出し」が適用されている段落の書式をまとめて変更することが可能となる。

このように、文書全体のデザインを変更したい場合にもスタイルが便利に活用できる。書式の変更作業は1回だけで済むので、文書の作成がそれなりに進行していても、手軽に書式変更を行えるようになる。つまり、それだけ文書作成の自由度が向上するわけだ。積極的に活用していくとよいだろう。

文字のスタイル

これまでに説明してきたスタイルは、「段落の書式」と「文字の書式」を一括指定するスタイルとなる。これに対して「文字の書式」だけを指定するスタイルも用意されている。続いては、文字スタイルの使い方を紹介していこう。

まずは、文字スタイルを作成する時の操作手順から説明する。文字スタイルを作成する場合も、最初の1回は自分の手で書式を指定しておく必要がある。今回は、文章内で目立たせたい文字に「MSゴシック」「赤色」「太字」の書式を指定した。

この文字を選択した状態でスタイルの一覧を開き、「スタイルの作成」を選択する。

スタイル名を指定する画面が表示されるので、適当なスタイル名を入力し、今回は「変更」ボタンをクリックする。

すると、スタイルの設定画面が表示される。文字スタイルを作成する場合は、ここで「種類」の項目に「文字」を指定してから「OK」ボタンをクリックすればよい。

以上で、文字スタイルの作成は完了。作成した文字スタイルを適用するときは、適用先の文字を選択した状態でスタイル名をクリックすればよい。

このように、「文字の書式」だけを適用するスタイルを作成することも可能だ。段落内にある一部の文字を強調したい場合などに活用できるだろう。

*　　*　　*

簡単な書式指定であれば、「その都度自分で書式を指定した方が分かりやすい」と思うかもしれない。しかし、同様の書式指定を行う箇所が増えてくると、そのトータルの作業量はばかにできないものになる。

また、後から書式を変更したくなった時も、スタイルを作成しておいた方が便利である。文字スタイルの場合も、通常のスタイルと同じ手順で書式を変更することが可能だ。文書を効率よく作成すると同時に、後の書式変更にも柔軟に対応できる手法として、ぜひ使い方を覚えておくとよいだろう。