Google Appsの人事活用【概要編】

本連載ではこれまで、「Google Apps for Work」のセキュリティやメール、グループウェア、営業支援に関する機能を紹介してきた。そこで今回は、人事関連の活用方法について見ていこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)
大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GoogleAppsの導入サポート実績はこれまで2,000社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GoogleAppsの普及に尽力。 提供:サテライトオフィス

人材の能力を客観的に判断する人事評価システム

少子高齢化が進む現代社会において、企業では人材の確保が極めて重要な課題となっている。しかし、求める知識・技術・スキル・経験などが基準を満たしていない人材ばかりが増えると、今度はビジネスとして成り立たなくなってしまうから困りものだ。そこで必要不可欠なのが、人材を的確に評価するためのシステムである。

人々が仕事をする上で非常に重要なのがモチベーションだ。このモチベーションは人間関係や職場の雰囲気、そして正当な評価と報酬によって大きく変化する。いくら優秀な人材でも、正当な評価が得られなければモチベーションが低下し、不満が蓄積した結果辞めてしまう可能性もある。逆に、正当な評価でモチベーションが上がればさらなる業務成績の向上が期待でき、企業としても大きなプラスにつながるだろう。企業にとって重要な財産となる優れた人材をより多く確保するためにも、人事評価には細心の注意を払うべきなのだ。

しかし現状を見ると、上司の主観的な判断で評価を決定している企業は意外にも多い。上司も人間である以上、多少なりとも評価に感情的な部分が入るのは否めないが、その比率をできるだけ抑え、可能な限り明確な成績を見て判断することが求められるのである。

もちろん、上司の脳内で査定していたのでは、こうした公正な判断を行うのは難しい。そこで求められるのが、人材の能力を客観的に見るための人事評価システムだ。

Google Apps for Workで集計の手間やミスを抑制

人事評価システムの基本となるのは、まず社員ごとに明確な目標設定と達成度を分かるようにすること。目標に関しては、可能な限り実情に即したものが望ましい。完璧なイコールコンディションの業務なら問題はないが、たとえば担当エリアによって新規見込み顧客の潜在度が異なる営業職などでは、その辺りも考慮した目標設定が必要だ。また、「ビジネスは結果がすべて」という考え方もあるが、一方でその結果を出すまでのプロセスを見ることで「いかに効率的な仕事ができているか」「どこまで前向きに業務へ取り組んでいるか」といった、今後の成長度合いを計る材料が得られるのも事実。大器晩成型の芽を摘むことがないよう、上司によるレビューを併記できると良いだろう。

これらの内容をExcelで管理するのもひとつの方法ではある。しかし、評価シートの集計や確認に手間がかかったり、場合によっては集計時に入力ミスが発生する可能性も出てきてしまう。また、メール添付で送付する際には宛先の誤入力による情報漏えいの危険性が、共有フォルダで作業する際も複数担当者の同時作業で上書きされたり順番待ちが発生したり、といった部分が気になるところだ。

こうした点において、Google Apps for Workを使えばより効率的な人事評価システムが実現可能となる。まず、Googleドキュメントのスプレッドシートは複数人での同時編集ができるため、誤送信に起因する情報漏えいの心配は不要。もちろん、上書きや順番待ちのような作業効率が悪化する原因も絶つことができる。評価シートをフォーム機能で置き換えれば、スプレッドシートへの自動集計まで行うことが可能だ。また、評価基準の改定が発生した際に、いくつものファイルを変更する手間が省けるといったメリットもある。

このようにGoogle Apps for Workは、人事評価システムを作る上でも適した機能を備えている。そこで次回は、Google Apps for Work上でより利便性の高い人事評価システムが使える用になるアドオンについて見ていこう。

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