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【特別企画】

ワークフローシステムは「申請・承認システム」ではない――成果に繋がるワークフロー構築の、3つのポイント

[2021/05/13 13:00] ブックマーク ブックマーク

ワークフローシステムを活用する最終的な目的は、現場にある様々な業務プロセスの効率化(QCDを向上)だ。ただ、実態としては、この本義が見落とされているケースが多い。現状のワークフローシステムは、社内の申請・承認業務に閉じた利用がされているからだ。

事業部門、バックオフィス、情シス、……こうした様々な現場にある業務プロセスを効率化する場合、ワークフローシステムの用途は申請・承認業務に留まっておくべきではない。業務上で利用する様々なツール。業務上で接する社内社外の様々な関係者。これらを繋いで業務プロセスを円滑化することを、ワークフローシステムの活用では目指す必要がある。

ビジネスの現場にある様々な業務プロセスを円滑化していくにはどうすればよいか

ビジネスの現場にある様々な業務プロセスを円滑化していくために、ぜひダウンロード資料をチェックしてほしい。

では、今述べたような活用を実践する上では何に留意すべきか。本稿ではリリースからわずか4か月で世界150以上の国と地域から5000以上もダウンロードされた実績を持つ次世代型ワークフロー製品「Questetra BPM Suite」の提供企業である、クエステトラが公開するドキュメントより、ワークフローで成果を生むための3つのポイントについて紐解いていきたい。

クエステトラ提供資料
2021年以降のワークフローにまつわる課題とは何か
~ ワークフローシステムについての3つの課題と解決策~

> > 資料ダウンロードはこちら

成果に繋がるワークフロー構築の、3つのポイント

市況はめまぐるしく変化している。ビジネス上で順守せねばならない法規制も、絶えず新しいものが生まれている状況だ。この変化に業務やプロセスを応対させていかなくては、やがては市場の中で取り残されてしまうだろう。

こうした状況を踏まえ、クエステトラはドキュメントの中で、ビジネスが成長していく過程では高度なワークフローシステムが “自ずと” 必要になってくると提唱。この「より高度なワークフローシステム」が必要とする要件について、大きく以下の3つを挙げる。

「より高度なワークフローシステム」の要件
(1)各社、各部署の状態や変化に応対できる高い柔軟性
(2)既存システムや各種サービスとの連携
(3)社外とのやり取りのスコープ

(2)について細かくみてみよう。

Google ドライブやSlack 、Boxといったサービスは、今や多くの企業でスタンダードに利用されるものとなった。業務のプロセスで共有される情報や資料がこれらのサービス上に置かれることも少なくない。外部サービスや既存システムとワークフローシステムが連携できることは、プロセスの円滑化にあたってもはや必須要件だといえるだろう。ただ、ワークフローシステムの中には、こうした連携にあたって別サービスの申し込みが必要だったり、高額なカスタマイズを行わねばならないものが多い。「より高度なワークフローシステム」を求めるならば、導入評価の段階で次の3点をチェックしておくべきだ。

・外部サービスとの連携が柔軟にできること
・外部サービスとの連携において、不要なコストが発生しないこと
・セキュリティ・ガバナンス面に配慮できること

*  *  *

ダウンロード資料ではこのほか(1)(3)についても詳細を解説。ワークフローシステムの本義であるプロセスの円滑化と業務効率化を果たすためのポイントを紹介している。業務やそこにあるプロセスに課題を抱えているならば、ぜひご覧いただきたい。

ダウンロード資料のご案内

クエステトラ提供資料
2021年以降のワークフローにまつわる課題とは何か
~ ワークフローシステムについての3つの課題と解決策~

> > 資料ダウンロードはこちら

[PR]提供:クエステトラ

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