ワークフローシステム比較28選、企業規模・電子稟議対応製品紹介【2021年】

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムの「ワークフロー」とは、「業務の流れ」を意味する言葉です。

たとえば、稟議や決裁、有給休暇の申請など、企業および組織の中ではさまざまなワークフローが存在します。従来、これらの業務は上長や関係部署の担当者などに書類を回して内容を確認してもらい、捺印をもらうなどの流れが一般的でした。

しかし、このような業務の進め方は決して効率的とはいえず、テレワークなど多様な働き方を実現するうえでの障害にもなります。実際に、2020年に新型コロナウイルスの影響によって緊急事態宣言が発令された際には、書類に捺印をもらうために出社する「ハンコ出社」が話題となり、その後政府はほとんどの公的書類への捺印を不要とすることを決定しました。

このように、業務フローの改革を行なわないまま従来のワークフローを維持していると、大幅に生産性は低下し企業間の競争力低下をも招くことになります。そこで、ワークフローの効率を上げ問題を解決するために、申請業務を自動化するワークフローシステムが求められます。

ワークフローシステム対応可能業務

ワークフローシステムに対応する業務は幅広く、一例として以下のような業務が挙げられます。

• 稟議や決裁：備品の購入、システムの発注
• 経費精算：交通費、出張費、消耗品費の精算
• 労務管理：有給休暇、残業、休日出勤、出張の申請
• 人事関連：住所変更、住宅手当の申請、給与振込先の変更
• 利用許可申請：PC持ち出し、ソフトウェア使用許可申請

社内における業務を一つひとつ見直してみると、上記以外にも多くの業務がワークフローシステムに対応できるはずです。

ワークフローシステム製品28点を紹介

ここでは、ワークフローを電子化・システム化するためのワークフローシステムを28製品を大企業向け・中小企業向けなどタイプごとに紹介します。

大企業向けワークフローシステム11選

「Jira Software(ジラソフトウェア)」は世界中の 65,000以上の企業で利用されるプロジェクト管理ツールです。作業を分解してタスク化、ボード上で可視化し、全体の進捗管理を行う環境を整えることで、チームの業務効率化を実現します。

3,000 種類以上の拡張アプリからニーズにあったものをアドオンすることで、業務内容に合わせてツールを最適化できるなどカスタマイズ性も高く、幅広いニーズにも対応。豊富なレポート機能で、メンバーが入力した課題状況をリアルタイムで共有でき、進捗状況の可視化することで、スケジュールの優先度を意識した働き方を促進できます。

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「Hi-PerBT ワークフロー」は、クラウドなどのWeb上で稟議・届出・業務帳票の回覧まで運用でき、ハンコ文化の見直しに貢献するシステムです。 自宅からWebで申請、承認までをスマートフォンやタブレットからも利用することが可能です。

帳票作成は専門知識が無くてもマウスで簡単にレイアウトできます。また、いま使っているExcel帳票をワークフロー帳票に変換することも可能です。入力項目も取り込み可能で、変換後のワークフロー帳票の修正も簡単に行えます。申請のガイダンス機能、代理機能（代理承認・代理申請）、督促メール機能、システム連携など様々な機能があり、業務の流れを明確化し、改ざん・紛失防止などセキュリティを強化しつつ業務・意思決定のスピードアップを支援してくれます。

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複雑な業務にも対応する標準機能と高い拡張性を持つ中堅・大規模組織向けワークフローシステムです。大規模かつ複雑な組織構造が考慮された設計で、人事異動や組織改編にも素早く柔軟に対応できます。

ユーザビリティを追求したUIで、紙のようなインターフェース、ドキュメントビューアとなっており、申請、承認などの入力アクション、回付状況、閲覧、関連書類へのナビゲーションなど、書類に関する操作を1画面で違和感なく行うことができます。また、これまで使用していた申請書のようなフォームをノンプログラミングで作成可能なため、社内のあらゆる申請手続きを簡単に電子化することができ、書類の「作る」「待つ」「探す」時間を短縮。周辺システムやグループウェアとの連携にも強く、システム運用の省力化を実現するほか、柔軟なアドオン開発も可能です。

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「Questetra BPM Suite」はあらゆる業務をシステム化するワークフローシステムです。ワークフローや業務プロセスを「ドラッグ＆ドロップ」で可視化・構築できます。構築されたワークフローは定形業務として運用することが可能なので、誰でも業務の流れや品質を保ち仕事を進めていくことができます。

また、人が進める処理工程とロボットやシステムが進める処理工程をひとつのワークフロー内で管理することができるため、他のワークフローシステムでは実現不可能な高度な条件分岐やループ処理も可能です。そのほか、外部のクラウド・SaaSシステムとAPIで連携や、テンプレートを活用することで最短での稼働も実現できます。

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「Smart Workflow Cloud」は日本企業特有の申請・承認ルールに対応した申請ワークフローです。Microsoft 365との親和性に優れ、クラウドのメリットを最大限活かせます。

長年の実績で蓄積した、日本企業特有の申請・承認ルールのノウハウを反映したワークフローエンジンに加え、すぐに使える「在宅勤務」ワークフロー申請書テンプレート集を装備しています。

使用頻度が低く、効率化が難しい紙の申請・承認業務も、短期間・低コストでデジタル化が可能になります。Microsoft 365を利用中の企業にとって、最適な利用環境を提供できるでしょう。

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「Documal」は、文書管理・ワークフロー機能が充実した統合的な文書管理システムです。文書のライフサイクルをルール化し、情報を一元管理できる仕組みを提供してくれます。製造業・流通業をはじめ実績多数で、その管理範囲は業種を問いません。26年もの豊富な実績もあるので、安心して導入できるでしょう。

インターネット環境があればどこからでも利用できるクラウドサービスなので、PC、タブレット、スマートフォンと端末を問わずにセキュアな情報共有が可能。さらに、社外からの利用もできるので、社外取引先との情報共有に活用することも可能です。

無料でお試しができるので、操作感や運用イメージを事前につかめます。

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「ジョブカンワークフロー」は、稟議をはじめあらゆる社内申請に対応したクラウド型のワークフローシステムです。導入は最短5分で完了し、直感的なUI設計で操作方法もシンプル。「マウスでクリックして移動するだけ」の簡単な操作で各種申請フォーマットを作成できます。

また、PCだけでなくスマートフォンからも申請・承認が行えるため、申請書作成や承認処理などの管理業務を大幅に効率化することが可能。スマートフォンで撮影した書類なども簡単に添付、そのまま申請できます。

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「Styleflow」は、1ユーザーあたり月額300円というコストパフォーマンスに優れたクラウド型のワークフローシステムです。スマートフォンやタブレットへの標準対応はもちろん、モバイルワークに適した使いやすいシンプルデザインを採用。

使用頻度が高い申請書類をお気に入り登録したり、現在対応中の申請をホーム画面で確認したり、作成中・申請中・承認待ちの3つのタスクがひと目で分かったりと、その使い勝手も抜群です。規模を問わず利用できるほか、まずは組織の一部で利用するなどスモールスタートにも適しています。

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「WaWaFlow」は、インターネット環境さえあれば場所を問わずアクセスできるクラウド型のワークフローシステムです。ハードウェアの準備や運用、ソフトウェアのバージョンアップなどに予算をかけることなく、1IDあたり月額400円～という低コストで利用できます。

簡単に作成できるフリーフォーム、変則的なルートにも対応する承認ルート作成、条件検索が可能な検索・閲覧機能、未承認確認/督促メール発信/滞留アラームといった滞留防止機能、申請に対するコメント機能など、多彩な機能で柔軟に対応できます。

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「Streamline」は、1ユーザーあたり月額300円～の低コストで利用できる、電子稟議に強いクラウド型のワークフローシステムです。金額や入力内容による条件分岐、事前定義ルート、申請者による手動設定ルート、捺印機能、指定時間自動承認など、各企業の業務に最適な環境を構築できます。

ワークフローに利用する申請フォームは入力項目のドラッグ＆ドロップで簡単に作成可能。APIを利用した自動申請や承認済みデータの取得、日本語・英語の言語切り替え、各種グループウェアとのシングルサインオン連携、高度なセキュリティなどもポイントです。

2020年5月18日より90日間無償間提供開始（https://streamline.mitori.co.jp/campaigns/202005_telework_support_campaign.html）

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「TeamSpirit」は、勤怠管理や工数管理、経費精算に電子稟議、さらにSNS機能を一元化することで、業務の効率化と管理業務の負荷削減を図ります。利用者の「面倒くさい」を徹底的に排除し、生産性をアップしてくれるシステムです。

わかりやすい画面設計で操作しやすいのも特徴。システムに不慣れな社員がいる場合でも安心できそうです。データ自体は、金融機関も使っているSalesforce Platformにて管理。加えて、ミラーリングや日次バックアップによって、99%以上の稼働率を誇るセキュリティ体制です。

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中小企業向けワークフローシステム8選

「承認Time」は、企業で発生する身近な書類について、申請・承認のワークフローと保管のすべてをWeb上で一元管理できるクラウドシステムです。スマートフォンやタブレットからもアクセスでき、いつでもどこからでも申請・承認できます。 リモートワーク対応やペーパーレス化、内部統制はもちろん、組織の迅速な意思決定を促しそのプロセスを「見える化」します。

社内文書の電子化に特化しており、ノンプログラミングで導入も可能。それでいて複雑な承認フローにも対応してくれます。また、1ID＠300円の業界最安クラスなのも魅力。無料トライアルから開始できるので、まずは試してみるのもいいでしょう。

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紙の書類イメージそのままに直感的な入力フォームで安心・お手軽に始められるワークフロークラウドサービスです。ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、ストレスなくペーパーレス化、データベース化を同時に実現。

ノンプログラミングでフォーム作成や承認ルート設定が可能となっており、「便利な入力・申請機能」でミスを減らしながら業務を効率化できます。あらゆる申請業務を電子化することで、迅速な意思決定、生産性向上に繋げます。汎用性も高いため、稟議だけでなく、仮払申請や勤怠諸届、備品等の発注申請など様々な社内申請や届出書類の電子化にも活用できます。様々な業種・企業で導入されており、組織の特徴やそのニーズに合わせて利用が可能です。

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「Create!Webフロー」は、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。クラウド版は初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

今使っている紙の申請書のイメージ・運用を引き継ぎたい、承認・決裁処理をスピードアップしたい、グループウェアや基幹システムと連携して業務を効率化させたい等をお考えの企業におすすめです。

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「freee」は、稟議書/汎用ワークフロー機能を備えたクラウド型の会計ソフトウェアです。「項目」と「入力形式」を組み合わせて独自の申請フォームを作成し、社内における申請から承認までのフローに柔軟に対応できます。

権限を持つメンバーによる申請の経路は、複数の承認者と承認の順番なども設定が可能。申請後に承認者が「承認・却下・差戻し」のアクションを取るとメールで申請者に通知が届き、申請状況の確認・修正がスムーズに行えるほか、承認された申請から支払依頼の作成/経費精算の作成/稟議書・汎用ワークフローの作成/取引の登録といった操作もできます。

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「MAJOR FLOW Z FORM」は、簡単に申請書画面が作成できる「FormDesigner」が便利なワークフローシステムです。豊富なサンプル申請書を利用すれば短期間での導入にも対応します。マスタ参照やスクリプトによる機能拡張も可能で、自社の業務にあった決裁フローを実現してくれます。

そのほか「MAJOR FLOW Z」シリーズとして、就業管理用の「MAJOR FLOW Z TIME」、経費精算用の「MAJOR FLOW Z KEIHI」、デベロッパー向けの「MAJOR FLOW Z CORE」、経費・就業・ワークフローを網羅したクラウド版の「MAJOR FLOW Z CLOUD」もラインアップされています。

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「業務デザイナー」は、プログラミングなどの専門知識なしで自社用にカスタマイズできるワークフローシステムです。標準テンプレートを基にレイアウトを作成し、入力用パーツを配置するだけで簡単に構築ができます。

モバイルデバイスにも対応しており、決裁の早期化やリアルタイムかつ広範囲な情報の一元化を実現。簡単な操作でリアルタイムにデータを抽出し、自由に分析資料を作成できるデータ分析、人工知能を活用したキーワード自動解析ツール、帳票に捺印される印鑑イメージや承認された際の証跡など内部統制に必要な各種機能も備えています。

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「Findワークフロー」は、建設業・住宅業・土木業・建機レンタル業向けに特化したワークフローシステムです。ワークフロー機能に加えて、文書管理機能やポータル機能、グローバル対応、さらには外部システムとのデータ連携機能も備えています。

申請や承認は、メールと同じ感覚で状況を確認でき、探している帳票がどこにあるかわからない場合も全文検索ですぐに探し出せます。管理者による自由度の高い画面設定、申請項目・文書項目の簡単作成、ドラッグ＆ドロップで行えるルート作成、全17種類に対応した承認ルートなども特徴です。

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グループウェア一体型ワークフローシステム5選

「rakumoワークフロー」は、グループウェアのGoogle WorkspaceまたはSalesforceの機能を拡張する、クラウド型のワークフローシステムです。Google WorkspaceやSalesforceが持つ機能を活用しつつ、不足している機能を補います。

すでにWorkspaceを利用している会社なら、既存の環境に勤怠管理や電子稟議、経費精算といったシステムをシームレスに組み込めます。現在、Google WorkspaceやSalesforceを利用している企業には、導入をおすすめしたいシステムです。

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「J-MOTTOワークフロー」は、使いやすさ・わかりやすさにこだわり、充実の機能を搭載したクラウド版のワークフローシステムです。1ユーザーあたり月額200円から利用できるリーズナブルな料金体系に加えて、サーバの準備や運用、ソフトウェアのインストールなどにかかるコストは一切不要。

なおかつ使いやすい簡単操作で、スピーディーな申請・承認業務を実現することができます。もちろん、処理待ち一覧や申請書作成～承認、申請書検索などスマートフォンでの操作にも対応。そのほか、同社が提供する「J-MOTTOグループウェア」ともシングルサインオンで利用できます。

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「eValue V」は、ワークフロー/ドキュメント管理/スケジューラ/コミュニケーションの主要機能と、数多くのオプション機能で構成された統合型のグループウェアです。

組織情報/グループ情報/ユーザー情報を利用できるきめ細やかなアクセス権限設定、組織に合わせた情報提供を可能とするポータル、スマートフォンに最適化された画面デザイン、業務手順を社内・チームで共有できる掲示板とワークフローなどを備えており、それぞれがシームレスに連携しながら、企業内の情報をひとつに統合します。

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「POWER EGG 3.0」は、グループウェア/汎用申請ワークフロー/Webデータベース/経費精算ワークフロー/CRMという5つの機能を連携し、業務プロセスを可視化できる統合型コラボレーションツールです。

汎用申請ワークフローでは、申請時や承認途中での承認者追加など柔軟な手続きもシステムで実現。上位の決裁者による急ぎの承認決裁や、複数の役職の同じ承認者がいる場合にまとめて承認をもらうことも可能です。経費精算ワークフローについては、会計システムだけでなく原価管理システムとの連携も実現。入力支援機能で入力作業時間や入力ミスも削減できます。

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「Gluegent Flow」はGoogle Workspace、もしくはMicrosoft 365に組み込んで使えるクラウド型のワークフローシステムです。グループウェアのアカウントをそのまま利用できるため、「Gluegent Flow」のためにアカウントを作る必要がありません。

また、アカウントや組織の管理をグループウェア側でおこなうと、「Gluegent Flow」に自動で反映。自分のアカウント同様、個別に作成したり管理したりせずに済むので、利便性の高いシステムです。

エクセルからの移行に適したワークフローシステム5選

WebとExcelが使える方なら誰でも簡単に作れ、修正できる、直感的な操作性を持つワークフローシステムです。いま使っているExcelファイルをそのまま申請フォームに変換できるため、難しいプログラミングや専用ソフトウェアは不要。様々な「ワークフローあるある」問題を解決する機能も標準搭載しているうえに、連携機能も充実しています。

また、タブレットやスマートフォンでも利用でき、自宅や出先でも申請・承認を行えます。申請書ひとつから、また少人数から数千名規模での導入など、様々な使い方にも対応しています。

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いま使用している紙の書類をそのまま再利用することで、 ワークフローの電子化を実現するクラウドサービスです。 書式の再利用に加え、多岐にわたる承認/決裁ルートを自由に 設定可能。

柔軟・多彩な機能で業務に負担をかけることなくワークフローの効率化を実現します。 コンプライアンス強化のため決裁フローの可視化にも最適です。

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「楽々WorkflowII」は、本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現できるワークフローシステムです。データ項目設計とマウス操作によるレイアウト編集のみで、特別なツールを使うことなくWebブラウザから思い通りの画面が簡単に設定可能。使い慣れたMicrosoft Excelによる画面作成も可能です。

申請フォームや承認フローの設定にも、専門的なプログラミング知識は必要ありません。企業規模を選ばないきめ細かなユーザー・組織管理、スマートフォンやタブレットへの標準対応、日本語に加えて英語・中国語への標準対応なども特徴です。ニーズに応じて選べるクラウド版とパッケージ版がラインアップされています。

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「AppRemo」は、Microsoft Excelで作成した申請書類を申請フォームとして利用することができる、ワークフローシステムです。ExcelファイルをアップロードするとPDF形式に変換され、画面上で確認することが可能。そのままワークフロー上で閲覧・承認が行えるため、これまで紙で行っていた運用を変えず、教育や設定などにも時間をかけることなく簡単に電子化できます。

自由度の高い承認ルート設定、滞留や見逃しを防止するメール通知、過去の書類の検索・閲覧、データの取り出しおよび他システムへのデータ連携・集計など、多彩な機能も魅力です。

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「ワークフローEX」は、Excelファイルをそのままワークフローにのせられるシステムです。入力フォーム自体がExcelのため、操作に戸惑うことなくシステムを活用できるでしょう。Excelで作成した稟議書などのファイルは、ドラッグ&ドロップするだけで申請可能です。

申請画面はブラウザ上で利用できるので、アプリのインストールも必要ありません。PCだけでなく、タブレットやスマートフォンでも動作できます。操作性に優れているので、初めてのシステム導入でも安心できるでしょう。

システム導入3つのメリット

ワークフローシステムを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。3つのメリットを紹介します。

メリット1：申請業務の効率化

ワークフローシステムを導入するメリットとして1つ目に挙げられるのが、申請業務の効率化です。

冒頭でも紹介したように、従来のアナログ的なワークフローの場合、書類を印刷し捺印をもらう作業は手間がかかり非効率的です。また、上長や関連部署の担当者が出張や会議で不在の場合、その人の手が空くまで待っていなければならず、その分承認が遅れてしまいます。

しかし、ワークフローシステムを導入することにより、オンラインで迅速に関係者や関係部署に申請を回すことができます。また、申請者は捺印をもらうために社内を歩き回る必要もなく、業務時間を無駄にすることもありません。

メリット2：ガバナンス（内部統制）の強化

従来のワークフローの場合、書類に印鑑が押されてあったとしても、本当に承認者が確認したものなのか証明することは困難です。

たとえば、承認者が社内で見つからず、申請者が勝手にデスクの上から印鑑を拝借し書類に押印した可能性も否定できません。多くの申請者はそのような不正を行なうことはないものの、一度でもそのような不正が見つかると企業としての信頼性や管理体制が疑われてしまいます。

そこで、ワークフローシステムを構築することにより、第三者が書類を偽造したり、勝手に印鑑を押して書類を承認したりするなどの不正が発生しにくくなります。

ワークフローシステムには本人以外がログインすることはできないため、これまで以上に承認作業の信頼性が高まり、企業のガバナンス強化および信頼性も担保されることとなります。

メリット3：コスト削減

従来のワークフローでは、書類を印刷するための用紙やトナー代などの経費に加え、物理的に書類を回して承認を得るという作業により、労働者の時間も奪われていました。

そこで、ワークフローシステムの導入により、従来のワークフロー機能に比べて書類の印刷にかかるコストや、承認をもらうためにかかる工数が大幅に削減されることになります。用紙やトナー代といった経費はもちろんですが、労働者の作業効率化によって人件費も削減できます。

ワークフローシステム導入時の注意点

さまざまな面でメリットの大きいワークフローシステムですが、導入にあたっては注意すべきポイントがあります。こちらも3つのポイントに分けて解説します。

ワークフローシステムに対応できる業務を見極める

経費精算や備品の購入など、ペーパーレス化が可能な申請業務はワークフローシステムと親和性が高い特徴があります。

一方で、たとえば法律によって定められている手続きや申請業務の場合、書類の原本を提出する必要があります。当然のことながらこれらのペーパーレス化を実現することは難しく、必ずしも全てがワークフローシステムに対応できるとは限らないのです。

そのため、自社の業務をあらためて見直したうえで、どの業務がワークフローシステムに対応できるのかを見極める必要があります。

承認者を見直し業務負担を軽減する

ワークフローシステムに対応する業務を見極めると同時に、現在のワークフローで設定されている承認者もあらためて見直してみましょう。

上位の管理職になればなるほど、多くの申請業務において承認者に含まれるケースは多いものです。しかし、あまりにも数が増えすぎてしまうと、承認する側の管理職も細かい内容まで確認しないまま承認することがあり、承認の意味がなくなってしまいます。

そもそも本当に承認が必要なのか、あらためて確認したうえで、管理職の業務負担を軽減するためにも承認者を絞り込むことを検討してみましょう。

セキュリティ管理を厳重に行なう

ワークフローシステムでもっとも注意しなければならないのが、厳重なセキュリティ管理です。システムそのものに対する不正アクセスへの対策はもちろん重要ですが、それ以上に重要なのがシステムのユーザーである従業員のアカウント管理です。

万が一何らかの理由によってアカウント情報が外部に漏れた場合、不正なログインが行なわれ機密情報が漏洩する可能性もあります。ワークフローシステムを構築する際には、IDやパスワードに加えて、生体認証など本人以外はログインできない仕様にすることも検討しておきましょう。

ワークフローシステムを選ぶポイント

ポイント1：誰でも簡単に操作ができるか

業務申請・承認手続きをシステム化して業務効率化を図るためには、システム移行をスムーズにしなければいけません。そのため、誰でも簡単に使用できるUI設計がされた製品であるかを確認してください。紙に記入する感覚で使用できるシステムであれば、ITスキルがない人でも安心して使用できます。

ポイント2：自社に見合う機能が備えられているか

業務申請・承認手続きをシステム化するための十分な機能が備えられているかを確認してください。自動制御機能や申請修正機能、アラート機能などの機能面をはじめ、スマホ対応や多言語対応か確認することも大切です。

豊富な機能が備えられていても、自社に見合う機能が備えられていなければ、業務申請・承認手続きが複雑化してしまいます。業務効率化や生産性向上を目的として導入する場合は、自社に見合う機能が備えられている製品を選びましょう。

また、標準仕様だけでは自社に見合わないこともあります。このような場合は、提供会社に相談をして、カスタマイズができるか確認してみてください。

ポイント3：セキュリティは万全であるか

クラウド型ワークフローシステムは、業務申請書を電子化して保存できて便利な反面で、サイバー攻撃などで重要な書類が外部に漏れる危険性も潜んでいます。そのため、各製品のセキュリティ対策も比較してみてください。

スマホ対応で外出先でも業務申請・承認が行えて便利ですが、従業員にも必要な情報だけ閲覧させるように、IDやアクセス権限が付与できる製品だと安心です。

人事異動等により申請者の所属や役職が変更になることを想定して、ID権限の付与や削除が簡単に行えるかも確認してみてください。

まとめ

働き方改革や業務効率の向上が注目される昨今、ワークフローシステムはこれらの取り組みを加速する重要な鍵となります。さらに、業務全体のスピードアップや見える化、ペーパーレス化によるコスト削減などにも効果を発揮してくれる頼もしい存在です。

「まだワークフローシステムを導入していない」「導入済みだが使いづらい」といった企業の方々は、ぜひこの機会にベストなワークフローシステムを選び、競合他社へのアドバンテージにしてください。

現在、各ベンダーからさまざまな機能を持つワークフローシステムが提供されており、どれを選べば良いか迷ってしまう場合もあると思います。各製品についてのより詳細な情報を知りたい方は、ぜひこちらから資料請求をしてみてください。