アドビは11月30日、日本のビジネスパーソンによるPDFファイルの利用状況に関する調査結果を発表した。これによると、PDF化した後でも設定次第で第三者が後から加工・修正できることを64.3%が知らなかったと回答している。

同調査は同社がインターネットにより10月21～26日にかけて、仕事でデスクワークを主とし、月に1回以上PDFファイルを扱っていると回答した20～59歳の全国のビジネスパーソン(性別/年代で75名ずつ均等割付)を対象に実施したものであり、有効回答者数は600人。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の感染拡大(コロナ禍)前後でのPDFファイルの利用頻度の変化を尋ねたところ、「以前よりも大幅に増えた」が15.0%、「どちらかというと以前よりも増えた」が32.3%で、計47.3%がPDFファイルの扱いが増えたと回答している。

  • コロナ禍前後でのPDFファイルの利用頻度の変化 出典: アドビ

PDFファイルに対して持つイメージを聞くと、「レイアウトが崩れない」が45.3%で最も多く、「編集ができない」(44.2%)が続く。一方、「電子署名/電子契約に使える」は8.7%に留まった。

  • PDFファイルに持つイメージ 出典: アドビ

PDFファイルで普段利用している機能では、「変換機能(ExcelやWord、Power PointなどのファイルをPDFに変換する)」が57.8%で最多だった。以下、「コメント、ノート注釈、ハイライト、スタンプの追加」(32.7%)、「ファイルの結合、分割、削除、回転、並べ替え」(31.5%)が続く。

一方、知らなかった機能で最も多かったのは「比較機能(2つのPDFファイルを比較し、相違点や差分を確認する)」の35.0%であり、「クラウド共有機能」が29.2%で続いた。

  • 利用している機能と知らなかった機能 出典: アドビ

運営元が不確かな無料のオンライン・サービスを使って、ビジネス資料をPDF化・編集をしたことがあるかどうか尋ねると、20代の男女では半数以上が、全体では37.2%が「ある」と回答した。

また、PDFファイルの作成に使用するツールによって、体裁やフォントの再現性、長期の閲覧性に影響が出ることを「知っていた」という回答者は33.8%に留まる。

  • 運営元が不確かな無料サービスでビジネス資料をPDF化・編集した経験の有無 出典: アドビ

機密性の高い文書をPDF化する際に、パスワード設定や権限設定を行っているか聞いたところ、全体では「頻繁に利用している」が20.3%、「時々利用している」が35.0%で、利用率は計55.3%だった。年代別で見ると、20～30代では利用率がそれぞれ72.6%と59.3%と、平均より高い。

一方で、全体の25.7%がパスワード設定や権限設定を「全く利用していない」と回答している。

  • 機密性の高い文書をPDF化する際のパスワード設定や権限設定の利用状況 出典: アドビ

PDF化した後でも設定次第では第三者が後から加工・修正できること、および個人情報の漏洩に繋がる危険性についての認識では、全体の64.3%が「知らなかった」と回答した。 同社は、適切な設定をしないことによるセキュリティ・リスクが浮き彫りになったと見ている。

  • PDF化した後でも設定次第では第三者が後から加工・修正できることの認知度 出典: アドビ

今回の調査結果を受け、同社マーケティング本部デジタルメディア ビジネスマーケティング執行役員の竹嶋拓也氏は、「企業が最適なツールを導入して基盤を整え、ビジネスパーソンが正しいITリテラシーを身に付けて文書管理を行うことが、喫緊の課題だ」と指摘している。