請求書作成も自動化! セットアップ編

ただし、業務で作る書類というのは業務によって千差万別なので特定のものは取り上げにくい。今回は、どこの企業でも使う機会の多い「請求書」をサンプルとして取り上げ、Power Automateで自動生成する方法を紹介していく。

と言っても、業務で利用するような書類のテンプレートはすでにある程度、Microsoft WordやMicrosoft Excelで用意されている。Power Automateで一から作るのではなく、テンプレートを利用して必要な部分にPower Automateでデータを挿入するのが実用的な方法だ。

請求書テンプレートをダウンロード

まずは請求書のテンプレートデータを用意していただきたい。ここでは、Microsoftが「Microsoft Create」というWebサイトで提供しているMicrosoft Officeのテンプレートをダウンロードして使う。

• ソーシャル メディア、ドキュメント、デザイン用の無料テンプレート | Microsoft Create

Webページの上部にWord、Excel、PowerPointなどのアイコンを確認できる。今回はMicrosoft Excelで作成された請求書テンプレートを使いたいので、次のスクリーンショットのようにMicrosoft Excelのアイコンをクリックする。

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  Microsoft Create (日本版) - Microsoft Excelのアイコンをクリック

表示されるページの検索フィールドに「請求書」と入力して検索ボタンを押す。

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  検索フィールドに「請求書」と入力して検索ボタンを押す

すると次のように請求書の検索結果が表示される。

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  検索結果が表示される

次のような請求書テンプレートを見つけてクリックし、「ダウンロード」ボタンを押してファイルをダウンロードする。

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  対象の請求書テンプレートを見つけてダウンロード

もちろん使ってみたい別の請求書テンプレートがあれば、そちらをダウンロードしてもらってもよい。

請求書テンプレートを整える

まず、ダウンロードしたファイルをMicrosoft Excelで開く。

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  ダウンロードしてきたファイルをMicrosoft Excelで開く

ファイルを開いてみると、コメントやサンプルデータなど、余分なデータが含まれている。これら余計なデータを削除し、自分の会社名などを入力し、ほぼ使える状態まで整える。請求先のデータや請求金額だけを入力すればよいようにしておこう。

ここでは「マイナビ・オートメーションズ」という架空の企業を想定して請求書を整えた。

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  請求書テンプレートの整理

編集したファイルを汎用的なテンプレートとして名前を変更して保存しておく。ここでは「C:\Users\ユーザ名\Documents\請求書テンプレート１.xlsx」という名前で保存した。

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  ファイル名を変更してわかりやすいように配置しておく

これで準備は完了だ。

請求書テンプレートを開くフローを作る

今回は最初のステップとして用意した請求書テンプレートを開くフローを作る。なお、テンプレートをベースに複数の請求書を作ることを想定し、テンプレートをコピーして、そのファイルを書き換えるという手順で進めていく。

まず、「請求書作成　その１」というフローを作成する。

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  「請求書作成　その１」フローを作成

次に「ファイルのコピー」というアクションを追加する。用意したテンプレートはあくまでもテンプレートとして使いたいので、次のようにアクションを設定し、デスクトップに「請求書テンプレート１.xlsx」をコピーする。

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  テンプレートのファイルをデスクトップへコピー

コピーしたファイルの名前も変更するようにしておく。ここでは次のように「ファイルの名前を変更する」アクションを使って「新規請求書.xlsx」という名前に変更している。

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  コピーしたファイルを「新規請求書」という名前に変更

次にMicrosoft Excelを起動する。起動時にコピーしたファイルを指定し、そのファイルを開くようにする。

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  「Excelの起動」アクションでExcelを起動する

ここまでで作成したフローは次のようになる。

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  今回作成したフロー

作成したフローを実行すると、次のようにMicrosoft Excelが起動し、コピーした請求書ファイルが編集状態になる。

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  フローの実行結果

まずはここまで作業してみよう。

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今回はサンプルとしてお見せするためにダウンロードしたテンプレートを利用したが、実際に業務でお使いの請求書テンプレートで試してもよい。その方が作ったサンプルをそのまま業務に転用しやすくなるだろう。いずれにせよ、大切なのは実際に動作するフローを作ることだ。