契約書や領収書の保存などは広く組織に要求されるタスクだが、税務上の保存義務に関連する電子化の法改正は財務省公式サイトの"税務手続の電子化に関する資料"のページに関連リンクや図説が置いてある。一定の要件でスマホを含むスキャナ保存が認められるようになっている。うまく使いこなせば、随分とフローは改善されるはずだ。
「MultiScan」公式サイト
シーイーシーは、異なるメーカー/機種でも共通の設定や操作で社内資料のデジタル化を支援する「MultiScan」を提供しているが、容量無制限のクラウドストレージサービス「Box」との連携により大幅な機能向上を実現したことを25日、発表している。サービスは8月より提供を開始する予定。
大きな組織では複合機がそれぞれ異なる場合もある。同社のMultiScanでは、これらを統一の操作インタフェースにするのみならず、ファイルサーバやメールサーバ、文書管理アプリなどとのカスタマイジングされた連携を可能とする。ログイン認証機能との連携では、自分だけの保存場所やファイル名へとICカードひとつで複合機から送り込める。
今回ここに、容量無制限のクラウドサービス「Box」との連携が加わった。複合機で紙資料をガンガンとスキャナーし、自分のクラウドへと資料を追加していくことが可能になる。同社ではMultiScanの公式ブログも公開しているが、容量無制限のBoxとの連携がいかにスマートに各部門の働き方改革やテレワーク、経費節減に役立つかが綴られている。
ぺーパーレス化が進むといっても、紙の資料が完全に無くなることは無いであろう。むしろ現在でも職場の至る所にある紙資料をいかにデジタル化し利用していくかが、実践的な働き方改革へと繋がっていく。
