Microsoft 365と安否確認アドオンを連携し、表示項目をカスタマイズ

■安否確認のカスタマイズ

基本的には前回まで紹介した内容だけでも安否確認アドオンを使用できますが、組織の実態に合わせてカスタマイズした方が、より実用的な運用になるでしょう。安否確認アドオンには、Microsoft 365とのアカウント連携、表示項目のカスタマイズ、安否確認フォームのカスタマイズなどの機能があります。

■Microsoft 365アカウントとの連携

Microsoft 365のテナント管理者のユーザーアカウントを安否確認アドオンに登録しておくことで、Microsoft 365のユーザーアカウントを自動的に安否確認アドオンに取り込むことができます。一度設定すると定期的にMicrosoft 365からユーザー情報が取り込まれるので、いちいち手作業でMicrosoft 365アカウントを安否確認アドオンに入力する必要がなくなります。逆に、Microsoft 365テナントの一部のユーザーだけで安否確認アドオンを使用する際は、連携を設定しないでください。

実際に連携を設定するには、安否確認アドオンの管理者画面を使用します。Microsoft 365のSharePoint安否確認アドオンの管理者画面の開き方は、当連載の第73回の記事を参照してください。

(1)安否確認-管理者画面で「←」「→」ボタンをクリックし、横スクロールして「組織情報取得の設定」タブを表示させる
(2)「組織情報取得の設定」タブをクリック
(3)Microsoft 365の管理者のユーザー名を入力
(4)Microsoft 365の管理者ユーザーのパスワードを入力
(5)「設定の保存」ボタンをクリック

※安否確認アドオンでは、Microsoft 365を旧名のOffice 365と表記しています。

この設定を行うことで、安否確認アドオンは自動的にMicrosoft 365テナントからユーザーアカウントを取り込むようになります。 以下は、数日経過後の安否確認-管理者画面の例です。

(6)クリックすると、今すぐMicrosoft 365から情報を取得する
(7)取得履歴。毎日、自動的にMicrosoft 365から情報を取得していることを確認できる

■表示項目の制限

安否確認アドオンでは多くのユーザー情報を保持しますが、その中には不要な項目もあるかもしれません。たとえば組織の所属の場合、中小企業では「事業部」「部」「課」「グループ」と4階層もの部署は不要なことが多いでしょう。あるいは、メールアドレスやチャットアドレスはいくつも必要ないかもしれません。そこで、表示する項目を取捨選択できます。

(1)安否確認-管理者画面の「表示項目の設定」タブをクリック
(2)使用しない項目のチェックボックスをオフにし、使用する項目のチェックボックスをオンにする

項目を表示するかしないかだけでなく、閲覧専用として設定するチェックボックスもあります。たとえば、氏名や会社メールアドレスを勝手に変更されると、Microsoft 365と安否確認の情報の整合性が取れなくなって、混乱の原因になるかもしれません。こうした場合は、編集不可にしたい項目の「閲覧専用」チェックボックスをオンにします。

(3)設定を終えたら、表示項目の下部にある「更新」ボタンをクリック

(4)確認ウインドウで「OK」をクリック

保存後、もう一度表示される確認ウインドウも「OK」をクリックします。SharePointでユーザー情報を登録する「自分の情報登録」画面を開くと、チェックボックスをオフにした項目が消えていることを確認できます。

(5)カスタマイズした「自分の情報登録」画面

なお、「閲覧専用」チェックボックスをオンにした項目は、グレーアウト表示となって編集できません。このように、自分の組織の実情に合わせた表示設定に変更することで、より運用しやすくなります。

次回は、安否確認フォームのカスタマイズを紹介します。たとえば、標準フォームの「インフルエンザ確認」をカスタマイズして、「ワクチン接種状況」フォームを作成することもできます。

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