データの可視化や分析によって、現状を把握し、今後の戦略を練るのに役立つBI。しかし、初期コスト・運用コストの割に十分に活用されず、使えないツールと認定されてしまうこともあります。

そうした事態を防ぐために、BI導入にあたっての失敗例や、失敗を避けるためのポイントをごく簡単にご紹介します。

活用シーンを特定できていない

BI導入の失敗例の1つが、導入したのはいいものの、活用方法が分からないというものです。

会計システムや人事管理システムなど、一般的な業務用システムは、特定の部署が明確な用途で利用するものがほとんどです。一方でBIは、社内のさまざまなデータを組み合わせて可視化するものであり、マーケティング部、営業部、人事部など、部署を問わずに活用されます。

導入時にある程度の利用方法を想定できていないと、汎用性が高いというメリットがデメリットに転じる可能性があります。例えば、トレーニングだけを考えても、現場の業務とかけ離れたものになりがちで、具体的な利用イメージを抱いてもらえず、使えないツールと判断されてしまいかねません。一度そうなってしまうと、使ってもらえるようになるまでには、相当な労力が必要です。

将来的に適用シーンを増やしていく想定だとしても、少なくとも利用開始時の用途は明確にしておくべきです。

機能が多すぎる

利用シーンの特定にも関連する話ですが、BIツールの機能を使いこなせていない現場の例も耳にすることがあります。

製品にもよりますが、BIツールにはさまざまな機能があり、オプションや上位プランとして提供されるものも少なくありません。したがって、「よく分からないけど、あれもできそう、これもできそう」という希望的観測だけで機能を増やすと、コストの増大にもつながってしまいます。

機能が増えると、コストの増大だけでなく、メニューが増えてしまい利用価値の高い機能が埋もれてしまうという弊害も生じます。本当に必要な機能は何なのか、管理者と利用者の双方の観点から検討しておかなければなりません。

導入後の改善も不可欠

継続して利用してもらうためには、事業内容、組織体制、顧客ニーズなど、変化するビジネス環境に対応させていく必要があります。

環境が変われば、データの種類が増えたり、分析指標が変わったりしていきます。そうした変化をシステム側でキャッチアップできなければ、当然ですが、使えないシステムに成り下がってしまいます。

利用者からのフィードバックを容易にもらえる環境を作るなど、導入後のサポート体制にも気を配る必要があるでしょう。

コストに見合った活用がされていない

一般的なシステムと同様、費用対効果の観点も忘れてはなりません。BIツールの多くは、機能と、利用ユーザー数やメモリ/CPU/サーバ台数などで費用がかわってきます。加えて、外部のパートナーに作業を依頼するなら構築費用も必要でしょう。それに見合った効果が得られるのか、検討しておく必要があります。

例えば、全社での利用を想定したライセンスを購入したにも関わらず、結局一部の社員しか使っていなかったり、既存ソフトウェアでも簡単に作れるような単純なレポートで、かつそれが月1回程度でしか利用されなかったり、といったケースはよくあります。

また現状分析のみにとどまり、その先の戦略検討にまで活かせなければ、莫大なコストに見合っているとは言えないでしょう。

BI導入に失敗しないために

せっかくBIを導入しても、その汎用性の高さからなかなか上手に活用できないというのが、BIで起こりがちな失敗です。

導入前にある程度の用途を想定して社内で共有しておくこと、導入後には社内外の変化に対応しながらシステムの再構築や活用方法を再提案していくことが、BI導入を成功に導くためのポイントです。

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