前回は、夏休みの家族の予定を共有するカレンダーを中心としたワークスペースを作成した。今回は、夏休み最大の壁（？）でもある子どもの宿題の進捗や、試験の成績を管理するワークスペース作りにチャレンジする。

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前回に引き続き、Notion Labs Marketing Leadの竹永昌氏に、筆者作成のワークスペースをより便利かつスタイリッシュにするためのアドバイスをいただいている。


夏休みの宿題の定番、日記を付けてみよう

まずは簡単にできそうな「夏の日記」ワークスペースをつくる。これはNotionに多数あるテンプレートの中から「パーソナル」→「日記」を流用し、「レイアウト」を「ギャラリー」に変更、絵日記風に写真をメインにしたビジュアルにした。

アイコンの活用に加え、ついにAIも使ってみる

自作の日記ワークスペースは明らかに物足りない。何が足りないのか思案した結果、日記の必需品である日付と、天気を入力する欄がないことに気付いた。日付は「プロパティ」から選択して追加できる。天気は「アイコンにしてはどうですか」と竹永氏からアドバイスをいただいた。確かに、アイコンであれば、一目で天気の情報が分かる。

もう1つ、ささやかではあるが、各画像も、画像の上にマウスオンすると表示される「表示位置を変更」を使い、画像のメインどころが中心にくるよう調整。

ぐっと、イメージしていた日記に近づいた。

ここで竹永氏から新たな提案をもらう。「せっかくだったら、ワークスペース上で日記の要約が見られたら便利なのでは？」。――この発想は筆者には全くなかった! 今こそ、今年2月にリリースされたNotion AIの出番だろう。今回使うのは「AI：カスタム自動入力」だ。「何を生成しますか？」の下にある入力欄に生成してほしい内容を入力する。

ここでは、「15文字でこのページをまとめる」と入力した上で、右上の「…」から「プロパティ」を選択し、「AI：カスタム自動入力」の項目をワークスペースで表示する設定にすると、見事に日記の要約が反映された。

宿題の進捗は「習慣トラッカー」機能を応用

続いて、子どもの夏休みの宿題がきちんと進んでいるのかを可視化するため、テンプレートの「パーソナル」にある「習慣トラッカー」を活用することにした。やるべきことをこなしたら、チェックを入れるというとてもシンプルな仕組みだ。上部に目標を記載し、モチベーション維持も目指す。

達成感の演出がポイント

このワークスペースはテンプレートのおかげもあり、我ながら合格の出来栄えだ。第1回でも紹介した「左右の余白を縮小」を行ったことで、ぐっと見やすくなっている。ここで欲が出た筆者は、竹永氏に相談。その日やるべきことが全てできているかどうかをパッと見られる方法はないかと聞いてみた。

テンプレート上には円グラフがあり、全てにチェックが入ると、青い円になるのだが、これだけでは何となく物足りないのだ。そこで竹永氏がお薦めしてくれたのが、全ての項目にチェックが入ったときに、「アイコンを追加」を活用する方法である。チェックを入れるスペースの上部に手動で「100点満点」を示すアイコンを加えることで、目標を達成できている日がより目立つようになった。

可視化のメリットは、進捗を把握しやすくなることだけではない。宿題をやる子どもにとっても100点満点のアイコンが並べば、達成感を得られ、明日へのモチベーションにつながるだろう。

タスクを活用し、試験結果を管理するワークスペースに

次に作成したのは、模擬試験の結果を管理するワークスペースだ。選択したのはNotionの基本機能にある「データベース」。科目ごとに「模試名」「日付」「結果」の欄をつくり、「備考」にはその試験に対するコメントを記入できるかたちにした。「テーブルビュー」下部には自動で平均点も表示される。

難しいことをするよりも、できる範囲の改善を

ワークスペースを作ってはみたものの、ふと気付いたことがある。見たいのは子どもの試験結果の平均点ではなく、全体の中で子どもがどれくらいの学力なのかではないか。「竹永さん、助けてください!」――子どもの成績と全体の平均点を可視化したいという筆者の相談に、竹永氏からは「スプレッドシートを貼り付けましょう」という予想外の回答が返ってきた。

Notionには外部ツールを使用し、グラフを反映する方法があるにはあるが、ハードルを下げるために、普段から使い慣れているGoogleスプレッドシートをそのまま貼り付けるという方法を提案してくれたのだ。高度なことをやろうとして行き詰まり、使わなくなってしまうよりも、できる範囲で使えるワークスペースを作っていく方が長続きする。ということで、スプレッドシートで作成したテストの点数と平均点のグラフを「プレビュー表示」で貼り付けて、完成!

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今回は、夏休みの親子を悩ませる宿題の進捗管理を中心に、日記をつけるワークスペース、毎日の進捗を管理するワークスペース、試験の結果を管理するワークスペースを作成した。それぞれ本来は別の目的で作られたテンプレートをベースに、少し応用しただけだが、目的に合ったかたちにすることができた。これらのスキルは、業務のタスク管理や業績管理にもすぐに応用できるだろう。次回は、“夏のお楽しみ”である旅行に関するワークスペース作りに挑戦する。