いざ、サイト構築へ

管理センターの上部タブから、「サービス設定」-「SharePoint Online」と進む。SharePointで最も大きな管理単位となるのが、ここで一覧表示される「サイト コレクション」だ。

サイトコレクションの画面

サイト コレクションは、その名の通り「サイト」の集合である。サイト コレクションは、1つのトップサイトと複数のサブサイトで構成することができる。例えば、会社全体でひとつのサイト コレクションを用意して部門ごとにサブサイトを作ったり、目的に応じて複数のサイト コレクションを使い分けることも可能だ。サイトとサイト コレクションをいかにデザインするかが、SharePointを使いこなす上で、最も重要なポイントになりそうだ。特に、記憶域の容量を制御する「サイト クォータ」は、サイト コレクション単位に設定することになるため、あらかじめ制御したい単位でサイト コレクションを構成しておかないと、無秩序にストレージを消費することになるので注意が必要だ。

とはいえ、サイトの作成操作は非常に簡単なので、試行錯誤も気軽に行える。とりあえず、サイト コレクションをひとつ作り、下図のような階層で部門用のサブサイトを作ることにする。

部門用サブサイトの階層構造

まず、管理センターの「サイト コレクション」から「新規」ボタンをクリックして、会社全体のためのサイト コレクションを作成しよう。

サイト コレクションのプロパティ設定画面

ここでポイントとなるのは、「テンプレート」になにを選択するかだ。テンプレートは、簡単にサイトを構成できるよう、あらかじめ必要と思われるコンテンツが設定された雛形だ。SharePoint Onlineには、デフォルトで以下の6つのテンプレートが用意されている。

Wikiサイト
各自がWebページを自由に編集して情報を共有できるWikiを中心としたサイト。

チームサイト
予定表、タスク、ドキュメント共有など、チームで情報共有するための機能を含んだ汎用的なサイト。

ドキュメントワークスペース
主にドキュメント共有のためのサイト。

ブログ
ブログ投稿とコメントを中心にコミュニケートするサイト。

一般的な会議ワークスペース
予定通知、資料の共有、議事録といった、会議の連絡と記録のためのサイト。

空のサイト
自由にカスタマイズできる、空のサイトを作成する。

一般的な情報共有用のサイトには、「チームサイト」が最適だろう。トップサイトはチームサイトで作成し、下位の部門サブサイトは各部門向けに自由にデザインできるよう「空のサイト」を選択することにした。