Office 365のオンラインストレージ

ファイルを保存できるクラウドサービスをオンラインストレージと呼びます。DropboxやGoogle Drive、Evernoteなどが有名です。マイクロソフトでは、オンラインストレージとしてOneDriveを展開しています。ただし、OneDriveには2種類あるので注意してください。名前も似ていますし、見た目も似ていますが、全く異なるサービスです。

(1)OneDrive

個人向けのオンラインストレージサービス。マイクロソフトアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用できます。マイクロソフトアカウントも無料で取得できます。Windows 8.x、Windows 10、Windows RTには、クライアント同期ソフトがあらかじめ用意されています。

あくまで個人向けサービスですので、複数のユーザーを組織的に管理することはできません。

(2) OneDrive for Business

Office 365のサービスの一つです。技術的には、SharePoint Onlineによって実現されているファイル共有機能です。Office 365の一部ですので、テナントとして組織的にファイル共有などを管理できますし、Office 365の他のサービスとも高度に連携します。 クライアント同期ソフトは、Office 365サイトからダウンロードしてインストールします。

当記事では、OneDrive for Businessを取り上げます。 なお、OneDrive、OneDrive for Businessは、以前のバージョンではSkyDriveという名称でした。

OneDrive for Businessにアクセス

Office 365にサインインして、OneDrive for Businessページを開きます。

(1)Office 365にサインインして、アプリメニューアイコンをクリックして、「OneDrive」をクリックします。

アプリメニューアイコンをクリックして、「OneDrive」をクリック

(2)OneDrive for Businessの画面。Office 365のクラウド上に、ファイルやフォルダーを作成、保存できます。

左サイドメニューにある「ドキュメント」をクリックすると、OneDrive for Businessの一番上位のフォルダーに戻ります。

OneDrive for Businessの画面

フォルダーやファイルの作成

直接、OneDrive for Businessのフォルダー内にOffice文書や新規フォルダーを作成できます(文書の作成の詳細な手順は、次回にて解説します)。

新規作成メニューに表示されない種類のファイルについては、PCや携帯端末からアップロードします。

(3)新しくファイルやフォルダーを作成するには、「新規作成」をクリックして、メニューから作成するアイテムの種類をクリックします。

「新規作成」をクリックして、メニューから作成するアイテムの種類をクリック

(4)PCからファイルをアップロードするには、OneDrive for Businessの上部メニューにある「アップロード」をクリックしてファイルを選択するか、デスクトップのファイルをOneDrive for Businessのフォルダーにドラッグ&ドロップします。

デスクトップのファイルをOneDrive for Businessのフォルダーにドラッグ&ドロップすることでアップロードできる

※スマートフォンの場合は、アプリストアで「Office 365 OneDrive」で検索し、OneDrive for Businessの同期アプリをダウンロードして使用します。

同期アプリを使う

OneDrive for Businessには同期アプリがあります。同期アプリは、ローカルコンピューターの特定のフォルダーとOneDrive for Businessのフォルダーを同期します。OneDrive for Businessに作成したファイルは自動的にローカルコンピューターのフォルダーにも複製されますし、ローカルコンピューターの同期フォルダーのファイルを変更すると、自動的にOneDrive for Businessのファイルも更新されます。

WebブラウザでOneDrive for Businessのフォルダーにアップロード、ダウンロードするよりは、同期アプリを使った方が便利でしょう。

なお、Windows 8、Windows 8.1、Windows 10、Windows RTにはOneDriveの同期アプリが用意されています。ただし、これは個人ユーザー向けOneDrive用の同期アプリです。OneDrive for Business用の同期アプリに関しては、Office 365サイトからダウンロード、インストールする必要があります。同期アプリをインストールしていないPCで「同期」を実行すると、同期アプリをインストールします。

(5)Office 365のOneDrive for Businessを開いて、「同期」をクリックします。

Office 365のOneDrive for Businessを開いて、「同期」をクリック

(6)「今すぐ同期」をクリックします。

「今すぐ同期」をクリック

(7)Internet Explorerのセキュリティの警告が表示されます。「許可」をクリックしてください。

許可」をクリック

(8)Internet Explorerのアドオン警告で「許可」をクリックします。また、OneDrive for Business同期アプリのウインドウが開いたら、Office 365アカウントを入力して、「次へ」をクリックします。

IEのアドオン警告で「許可」をクリックし、Office 365アカウントを入力して、「次へ」をクリック

(9)アカウントの種類を確認するウインドウが表示された時は、「職場アカウント」をクリックして選択してください。

「職場アカウント」をクリック

(10)Office 365アカウントのパスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。

Office 365アカウントで「サインイン」

(11)既定のフォルダー以外のフォルダーを同期フォルダーとして利用したい時は、「変更」をクリックして、別のフォルダーを選択します。同期アプリを開始するには「今すぐ同期」をクリックします。

同期アプリを開始するには「今すぐ同期」をクリック

(12)同期フォルダーのパスを確認します。同期フォルダーをすぐに開くには「ファイルの表示」をクリックします。

同期フォルダーのパスを確認

(13)同期フォルダーのウインドウを開いたところ。

「同期フォルダーのウインドウ

Windowsのフォルダーで、「お気に入り」の「OneDrive for Business」が同期フォルダーへのショートカットとなります。同期が完了しているフォルダーやファイルのアイコンには緑のチェックマークを、同期中のフォルダーやファイルのアイコンには回転矢印を表示します。

なお、フォルダーウインドウの「お気に入り」に表示されている「OneDrive」は、Windowsにあらかじめ用意されている個人向けサービスのOneDrive用のものです。