ExcelのデータをWordで活用するには?(1)

前回はExcelとテキストデータの関係について説明した。今回は、実際にExcelのデータから変換したテキストデータを利用するケースについて、具体的な例を挙げて説明してみたい。

今回は、次のようなケースをサンプルとして想定する。Excelで作成されたデータがある(図1)。PCのスキルを問うアンケートの設問と選択肢だ。このデータをもとに、Wordでアンケート用紙を作成する(図2)という設定だ。

Excelで準備すべきこと

ExcelのデータとWordのデータを比べた場合、設問に対して選択肢が下方向に並んでいるのは同じだ。しかし、Excelでは設問ごとにデータが右方向に並んでいるのに対し、Wordでは下方向に並んでいる。ExcelからWordには、データをコピーと貼り付け(コピー&ペースト)できるが、このままではWordのレイアウトに合わなくなってしまう。

では、Excelで、C列やD列のデータをB列の下に並べることができればいいのだが、今回は設問が3つしかないから大した時間はかからないが、設問がたくさんあった場合はかなりの時間がかかってしまう。

そこで、設問と選択肢が1行に並ぶように、行と列を変換してしまおう。その理由は、1行にデータが並んでいれば、テキストで書き出して、タブや「,」で改行すればよいからだ。言葉で言うだけではよくわからないだろうから、実際に作業してみよう。

(1)設問と選択肢のコピー

設問と選択肢を選択したら、コピーする(図3)。コピーのショートカットはCtrl＋Cだ。

(2)データの貼り付け

次に、わかりやすいように、新しいシートを選択して、セルA1にカーソルを置く。コピーしたデータを貼り付けるのだが、このときに行列を入れ替えて貼り付ける。

Excel 2007では、ホームタブの貼り付けをクリックして「行列を入れ替える」を選択する(図4)。Excel 2003では、「編集」メニューから「形式を選択して貼り付け」を選択して、表示されたウィンドウで「行列を入れ替える」にチェックを入れて「OK」をクリックする(図5)。

これで、コピーしたデータは行と列が入れ替わった状態で貼り付けされ、設問と選択肢が1行に並ぶようになったわけだ(図6)。

(3)貼り付けたデータの保存

最後に、データをWordに移行するために、貼り付けしたデータをテキストファイルで保存しよう。タブ区切りテキストか、CSV形式のどちらかを選択することができる。ここでは、CSV形式を選択したが、タブ区切りテキストでもかまわない。保存の際、警告ダイアログボックスが表示されるので、表示しているシートを保存する。

次回は、Word側での操作について解説することにしたい。