金曜日、帰宅前にやる6つの仕事テクニック

土日休みの業務に従事している場合、もっとも憂鬱な時間は日曜の終わりの時間かもしれない。せっかくの週末も終わり、また5日間の仕事がはじまる。アンニュイな気分になったとしても月曜は確実にやってくるし、業務体系が変わらない限り毎週確実に訪れる。確実にやってくるのであれば、ぜひともそうした気持ちにならないように工夫し、月曜日にこなすべき仕事に集中できるような環境を作っていきたい。

Alyssa Gregory氏がSitePointにおいて6 Essential Things To Do On Friday To Make Monday Morning Manageableのタイトルのもと、金曜日にやるべき6つの作業を紹介している。月曜をより扱いやすいものにすることで、日曜夜のあの気分を解消しようという内容だ。紹介されている作業項目は次のとおり。

プロジェクトを終了してまとめる

金曜には大きなプロジェクトを立ち上げるのは避けた方がいい。逆に金曜は本質的に完了しているプロジェクトを閉めるのにいいタイミング。最後のレポートを提出し、顧客に話をして、プロジェクト関連のドキュメントはまとめてしまう。そして予定表を整理して何をすべきかを明かにしておく

コンピュータを整理する

ダウンロードしたファイルをデスクトップにおいたままにしておくと金曜にはデスクトップアイコンで煩雑なことになっているだろう。金曜は不要なファイルを削除し、価値のあったものを整理してまとめるためのいいタイミングといえる。デスクトップを整理して、来週の仕事に向けて作業場所を作っておく

懸案のメールを処理してしまう

なんらかの手入れをして処理してしまう必要があるメールがINBOXに溜まっていることがあるが、これらは実際に作業すると数分しかかからないような内容であることが多い。金曜にはこうしたメールを処理してしまって、月曜へ向けて準備をする

来週の仕事の内容を整理する

複数のプロジェクトや作業が予定に組み込まれていると思うが、これらをいっぺんに処理することはできない。金曜のうちに来週やるべき仕事を整理して、どの順番で取り組んでいくかをまとめておく。こうしておくと週明けに仕事に取りかかってからの効率が違ってくる

月曜に終わらせるべき重要な作業は抜き出す

来週に作業すべきものをまとめたら、今度は月曜に終わらせる必要がある重要な作業は抜き出ししておく。月曜にはこの作業が完了するまでリストの残りの仕事には手をつけないようにするため。抜き出したあとのリストは、火曜からのためにもう一度整理しておく

顧客に連絡をいれておく

連絡を待っている顧客に連絡をとって、仕事の進捗状況などを伝えておく。こうすることは月曜のプレッシャーを軽減することにつながる

Alyssa Gregory氏は説明の中で、実際のところ氏は土日に仕事をすることも多いが、土日の間は顧客にメールの返信を出したり折り返しで連絡をいれたりはしないと述べている。こうなると月曜にやるべきことが多くなってしまうわけだが、こうした6つの方法を駆使して月曜を制御可能な状態にしているようだ。