OneDrive for Businessに文書を作成する

Office Onlineで文書を作成する

Office 365では、Word Online、Excel Online、PowerPoint Onlineなどのオンライン版Officeアプリケーションを利用できます。これらのオンライン版Officeアプリケーションは、Webブラウザで動作しますので、Office 365に互換性があるWebブラウザがあればOSやWebブラウザの種類に関係なく使用できます。端末にMicrosoft Officeがインストールしてある必要はありません。

一方、オンライン版Officeアプリケーションに対して、パソコンにインストールするタイプの従来のMicrosoft Officeを、Officeデスクトップと呼びます。

Office Onlineは、Officeデスクトップに比較して以下の様な特徴があります。

(1)インターネットに接続できる環境とOffice 365に互換性があるWebブラウザがあれば、機種やOSを問わずに利用できる。
(2)文書ファイルはOneDrive for Businessに保存する。
(3)一般的に利用される基本的な機能は装備しているが、機能的にはOfficeデスクトップのサブセット。Visual Basic for Applicationsなどを使い込んだり、高度なグラフィックス表現を使ったりすることはできない。

OneDrive for Businessのフォルダーに直接文書ファイルを作成するには、2つの方法があります。一つはOneDrive for Businessから作成する方法、もう一つはアプリメニューからOffice Onlineアプリを開いて作成する方法です。

ここではExcel Onlineを例に、2つの作成方法を紹介します。基本的にはWord OnlineでもPowerPoint Onlineでも、同様の操作で利用できます。

OneDrive for Businessで文書ファイルを作成する

任意のフォルダーに白紙の文書ファイルを作成する時は、OneDrive for Businessから作成するのが便利です。

(1)Office 365にサインインし、アプリメニューアイコンをクリックして、「OneDrive for Business」をクリックします。

(2)OneDrive for Businessで文書ファイルを作成するフォルダーを開き、「新規作成」→「Excelブック」をクリックします。

(3)Excel Onlineが開き、白紙のExcelブックが作成されます。初期設定で「Book」というファイル名になっています。ファイル名の変更や保存については、手順(7)を参照してください。

アプリで文書ファイルを作成する

Office Onlineには豊富なテンプレートが用意されています。テンプレートを利用して文書を作成する時は、アプリを開いて作成するのが便利です。

(4)Office 365にサインインし、アプリメニューアイコンをクリックして、「Excel Online」をクリックします。

(5)テンプレートの一覧が表示されるので、目的のテンプレートをクリックしてください。

なお、白紙のブックを開きたい時は、「空白のブックを新規作成」をクリックします。また、これまでに編集したファイルを開きたい時は、左サイドの「最近使ったファイル」リストから、目的のファイルをクリックします。(再編集については手順11参照)

(6)テンプレートを使った新規Excelブックを開きました。なお、アプリを開いて文書ファイルを作成した場合、通常、文書ファイルはOneDrive for Businessのルートフォルダ(一番上のフォルダー)に作成されます。必要に応じて、あとで目的のフォルダーに移動してください。

ファイル名の変更

編集中のファイル名を変更するには、タイトルバーの文書名をクリックします。文書名の表示がテキストボックスになりますので、新しいファイル名を入力してください。

ファイルの保存

OneDrive for Businessにファイルを保存するOffice Onlineでは、ファイルの保存という操作はありません。編集内容はリアルタイムに保存されていますので、そのままWebブラウザを閉じてもかまいませんし、他のOffice 365アプリや、あるいはOffice 365以外のサイトに移動してもかまいません。

(8)アプリメニューアイコンをクリックして「OneDrive for Business」をクリックしてください。

(9)OneDrive for Businessを開いてみると、ちゃんとExcelブックが作成されていることを確認できます。

Excel OnlineでOneDrive for Businessのファイルを編集する

OneDrive for BusinessでExcelブックをクリックすると、Excel Onlineでファイルを開きます。ただし、Excelブックを開いた時、Excel Onlineはビューアーモードになっています。閲覧するだけで、編集することはできません。

(10)OneDrive for Businessで開いたExcelブック。ビューアーモードになっています。編集のためのメニュー、リボンがなく、編集できません。

(11)「ブックの編集」メニューをクリックし、「Excelで編集」または「Excel Onlineで編集」をクリックすることで、このExcelブックを編集できるようになります。

「Excelで編集」をクリックすると、ExcelデスクトップでExcelブックを開きます。「Excel Onlineで編集」をクリックすると、Excel Onlineで編集モードに移行します。

(12)Excel Onlineで編集モードに移行すると、編集用のメニュー、リボンが表示されます。「共有」をクリックすると他のユーザーとの文書の共有、「Excelで開く」をクリックすると、Excel OnlineからExcelデスクトップに変更、「ファイル」をクリックすると、このファイルをダウンロードして自分のPCに保存できます。(共有については今後の当連載で解説します)

(13)Excel Onlineで「ファイル」メニューをクリックした後、「名前を付けて保存」→「コピーのダウンロード」をクリックすると、編集中のファイルのコピーを自分のPCにダウンロードできます。OneDrive for Businessにもファイルが残りますので、同じファイルがOneDrive for Businessと自分のPCの2カ所に保存されることになります。