社内のFAQシステム構築をサポート！サテライトオフィスが提案する専門ツールで叶う業務効率化

生成AI+ビジネス支援ツールで業務改善・効率化

サテライトオフィスは現在「サテライトAI」ブランドで、ChatGPTを中心とした生成AIを安全に業務活用するためのサービスを取りそろえている。加えて、Google Workspaceをはじめとするクラウドアドオンや、各種ビジネスツールの導入支援にも長年力を入れている。

生成AIの進化は目覚ましく、業務改善や効率化を目的として活用を検討している企業も多い。しかし、新しいツールを使いこなせるか不安で導入のハードルが高いと感じている担当者も少なくないだろう。そこで今回は生成AIのビジネス活用を促進する「サテライトAI」のソリューションと、そのほかのサテライトオフィスが取り扱う各種製品を組み合わせることで、充実したサポートを受けながら業務改善、業務効率化をはかる例を紹介したい。

AIが自動回答してくれるFAQシステムなら「サテライトAI・FAQ-AI」

今回取り上げるのは、社内における問い合わせ対応業務の改善・効率化だ。人事部や総務部、IT部門など社員からの問い合わせが大きな負担となっている場合も多い。もちろん対応すること自体は業務の一部ではあるが、よくある質問に関しては改善の余地がある。

マニュアルやFAQサイトを利用して社員自身で疑問を解消できれば、問い合わせ対応部門の負担が減るだけでなく、現場社員側の回答待ち時間も減るため、効率化の効果も大きい。しかし、マニュアルやFAQサイトの作成・更新まで手が回らないために、似たような質問に都度対応し時間を割いているのが実状だ。

そこで、解決方法として「サテライトAI・FAQ-AI」を利用して、AIに質問できる場を作るという提案をしたい。「サテライトAI・FAQ-AI」はExcel/Word/PPT/PDFといったビジネスで利用されるフォーマットに対応している。そのため、既存の社内ドキュメントをあらかじめ学習させるだけで、質問すればAIが回答を提示する仕組みを構築することが可能だ。ChatGPTのインターフェースに慣れたユーザーならば、これだけでもFAQのような使い方ができる。内容変更があった場合にはあらためて学習させるなどメンテナンスは必要だが、既存の社内ドキュメントを活用できるためFAQサイトの作成・更新に比べ大幅な負担軽減を図れるだろう。

既存資料を分析して質問/回答までをAIが作成！FAQサイト制作も簡単

業務内容の複雑さやユーザーのリテラシーへの懸念から、やはりFAQサイトを作りたいという場合には、先ほど紹介した「サテライトAI・Q&Aデータ作成AI」にFAQサイトの作成をサポートさせることも可能だ。

業務のドキュメントを読み込ませてAIがQ&Aを自動作成してくれる。またAIの回答は100％ではないので、担当者がその場でQ&Aを編集することができる。

FAQ形式で出力させてから、担当部門が確認・修正する形になるため、最終的な確認を行う必要はあるものの、ゼロから全て人間が作成した場合に比べ、ずっと負担は少なくなる。

さらにサテライトオフィスでは現在、FAQ対応に特化したサービス「サテライトAI・FAQ-AI」との連携も開発中だ。こちらも近日中にリリース予定なので、ぜひご期待いただきたい。

社内ヘルプデスクの対応履歴を一元管理！FAQ運用＆対応をトータルカバーするツールも

とはいえ、全ての質問がFAQで解決できるわけではない。きちんとマニュアルを読み、FAQを使った上でもわからないことがあった場合には、やはり個別対応が必要になる。

個別対応を行う際には、対応が属人化されないように対応履歴や回答内容が部署内で共有される仕組みが必要だ。そのため、インシデント＆チケット管理のできるツールがあると心強い。そこでお勧めしたいのが、社内ヘルプデスク運用から社内資産管理までをトータルカバーする「サテライトオフィス・社内ヘルプデスク for Freshworks」だ。

このツールを利用することで複数人のオペレーターで対応した際もその内容や履歴は一元管理できる。さらにレポート機能を利用することで、同じような質問がどれだけ来ているのか、どう対応したのかの分析もでき、FAQへの新記事追加や修正につなげやすいだろう。FAQは作成だけでなく更新する必要もあるため、FAQサイト運用機能も備えている本ツールでサポートできる点も大きなメリットだ。

遠隔サポート機能でタイムリーかつ効率的な個別対応が可能に

最後に、質問内容が複雑な場合や、管理者による作業が必要な場合などのイレギュラー対応の際に頼れるツール「サテライトオフィス・ 遠隔サポート機能 for Help U」を紹介したい。

このツールを使えば、遠隔地からコードを入力するだけでユーザー端末の画面を閲覧・操作できるため、音声通話やチャットをしながらタイムリーに問題解決することが可能だ。1端末への対応に複数のオペレーターが参加することもできるため、さらに上位の専門家の手が必要な場合にも対応できる。また、反対に1人のオペレーターが並行して3名まで同時対応できるため、少ないスタッフでの個別対応が叶う。PCだけでなくスマートフォンやタブレットも対象になるためそのカバー範囲は広い。

生成AI単体では解決しづらい課題にもアプローチできるサテライトオフィスの専門ツール

さて、今回は「サテライトAI・FAQ-AI」「サテライトオフィス・社内ヘルプデスク for Freshworks」「サテライトオフィス・ 遠隔サポート機能 for Help U」と3つのサービスを利用した社内問い合わせ対応の業務改善・効率化の例を紹介したが、いかがだっただろうか。

「サテライトAI・FAQ-AI」は、ChatGPTなどの生成AIサービスを業務情報や個人情報等の流出不安なしに安心して利用できる仕組みを備えている。見た目はChatGPTのインターフェースと同じで、進化にも追従。生成AIを業務活用しようと考える企業には最適のサービスだ。また、非常に多彩な使い方ができる点も大きな魅力である。

生成AIだけでは思うような使い方ができない、上手に利用できる人材が少ないなど、扱いづらさを感じている企業には、今回紹介したような専門ツールを使い、一部のみや身近な範囲からでも生成AIを活用できることを体感していただきたい。

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