重要なメールを削除してしまった時のため、アーカイブでバックアップしよう

Gmailのアカウントが乗っ取られてしまうこともリスクですが、誤ってメールを消してしまうこともリスクです。大事なメールを誤って消してしまったという人も、意外と多いのではないでしょうか。そこで今回は、Gmailのメールを誤って削除してしまわないための方法、そして削除しても安心なバックアップ方法などについて、説明していきたいと思います。

まずは、改めてGmailの削除の仕組みについて説明しておきますと、メールを削除するとまずはゴミ箱にメールが移動し、そのまま30日が経過すると自動的に削除されますし、ゴミ箱を手動で空にした場合も削除されてしまいます。裏を返せば「ゴミ箱に入ってから30日が経過していない」「ゴミ箱を空にしない」、そして「メールがゴミ箱に入っていない」のであれば、削除されることはないのです。

そのため、メールをゴミ箱に入れて削除するのではなく、「アーカイブ」機能を使う習慣を付ければ、メールを誤って削除してしまうことはなくなります。スパムなど明らかに不要なメールでなければ、アーカイブ機能を活用して受信トレイから見えなくしておくのがよいでしょう。

しかし、アーカイブ機能には弱点もあります。あくまでメールが見えなくなるだけなので、Gmailの容量は確実に減ってしまうのです。もしもGmailの容量が不足しているというのであれば、この方法を使い続ける訳にはいかないでしょう。

そうした場合、次に取るべきはメールのバックアップということになるかと思います。Gmailの内容を丸ごとバックアップして手元に残すなどしておけば、万が一メールを削除してしまっても後から内容を確認できるので安心でしょう。最も手軽なバックアップ方法としては、Gmailなど各種サービスのデータをアーカイブして保存できる、グーグル標準の機能を活用する方法が挙げられます。

その具体的な方法を説明しましょう。まずは前回同様、Gmailの右上にあるアイコンを選び、「アカウント」ボタンをクリックしてアカウント情報ページを表示した後、「個人情報とプライバシー」をクリックします。

続いて画面を下にスクロールさせ、「コンテンツの管理」の項目にある「コンテンツのダウンロードまたは転送」の「アーカイブを作成」をクリックします。

すると、データをアーカイブしたいコンテンツを選ぶ画面が現れるので、「メール」だけをオンにし、「次へ」をクリックします。

次にアーカイブするファイルの「ファイル形式」と「アーカイブのサイズ」、そして「配信方法」を選んだら「アーカイブを作成」をクリックします。パソコンにアーカイブをダウンロードする場合、通常は標準の設定である「.zip」「2GB」「ダウンロードリンクをメールで送信」を選ぶ形で問題ありません。

一連の操作が完了すると、Google側でGmailのアーカイブの作成が始まります。アーカイブの作成時間はメールの容量によって変わり、容量が大きい場合は数日かかる場合もあるので、ある程度時間に余裕を持って実施するのがいいでしょう。

先の設定でアーカイブの作成が終了すると、メールが送られてきます。アーカイブをダウンロードするにはメールを開いた後、「ダウンロード」ボタンをクリックします。

続いてパスワード入力でアカウントの認証を実施すると、アーカイブのダウンロード画面が現れるので、「ダウンロード」を押してダウンロードしましょう。

ダウンロードしたデータは、一般的な電子メールの保存形式の1つ「MBOX」形式で保存されています。これをMBOX形式のインポートに対応したメールクライアントにインポートすれば、中身の確認ができるようになります。

ただ、この方法には弱点もあり、取得したファイルをそのままではGmailのバックアップとして活用できません。実はGmailには、MBOX形式のファイルをインポートする方法が標準では用意されていないのです。それゆえ取得したファイルをバックアップとして使うには、さまざまなテクニックを駆使する必要があります。その方法については次回説明しましょう。