【特別企画】

ムダな作業を一掃させたい企業に朗報!集計作業やデータ入力を、ロボットで簡単に自動化する方法

[2020/07/17 09:00] ブックマーク ブックマーク

人手不足や景気の変動で現場業務が逼迫するなかで、どうすれば顧客のニーズに応えることができるか、頭を悩ませるビジネスパーソンは多いのではないだろうか。

ビジネスの現場で行われている業務には、データの入力や集計作業、レポート作成など、繰り返し作業が必要になるが、時間のかかる作業が意外に多い。こうした定型作業に時間をとられるあまり、営業活動や顧客対応など本来の仕事に集中できていないと感じている人も少なくないはずだ。

このような定型業務を自動化し生産性向上を実現するツールとして、近年話題になっているのがRPA(ロボティックプロセスオートメーション)だ。日本国内でRPA導入に取り組む組織は増加傾向にあり、さらなる拡大を計画する企業も多い。

「いまビジネスパーソンが知っておくべきRPAのすべて」

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しかし、このRPA導入において課題の一つとなっているのが、操作できる人材の不足だ。一般的にRPAツールでロボットを開発する場合、変数や引数、条件分岐といった、プログラミングの基礎的な知見が必要となる。また、RPAツールを使いこなすには一定の学習も求められるため、一般のビジネスパーソンがRPA開発者を兼ねて、自身の作業を自動化するにはなかなかハードルが高い。

本稿ではそれとは全く別のアプローチとして、UiPathのホワイトペーパー「ロボットがあなたの頼れる部下に? いまビジネスパーソンが知っておくべきRPAのすべて」から、ビジネスパーソンが現場で個人の作業を自動化する方法を紹介したい。

ビジネスの現場で手軽に業務を自動化する方法とは?
ロボットがあなたの頼れる部下に? いまビジネスパーソンが知っておくべきRPAのすべて
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ビジネス現場での業務には、ロボットが得意な作業が多い

RPAを使った自動化には、それが適している業務とそうでない業務がある。繰り返し行う、ルールに基づいて処理できるなど、「反復」「単純」な業務ほど、RPAによる自動化に適している。具体的に、人間がコンピューターを利用して行う作業でロボットが得意とするのは以下の6つだ。

業務領域 説明
入力 ウェブサイトや社内システム、ビジネスアプリケーションなどで、画面上にデータやテキストを入力する操作を自動化する。システムへデータを登録する際や、自動メールの作成などが可能。
転記 システムからデータを受け取って別のシステムに転記する操作を自動化する。複数のシステムを使用した業務を行う場合に、システム間のデータの転記ミスを減らし、作業時間を短縮することが可能。
照合 異なる画面からの情報を収集し、情報の内容を比較して精査する操作を自動化する。
モニタリング システムのデータを24時間監視し、異常を検知した場合にユーザーに報告するという作業を自動化する。定期的にデータを確認する手間や、異常による問題への対応の遅れを防ぐことが可能。
送付 問い合わせを受け取った際に、必要な情報を収集して回答したり、定期的に情報を収集してレポートとして送付するという作業を自動化する。
集約・加工 システムから収集したデータを、ルールに基づいて集約・加工する操作を自動化する。集計作業や、データのクレンジング等時間のかかる作業を自動化することでミスなく迅速に処理が行える。

これを実際の現場業務に落とし込むと、例えば事業部門なら「メール受信した取引先情報を社内システムに新規追加する作業」などが、バックオフィスであれば「ユーザーの入力漏れを確認して当該ユーザーへアナウンスする作業」などが挙げられる。

「UiPath StudioX」での開発例

「UiPath StudioX」での開発例
※クリックで画像拡大します

どちらも単純ながら、反復作業が必要なために意外と多くの時間が取られているもの。記述のように、このような作業をビジネスの現場で手軽に自動化することができれば、生産性向上の効果は大きい。ホワイトペーパーで紹介するのは、従来よりも圧倒的に使いやすくなったRPAツール「UiPath StudioX」を用いた、ビジネス現場でのロボット開発だ。先に挙げた「メール受信した取引先情報を社内システムに新規追加する作業」も、右図のように変数・引数などの知識なしでロボットを開発できる。

*  *  *

日々行われている業務には、全社的で大規模なプロセスと、現場における個人作業ベースのプロセスとがある。そのうち、現場のユーザーが行っている業務の大半は、自動化開発の難易度が低い “UiPath StudioXを使って簡単に自動化することができる業務” だ。ぜひ資料を参考のうえ、現場自らの手で業務を変えていってほしい。

なお、全社的で大規模な業務プロセスを自動化したいという要望も当然あるだろう。UiPathは「UiPath StudioX」だけでなく、RPA開発者のためのツールである「UiPath Studio」も提供。資料では同製品についても紹介しているため、あわせて参照いただきたい。

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