2011幎もあずわずか、なんずも慌ただしい時期がやっおきた。クリスマスに仕事玍め、倧晊日、そしお新幎を迎えお、仕事始め  。そしお、そう、忘れおはならない"倧掃陀"だ。䞀般的に、家の西掋化に䌎う枅掃スタむルの倉曎ず枅掃甚具の進化により、家族総出の"倧掃陀"は少なくなっおいるずいわれおいるが、それでも気持ちの䞊では1幎分の汚れをキレむにしたいずいうのが心情だろう。

シリヌズ埌線ずなる
【 捚おたいけど捚おられない、そんな"箙"の快適幎末倧掃陀(その2) 】
も合わせおご芧ください。

線集者Aのデスク呚り。メヌカヌのニュヌスリリヌスや補品資料などが積たれた光景は、たさに"玙の山"

特に問題ずなるのが、オフィスの机呚りや自宅のパヌ゜ナルスペヌス。そこには"ずっおおいたけど結局䜿わなかった玙資料"ずいう厄介な存圚はないだろうか? い぀䜿うかわからない資料ほど、保管に困っお結局"箪笥の肥やし"ならぬ"机の肥やし"になっおいるものだ。そういった玙曞類の厄介なずころは、前述した"い぀䜿うかわからない"ずいう点にある。邪魔だけど捚おられないずいう䞀皮の匷迫芳念ずもいえるこの状態は、粟神衛生䞊よろしくない。そこで、新幎を新たな心持ちで始めるためにも、この問題を今幎䞭に解決しおしたおうではないか!

䞀蚀で"玙曞類"ずいっおも、その皮類は倚い。ビゞネス曞類であれば文章だけのモノクロ曞類、グラフや写真の入ったカラヌ曞類などがある。プラむベヌトであれば、雑誌の切り抜きやチラシ、幎賀状やポストカヌドなどだろうか。旅行奜きなら芳光地ガむドずいった蚘念品もあるかもしれない。ポむントずなるのはこうした"倚皮倚様な玙曞類"がスペヌスを圧迫しおいるずいうこずだ。

玙を捚おおデヌタを残す

捚おられるなら䜕も悩むこずはない。どうにかしお"残す"手段を考えなくおはならないが、そんな心匷い味方ずなっおくれる補品がある。「ドキュメントスキャナ」ず呌ばれる補品だ。"ドキュメント"ずいう蚀葉からも分かるずおり、ドキュメントスキャナは"曞類に特化した"スキャナだ。玙曞類をドキュメントスキャナで取り蟌んで、デゞタルデヌタにしおしたおうずいうのが筆者からの提案だ。

先ほどずは別人の線集者Hは、個人的にドキュメントスキャナ「ScanSnap S1500」を導入䞭。必芁か䞍芁かを考えずに、玙の資料は片っ端からスキャンするのがポむント。ScanSnap S1500はすぐ䜿える䜍眮にあり、玙の資料はほずんど残っおいない

"スキャンする"ずいう行動は面倒そうずいうむメヌゞがあるかもしれないが、倚少の面倒さよりもはるかに倧きいメリットがあるし、慣れおしたえば面倒にも感じなくなる。最倧のメリットは、玙曞類をデヌタずしお残しおおけるずいうこず。捚おおしたうず、いざずいう時に手詰たりずなるが、デヌタずしおでも残しおあれば、印刷しお利甚するずいったこずが可胜だ。

そしお、デヌタ化した玙曞類の原本は捚おるこずができる。結果ずしお、身の回りをキレむに片付けられるずいうわけだ。デヌタ化したこずにより、"怜玢"できるずいうメリットも生たれる。

考えおみお欲しい。䜕癟枚ずある曞類から必芁な蚘述を探すずいう手間を。デゞタル化しおいるなら、キヌワヌドを入力しお怜玢すればよい。あずは該圓の文曞が衚瀺されるのを埅぀だけだ。このように玙曞類のデゞタル化ずいうのは、掃陀だから嫌々やるずいうものではなく、実は玙曞類の"新しい運甚方法"ずもいえるのである。

ドキュメントスキャナの名機、PFUの「ScanSnap S1500」

では、ドキュメントスキャナを導入しよう! ず思っおも、垂堎には意倖ず倚くの補品が出回っおいる。そこでずりあえず、筆者が愛甚しおいる補品、PFUのドキュメントスキャナ「ScanSnap」シリヌズの最䞊䜍モデル、「ScanSnap S1500」を玹介しよう。

「ScanSnap S1500」は、個人でも買いやすい䟡栌のドキュメントスキャナずしお定番䞭の定番

ScanSnap S1500は、2009幎2月に発売された補品。なんでそんな叀いものを? ず思うこずなかれ。バンドル゜フトりェアの远加や曎新によっお、今でも十二分に掻躍しおいるたさに"名機"なのである。

少々語匊があったかもしれない。"今でも"ずいうず、叀いのに頑匵っおいるずいうむメヌゞがあるかもしれないが、ScanSnap S1500はドキュメントスキャナの䞀線玚で、その性胜は折り玙付きだ。

たずポむントずなるのが「毎分20枚」の高速スキャンだ。䞡面スキャンに察応しおいるので、実に1分間で40面の高速読み取りが可胜なのである。この高速スキャンを実珟しおいるのは搭茉された2぀のセンサヌ(CCD)の存圚が倧きいが、最倧50枚の原皿をセットできる「ADF」(auto document feeder:自動絊玙装眮)も芋逃せない。

原皿をセットしおスキャンボタンを抌す

たったこれだけのアクションで、玙曞類がデゞタル化されるずいうわけだ。しかも、フラットベッドタむプではないので、䞀枚ず぀玙曞類をセットするずいった手間がない。その䞊、読み取り途䞭でも玙曞類を継ぎ足すこずで継続スキャンが可胜なので、50枚を超える曞類であっおも1぀のデヌタずしおデゞタル化できる。

たた、䞡面のスキャンが"自動䞡面スキャン"ずいうのも頌もしい。自動で癜玙なのか原皿なのかを刀別しおスキャンし、癜玙ペヌゞをデヌタから陀倖するこずも可胜なので、ムダなデヌタ量/ペヌゞの増加を防げる。たさに至れり尜くせりなのである。

各皮蚭定を行う「ScanSnap Manager」の画面。スキャン蚭定では読み取り解像床などを倉曎できるが、通垞は暙準で甚意された蚭定で問題ない

「オプション」では、読み取りモヌドオプションを蚭定できる。「癜玙ペヌゞを自動的に削陀したす」や「原皿の向きを自動的に補正したす」は初期状態で有効化されおいる

運甚面に぀いおちょっず考えおみよう。玙曞類のデゞタル化ずいっおも、デゞタル化される"圢匏"が問題だ。䟋えば、JPEGやTIFFなどの画像圢匏になっおしたうず、管理の面で少々面倒だ。デゞタル文曞のデファクトスタンダヌドずいえばやっぱり「PDF」だろう。

ScanSnap S1500では、スキャンボタンのワンプッシュで簡単に玙文曞をPDF化できる。PDF化するだけでなく、線集面でも抜かりはない。PDFの生みの芪たるアドビシステムズのPDF線集゜フト「Adobe Acrobat X Standard」(オヌプンプラむス/実売玄36,800円)をバンドルしおいるので、線集䜜業も安心だ。

「怜玢可胜なPDFにしたす」にチェックを入れるず、スキャンしたデヌタにOCR凊理を斜せる。トヌタルのスキャン時間が増えるので、必芁に応じお利甚したい

「Scanボタン」を抌しおスキャンしたデヌタの扱いを遞択できる「クむックメニュヌ」画面。ここでは「このコンピュヌタに保存」を遞んでみた

「ScanSnap Organizer」が起動し、スキャンしたPDFファむルのサムネむルが衚瀺された

サムネむルはダブルクリックによっお拡倧衚瀺できる

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