便利な勤怠管理システムの打刻機能 - 最先端の打刻機能で業務を効率化

[2018/06/01 16:36] ブックマーク ブックマーク

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有給休暇や代休など、企業の勤怠管理は煩雑になりがちです。従業員が多ければ特にそうで、管理表や申請書を使ったアナログな方法では致命的なミスが発生しやすいというリスクがあります。そんなリスクを最小限に抑えるために、便利な勤怠管理システムがたくさん開発されているのです。ここではそんな便利な勤怠管理システムの機能を紹介します。

直行直帰の多い職種で便利なGPS打刻

直行直帰の多い業種に便利なのが、GPS打刻機能を備えた勤怠管理システムです。GPS打刻というのは、スマホや携帯電話などのGPS情報をもとにして、位置情報とともに打刻をすることができるシステムです。

例えば、営業職や訪問介護などの現場では、外出先からの直行直帰をすることも多いでしょう。その場合、従業員の自己申告だけではたとえ不正をしていたとしても企業側は判別することができません。しかし、GPS打刻機能を使えば従業員は自分の持っているスマホから打刻をするため、『いつ』、『どこで』出退勤をしたのかが正確に記録されるのです。

また、スマホを使った打刻であるため、操作性も高いのが特徴です。パソコンなどを使い慣れていない従業員だったとしても、普段から使っているスマホや携帯電話などで簡単に操作することができるので、企業内への浸透も早いでしょう。直行直帰の多い職種で抱える未記入や不正報告を防止するために導入する企業も増えてきています。

マルチデバイス対応の勤怠管理

便利な打刻機能を備えている勤怠管理システムは従来もありました。しかし、その多くはパソコンでの入力や管理が必須条件で、他のデバイスからの打刻や管理はできないのが普通だったのです。最新の勤怠管理システムでは、この点を大幅に改善し、システムによってはマルチデバイスに完全対応しているものも多くなってきています。

パソコンだけではなく、スマホやタブレットなどでも勤怠管理を行えることで、普段から使い慣れているデバイスでの操作を可能にしています。さらに、勤怠管理システムをクラウド化することによって、いつ・どこにいてもインターネット環境さえあれば打刻をすることができるというのも大きなメリットです。

従業員の打刻だけではなく、管理者側の操作もマルチデバイス化することで、利用シーンに合わせた利便性を追求しているものもたくさんあります。

PC作業の多い業種は自動打刻機能

パソコン作業の多い業種に便利なのが自動打刻機能です。打刻といえば、以前は出社時にタイムカードを使って打刻するのが普通でした。それが、打刻はクラウド上で行っているという企業も多くなってきています。

しかし、クラウドでの勤怠管理は管理者側としては楽ですが、打刻をする従業員側としてはタイムカードよりも手順が多くなります。「パソコンの電源を入れ、ブラウザやソフトを立ち上げ、専用ページにログインし、打刻をする」、この一連の流れを簡略化してくれるのが自動打刻機能です。

勤怠管理システムの管理者が自動打刻機能を有効にしている場合、従業員は自分のパソコンを立ち上げただけで打刻をしたことになります。パソコンの電源やOSへのログインを勤怠管理システムと結び付けることによって、打刻作業という生産性のない作業を簡略化してくれるのです。従業員の負担も軽くなるため、デスクワークがメインの業種には、特に向いている機能です。

組織運営を効率化

便利な打刻機能を備えている勤怠管理システムはたくさんあります。出退勤の管理は企業にとって非常に重要な問題でありながら、その一方で、打刻作業というのはとても面倒くさいものです。管理者側にとっても、従業員側にとっても、本業に集中できる環境づくりを目指すことで組織全体が効率化されます。業務とは関係のない打刻という作業を効率化し、効率的な組織運営に役立てましょう。

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