出張が多い中堅企業の幹部なら、出先で承認書類がどれだけ溜まっているか、気になったことがあるはず。電子化すればいいと分かっていても、システムの構築にはコストがかかる。だが、手軽で安価にそれが実現できるとしたら...?
モバイル環境から未決裁書類を確認
文書の電子化で効率化とルール徹底
この1～2年でスマートフォンやタブレット端末の普及により「モバイル環境からワークフローを利用したい」というニーズが高まっているという。
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キーウェアグループ 営業部チーフ |
「中堅企業のトップや経営陣は出張が多い。出先から承認書類がどれだけ溜まっているかを確認したいというニーズは強い」と語るのは、IBM Notes/Domino 6～9までと連携できるワークフロー管理製品である「まいきゃびWorkflow」の、サポートを担当するキーウェアサービス営業部チーフの高橋達義氏だ。
紙ベースの書類では、管理職や経営者が出張している間は書類が滞留する一方となる。外出先から、スマートフォンなどを使い、手軽に未決裁書類の滞留の状況を確認でき、さらに承認処理まで行えれば理想的だ。そんな承認ワークフローを、手軽に導入したいと考えている人にちょうど良い製品が「まいきゃびWorkflow」だ。
「まいきゃびWorkflow」導入企業が感じているメリットは、モバイル環境から未決裁書類の確認や承認処理を実施できる他に、電子化により効率化とルールの徹底を図ることができるという点が挙げられる。例えば、ワークフローを最初に導入するのは「交通費精算」のように利用する従業員が多く、身近なものから始める場合が多い。このような帳票処理を紙ベースで行う場合は経理部門で帳票を見てシステムに再入力する手間が発生していたが、電子化することにより再入力が不要となる。これは電子化の基本的かつ大きなメリットだ。また、紙の書類の場合、紛失したり、特定の管理職の手元で滞留したりといった状況が起こりやすいが、電子文書の場合は特定の管理職の手元で滞留が発生すれば、その状況がただちに把握できるメリットとして挙げられる。
「まいきゃびWorkflow」のユーザー企業の中には、ユニークな活用方法を編み出している企業もある。例えば......
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| 「まいきゃびWorkflow」イメージ |
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