スマホのスケジュール帳を有効活用しているだろうか？単に入った予定のみを入れるのではもったいない。タイムボックスとタイムポケットという2つの概念を使って時間の管理とタスクの管理を同時にやることで、生産性を高めることができるという。

タイムポケット、タイムボックスって何？

まずはタイムポケットとは何か。1日にあるちょっとした空き時間だ。ミーティングが思いのほか早く終わり15分の時間が取れた、資料作成に充てる時間を30分とったところ20分でできてしまった、といったようなことはないか。この余った時間がタイムポケットとなる。

そもそもタイムポケットは、タイムボックス(Time Boxing)というスケジュール方法がベースになる。

タイムボックスとは、カレンダーアプリに予定のボックスを作成するという考え方だが、コツは空白を作ることなくボックスを並べていくこと。休憩時間、食事などの時間もボックスで分類して、できれば色付けする(色をつけることで、時間管理が楽しいと思えるからだ)。ブロックと表現しても良いだろう。

理想としては、前日に翌日やるべきことをリスト化し、それぞれにかかる時間を考えながら、タイムボックスに分類していく。会議やメールの時間だけでなく、朝食の時間、通勤時間、夜のリラックス時間についてもボックスを作成しよう。

両方を組み合わせて時間を有効活用

重要なことは、作成したボックスを変更しないこと。決まった時間のボックス内で終わらせるように努力する。Todoリストだけでは時間のコミットができない。タイムボックスを作成することで、時間の管理もできる。

そうやっていくと、特定のタイムボックスでやるべき業務が早く終わったという時間(＝タイムポケット)が生じる。

このタイムポケットを有効活用して、生産性を上げることができるという。例えば、2分ルールとして、2分でできることをやるというものだ。

メールに返信するなど、小さなタスクをメモしておき、その時間にやる。これにより、タイムボックス中にはそのタスクに集中し、空いた時間に気が散るような細かな作業ができるというメリハリをつけることができそうだ。

また、大きなプロジェクトに取り組むことも有効のようだ。と言っても、10分で大きなことはできない。そこで、大きなプロジェクトを事前に細分化しておき、その中から時間にあったものを選ぶ。自分のキャリアアップのための勉強でもいいだろう。

タイムボックスとタイムポケット--。この2つを組み合わせて、時間を有効活用してみてはいかがだろう。Lifehackerが「Level Up Your Productivity With 'Time Pockets'」として紹介している。