経済産業省は、2013年2月に日立ソリューションズが提供する文書の情報漏えいを防止する「活文 NAVIstaff(カツブンナビスタッフ)」を導入し、機密性の高い文書の印刷や閲覧者を制限する閲覧者指定システムを刷新したと発表した。

経済産業省内における電子文書管理の仕組み

日立ソリューションズが導入したシステムは、文書の閲覧対象者の指定、印刷、および編集の可否などのポリシーを簡単に設定できるシステムで、導入に際しては、システムの豊富な標準機能を活かすことで、カスタマイズを抑えた。

また、全省展開されているシンクライアント環境において、ユーザー認証の仕組みとシームレスに連携するとともに、これまでに作成した文書を継続して閲覧できるようにするため、旧システムの設定データを移行するなどして、閲覧者指定システムを刷新した。

同システムの導入により、経済産業省では、閲覧者指定システムのユーザビリティ向上とともに、約5,700名の全職員が利用可能となり、機密性の高い文書においてシステム利用の保護対象範囲を拡大。また、PDF内に編集中のマイクロソフト社のOffice文書を格納してセキュリティを付与することで、編集中の文書も保護。これらにより、文書管理のセキュリティを強化した。

また、これまで人事異動などに伴い、システム管理者が機密性の高い文書に設定するポリシーを変更していたが、課室単位で簡単にポリシーを設定できるようになったため、システム管理者の運用・管理業務の負荷を軽減した。

さらに、ユーザー認証サーバと連携し、保護および印刷した文書に時刻や氏名を透かしで印字することで、情報管理の重要性に関する職員の意識を向上させた。

今後、経済産業省では、さらなるセキュリティ強化を目的に、閲覧者指定システムの利用範囲を省外の経済産業省職員へ拡大することを検討している。