ユーザーグループの作成(後編)

前回はSharePointサイトのトップサイトに対するユーザーグループを作成する手順を紹介しました。トップレベルに対するグループは、テナント管理者またはテナント管理者から権限を委任された管理者でなければ、作成、編集できません。

一方、SharePointではテナント管理者でなくても自分のサイトを作成することができます。そうした、各ユーザーが作成したSharePointサイトについては、各サイトの所有者が、SharePointグループを管理できます。また、あるサイトの下に子サイトを作っているとき、親サイトのアクセス許可の設定は、子サイトに自動的に継承されます。

グループとそのアクセス許可を管理することで、サイト所有者は、自分のサイトへのアクセスを管理します。

既存グループにメンバーを追加

SharePointサイトにユーザーのアクセス許可を設定するには、どのSharePointサイトの、どのグループに、誰(メンバー)を追加するか、あるいはどのグループのアクセス許可設定を変更するか、と考えます。

グループにメンバーを追加する手順は以下の通りです。

(1)自分が所有者となっている(あるいは管理権限を持つ)SharePointサイトを開き、設定ボタンをクリックして「サイトの設定」メニューをクリックしてください。

(2)サイトの設定ページで、「ユーザーとグループ」をクリックします。

(3)作成済みのグループ(既定では「○○メンバー」、「○○所有者」、「○○閲覧者」が用意されています)にユーザーをメンバーとして追加するときは、目的のグループをクリックして選択し、「新規」をクリックします。

※このサイトの管理権限を他のユーザーに委任したいときは、「○○所有者」グループに、委任するユーザーをメンバーとして追加します。

(4)追加するユーザーアカウント入力し、「共有」をクリックします。なお、ユーザーアカウントを途中まで入力すると、自動的にユーザーを検索して入力補完します。追加したユーザーには通知メールを自動送信します。

SharePointサイトに新しいグループを作成

新しいグループを作成するには、前項の(1)、(2)の手順の後、以下の手順になります。

(3)新しいグループを追加するには、「ユーザーとグループ」管理ページで、「その他」をクリックし、「新規」をクリックします。

(4)グループの名称を入力し、アクセス許可を選択して、「作成」ボタンをクリックします。

※作成済みのグループの設定を変更するときは、手順(3)のグループの一覧ページで、設定を変更したいグループの編集ボタンをクリックします。ただし、編集できるのはあくまで自分が管理権限を持っているグループだけです。管理権限をもたないグループの設定を変更することはできません。

セキュリティグループの作成

Mプラン、Eプランでのセキュリティグループの作成手順も簡単に紹介します。セキュリティグループを作成・管理できるのは、テナント管理者だけです。

なお、オンプレミスのドメインコントローラーとOffice 365でActive Directoryを同期しているときは、オンプレミスのドメインコントローラーでセキュリティグループを作成してください。ドメインコントローラーから自動的にOffice 365に反映します。

(1)Office 365にテナント管理者のアカウントでサインインし、「管理者」→「Office 365」メニューをクリックして、Office 365管理センターを開きます。

(2)サイドバーメニューで「ユーザーとグループ」をクリックし、「セキュリティ」グループをクリックします。この段階では、セキュリティグループと配布グループのどちらもグループ一覧として表示します。つぎに「セキュリティグループの管理」をクリックして、対象をセキュリティグループに限定し、新規にグループを追加するには「＋」をクリックしてください。

※グループの設定変更は鉛筆アイコン、削除はゴミ箱アイコンとなります。また、配布グループを作成または変更するときは、「配布グループの管理」をクリックします。

(3)グループ名や説明を入力し、「＋」をクリックしてグループメンバーを追加して、「保存」をクリックします。

セキュリティグループの作成では、まず、グループそのものを作成します。このグループがどのような権限を持つのか…という設定は、グループの設定ページではなく、権限を設定する各対象の設定ページを使用します。

たとえば、管理職というグループを作成したとき、あるファイルについて管理職にアクセス許可を設定したければ、そのファイルの設定ページで共有対象者として「管理職」を追加します。あるサイトについては管理職グループのメンバーに所有者権限を委任したければ、そのサイトの管理ページで、所有者として管理職グループを設定します。

以下に、ファイルへのアクセス許可を設定する例を紹介します。

共有ファイルへのセキュリティグループによるアクセス許可の設定

OneDrive等のファイル共有ページで、アクセス許可を設定したいときは、以下の手順で設定します。

(1)OneDrive等のファイル一覧ページを開き、対象ファイルの「…」ボタンをクリックし、ファイルの設定ウインドウを表示します。さらに、「共有」をクリックします。

(2)ファイルの共有設定ページで、グループ名と説明を入力し、権限を選択し(画面例では「編集可能」)、「共有」をクリックします。

※セキュリティグループでは、フォルダやファイル単位で細かなアクセス許可等の権限を設定できます。SharePointグループでは、SharePointサイトに対する権限の設定はできますが、このような細かいアクセス許可の設定はできません。