発注・請求プロセスを効率化する「freee スマート受発注」

freeeは12月2日、オンラインでフリーランスなどの外注・業務委託を活用している企業向けに、発注作業や請求書の回収を効率化し、やりとりを一元化できるサービス「freee スマート受発注」を無料で提供開始した。これにより、人手が不足しているスモールビジネスの外注業務を効率化するという。

freee スマート受発注は、外注先活用をはじめとした企業やスモールビジネス間の受発注業務を効率化するサービス。発注者である企業と受注者であるフリーランスが同一のクラウド上において、電子データで発注や請求のやりとりを直接行うことで、転記・確認の手間を互いに削減することができ、すべての機能は無料で利用が可能。

サービスコンセプト

同サービスは、これまで「freee 受発注サービス β版」として昨年12月から提供しており、すでに登録事業所数は約3700事業所以上にのぼる。今回、UI・UXの全面改定に加え、「自動化機能」を追加し、サービス名称も新たに正式リリースした。

freee プロダクトマネージャーの岡田悠氏は「今年は働き方の多様化が進み、調査によると副業・兼業を認める企業は50%、副業人口は267万人に達している。企業と個人の取引数が増加するとともに、新型コロナウイルスの感染拡大に伴うテレワークの導入も増加し、社内・社外と離れて取り引きを行っている」との認識を示す。

freee プロダクトマネージャーの岡田悠氏

こうした環境の変化による受発注の課題として「煩雑なやり取り」「抜け漏れ」「ブラックボックス化」の3つが課題となっている。

受発注の課題

煩雑なやりは、発注者・受注者ともに見積書、発注書、請求書などの書類を作成し、複数回のやり取りが行われ、書類作成はExcelを利用しており、Pass付がファイルで送信している。

また、抜け漏れについては、発注者側では発注書の送り忘れ、支払い漏れなど、受注者は請求書の送付忘れ、未入金の確認漏れなどがある。こうしたケアレスミスは下請法に抵触する恐れがあり、実情として下請け法違反の勧告や指導が12年連続で過去最多を更新している。

ブラッボックス化に関しては、従業員(発注者)によるSNSや口頭での発注、請求書未回収といったこともあるため、経営担当者や経営者をはじめとした管理者が現場の発注を把握できない問題があるという。

これらの課題に対し、同社ではfreee スマート受発注を提供するというわけだ。岡田氏は「新サービスは書類作成プロセスだけでなく、情報共有・合意プロセス全体を効率化できる。つまり、従来の書類作成ソフトは単に書類作成の簡易化だけにフォーカスしていたが、われわれは取引全体を効率化させる」と力を込める。

従来の受発注フローと「freee スマート受発注」フローの比較

主な特徴として、煩雑なやり取りに対して新サービスは、発注内容は電子データでそのままフリーランスに共有することや、フリーランスはそのデータをそのまま請求に活用でき、データを双方で一気通貫させることで転記や確認の手間を削減するとしている。

さらに、自動化機能で発注者は発注をするだけで支払通知の送信と会計処理が自動で完了し、受注者はそれを確認するだけとなり、取引先がExcel・PDFなどで自社フォーマットで送りたいという要望から新サービスを使用しない場合も、請求書のアップロードを依頼できる機能も備えていることから、取引先独自の請求書を受け取ることを可能としている。見積書・発注書・発注請書、請求書、支払通知書の5種類の書類を自動で作成できる。

自動化機能の概要

加えて、発注においては一定規模以上の企業には下請法が適用されるため、同法に準拠した発注が可能なほか、証憑、請求回収までのやりとりの履歴がすべて残るため企業側もフリーランス側も安心して取引を進めることができるという。また、サービス上での取引にはすべて情報漏洩保険が付帯されるなど、外注に際するリスクの低減が図れ、受注・発注状況をリアルタイムで確認が可能なためリモートワークでもいつでも進捗確認ができる。

やり取りの履歴はすべて残る

発注・受注状況はリアルタイムで確認が可能だ

会計freeeと連携することで企業は回収した請求書を、フリーランスは作成した請求書を、それぞれ会計freeeにシームレスに取り引きとして登録が可能。新サービスではAPIを公開しており、外部システムとの連携を自由に開発することができ、リアルタイムの発注状況を販売管理システムやBIツールに取り込んだり、自社の受発注システムに新サービスを組み込んだりすることで、柔軟な活用が可能になるという。