前回は、財務応援Liteを取り上げ、導入の容易さや入力作業を効率化する機能について触れた。今回は同ソフトの表示/集計機能に焦点を当て、引き続き同ソフトの操作感を紹介していこう。

科目残高の管理は、勘定科目でも補助科目でもきる

科目の残高を細かく管理する方法としては、管理項目ごとに勘定科目を登録する方法と勘定科目の下に管理項目ごとの補助科目を登録する方法がある。勘定科目だけで管理する場合は、試算表に常にすべての管理項目が表示されるので、管理項目が多くなると、試算表が大きくなり見にくいこともある。補助科目を管理項目として使用する場合は、補助科目ごとの残高を表示する試算表と補助科目の残高を表示せずに勘定科目の残高に合計として表示する方法を選択できる。

たとえば、預金口座が複数ある場合、会計上は1つの勘定科目の残高として扱ってもよいが、個別の仕訳をチェックできるようにするには、口座ごとに識別できるように入力しておかなければならない。このような場合、通帳ごとに勘定科目を登録する方法と、「普通預金」の勘定科目の下に口座ごとの補助科目を登録する方法がある。補助科目で管理する場合は、個別の通帳残高を確認したいときだけ、補助科目ごとの残高を表示する試算表を表示すればいいので、用途によって補助科目のあるなしの試算表を使い分けることができるという利点がある。このような試算表の使い分けが簡単にできるのも「財務応援Lite」導入の大きな利点である。

カスタマイズして、表示する勘定科目を限定

勘定科目には、「現金」や「売掛金」のように、どの事業者でも必ず使用するもの以外にも、当座預金の口座がなければ仕訳や残高は発生しない「当座預金」のように、事業者によっては使用しない科目がある。小規模な法人や個人事業者の場合、使用する勘定科目は限定されることが多い。特に青色申告の個人事業者は、確定申告の決算書に印刷されている科目以外には、あまり独自の科目を使わない方が申告書の作成は楽だ。

勘定科目の分類のしかたには、いろいろな考え方があるので、一概に少ない方がいいとは言えない。だが、少なくとも会計ソフトの操作において、仕訳の入力の際などに表示される勘定科目の一覧は、実際に使用するものだけに限定されていた方が使いやすいと言えるだろう。

科目の設定: 当面使用しない勘定科目は、「使用」欄を「0」にしておくと、仕訳の入力時などに表示されなくなる。既に使用している科目(残高がある科目または残高が「0」でも仕訳の発生している科目)は、この欄を「0」にできないようになっているので安心だ。後で必要になった科目は、もちろん復活できる

科目の限定: 使用する勘定科目を限定しておくと、帳簿や伝票の入力時に表示される勘定科目の一覧がスッキリする

よくある「摘要」や「仕訳」は摘要マスターと仕訳辞書マスターに登録

仕訳の入力では、「勘定科目」と「金額」および「摘要」の入力が基本である。「摘要」には、任意の文字列を入力することができるが、実際の仕訳の入力では、「引出し」や「預入れ」「売掛金回収」のように繰り返し使われる摘要も多い。

このような繁用的な摘要は、「摘要マスター」に登録することにより一覧からの参照入力が可能になる。また、仕訳によく入力する借方貸方の勘定科目および摘要の組み合わせは、仕訳辞書マスターに登録することによって、仕訳ごと参照入力することもできる。これらのマスターを利用することにより、仕訳の入力を格段に効率アップすることができる。

連想摘要: 仕訳の入力時には、摘要マスターに登録されている連想摘要の勘定科目に関連する摘要のみが表示されるので選択しやすい。一覧からの入力は、勘定科目のようにコードで入力する方法の他、適用マスターに登録された呼び出し用の「かな」でも選択できる

摘要マスター: 摘要マスターには、よく使う摘要を登録することができる。連想摘要として関連する勘定科目を登録しておけば、仕訳の入力時に入力された勘定科目に関連する摘要だけを表示できる。また、かなで摘要を入力できる「呼出コード」(ひらがなまたはカタカナ)も登録できる

辞書呼び出し: 帳簿や伝票の入力では、「F1」キー(辞書呼出)により「仕訳辞書」に登録された仕訳の一覧を表示して選択することができる。「単一振替」の伝票の入力では、仕訳辞書に登録されたすべての仕訳が表示されるが、個別帳簿の場合は、片方の科目が個別帳簿の科目に一致する仕訳のみが一覧表示される

仕訳辞書マスター: 仕訳辞書マスターには、借方と貸方の勘定科目および摘要の組み合わせを登録することができる。摘要マスター同様「呼出コード」も登録できる

いつでも見られる科目別元帳、元帳の直接入力も可能

会計業務で最も重要なのは、科目残高の集計であると言っても過言ではない。決算書の作成にしても、残高試算表の作成にしても、結局のところ、科目残高の集計結果を帳票にしたものである。科目残高を集計するには、通常、勘定科目または補助科目ごとの元帳を作成する。

「財務応援Lite」は、集計期間と勘定科目(必要に応じて補助科目も指定可能)を指定するだけで、いつでも見たい元帳を表示することができる。そのために必要なのは、日々の仕訳の入力だけである。手書き会計の場合、日々の業務で伝票や帳簿の記帳に加えて元帳への転記まで行うのは、かなりの負荷になるだろう。現在までの科目残高の推移が一発でわかるので、この種の会計ソフトは、経営者にとって必須アイテムだ。

個別元帳: 個別元帳では、集計期間と勘定科目を指定するだけで、該当する元帳が表示できる。また、元帳で直接仕訳を修正することも可能。補助科目が登録されている補助科目を指定して元帳を表示することもできる

指定した期間(日単位)で残高を表示できる日計表

たとえば、先週1週間の売上を集計したいとか、経費を見たいといった場合、試算表は基本的に1ヶ月単位なので、試算表では1週間分などの日単位の発生高や科目残高がわからない。個別の科目の発生高や残高は、個別元帳でも確認できるが、経費だけを知りたいと思っても科目がいくつもあるため、面倒である。

そのような場合に役立つのが日計表である。日計表は、日単位の試算表のようなものだ。経営状態を常に把握するために日計表は必須の機能と言える。

日計表: 日計表は、日単位で期間を指定して発生高と残高を集計する。補助科目の残高の表示ありとなしも選択できる。科目を選択して「F5」(個別元帳)キーを押すと個別元帳を表示できるので、さらに詳細な内容も簡単に確認できる。日計表から個別元帳を開いたときは、表示期間が自動的に日計表で集計した期間になる

資金日計表: 資金日計表は、日単位で期間を指定して資金科目のみの発生高と残高を集計する

*　　*　　*

今回は表示/集計機能を中心に、財務応援Liteの特徴を紹介した。ご覧のとおり、同ソフトでは、さまざまな角度から集計処理が行えるうえ、表示画面をカスタマイズし、閲覧性を向上させることもできる。前回もご覧いただいた読者ならば、導入の手間よりもその効果の方が圧倒的に大きいことをおわかりいただけたはずだ。