■安否確認の連絡先情報

前回は、安否確認アドオンに安否を確認する組織メンバー（社員など）の連絡先を一括登録するところまで行いました。連絡先情報を追加・修正するには、以下の方法があります。

（A）管理者による一括修正・登録

一度登録した連絡先情報をCSVファイルとしてエクスポートし、CSVファイルを修正し、再アップロードします。

（B）管理者による少数の新規連絡先の追加登録

管理画面上のフォームを使用して、管理者が新規連絡先を追加登録できます。この方法は、新規登録に限られ、登録済み連絡先の修正はできません。

（C）ユーザーによる自身の連絡先の修正

ユーザー用のフォームを用意することで、管理者に依頼することなく、各ユーザーが自身の連絡先（たとえば、個人メールアドレス、個人携帯電話番号など）を修正できます。

（A）の管理者による一括修正、一括登録については、当連載の第73回を参照してください。今回は、（B）の追加登録、（C）のユーザー自身による自分の連絡先の修正を紹介します。

ただし（C）を行う際、すでに管理者ページを作成している場合は、一般ユーザーによる管理者ページへのアクセスを制限することをおすすめします。そのためには「ホーム」ページから管理者用のWebパーツを削除して、「ホーム」を一般ユーザー向けの連絡先情報変更用のページにしてから、（C）の手順を進めます。管理者用のページは別途新規作成してください。

■（Ｂ）管理者による新規登録

多数の連絡先情報を一括で変更する際には、前回紹介したCSVファイルによる方法が簡単ですが、数件の追加登録であれば管理画面上のフォームから入力した方が簡単かもしれません。ただし、この方法は追加登録に限られ、修正はできませんのでご注意ください。
※安否確認管理用SharePointサイトの制作については、当連載の第71回・72回を参照してください。

(1)SharePointにサインインし、「安否確認」サイトをクリックして開きます

  • 管理者が少数の新規連絡先の追加登録する手順のキャプチャ

(2)「安否確認-管理者画面」フォームの「連絡先情報」タブをクリック
(3)「連絡先を追加」をクリック

  • 管理者が少数の新規連絡先の追加登録する手順のキャプチャ

(4)フォームに追加連絡先情報を入力
(5)「保存」をクリック

  • 管理者が少数の新規連絡先の追加登録する手順のキャプチャ

連絡先には必ず個人用メールアドレス（特に携帯電話で受信できるメールアドレス）も登録してください。ユーザーが必ずしも社内にいるとは限りませんので、休日でも夜中でも、確実に連絡がとれるメールアドレスが必要です。

※注意…SMSによる安否確認 安否確認では主要携帯キャリアのSMS（電話番号を宛先として発信する、いわゆるショートメール）による安否確認通知も可能です。ただし、安否確認でSMSを使用するには、別途メディア4u社のSMSサービス、Media SMSの契約が必要になります。また、最近ではSMS非対応またはSMSがオプション別料金になっている料金プランのMVNO（いわゆる格安携帯）が普及しているので、携帯電話を所持していても必ずしもSMSを利用できるとは限らない点も注意が必要です。

■（Ｃ）ユーザー自身による連絡先情報の修正

管理者の負担を軽減し、ユーザーの連絡先の修正をいち早く行うためには、ユーザー自身に変更してもらうのがいいでしょう。なお、この方法では、登録済みユーザーの連絡先情報の修正だけで、ユーザー情報の新規追加登録できません。

まずは、ユーザー向けの連絡先情報更新ページをSharePointサイトに作成します。

(1)SharePointの安否確認サイトで「＋新規」をクリック
(2)「ページ」をクリックして、新規ページ作成ウインドウを開く

  • ユーザーが自身の連絡先の修正する手順のキャプチャ

(3)テンプレートから「空白」をクリックして選択
(4)「ページの作成」をクリック

  • ユーザーが自身の連絡先の修正する手順のキャプチャ

(5)ページのタイトルを入力
(6)テキストボックスに説明文を入力
(7)新しいWebパーツを貼り付けるために「＋」をクリック

  • ユーザーが自身の連絡先の修正する手順のキャプチャ

(8)多数のWebパーツがあるので「安否確認」と入力してキーワード検索
(9)見つかったWebパーツの中から「安否確認 – ネクストセット」をクリックして貼り付ける

  • ユーザーが自身の連絡先の修正する手順のキャプチャ

(10)「ユーザー情報登録画面」のフォームを貼りつけたことを確認
(11)「発行」をクリックして、このWebページを組織内のユーザーがSharePointでアクセスできるようにする

  • ユーザーが自身の連絡先の修正する手順のキャプチャ

(12)ページ発行後「ナビゲーションにページを追加」をクリックし、ユーザーが「ユーザー情報登録画面」のページにアクセスしやすいようにする

  • ユーザーが自身の連絡先の修正する手順のキャプチャ

以上で管理者側の設定は終了です。これで各ユーザーは、自分でSharePointの安否確認サイトにアクセスして、自分の情報を修正できます。

以下は、ユーザーによる操作画面の例です。

(13)ユーザーがSharePointの安否確認サイトを開き、「ユーザー情報登録画面」のページをクリック
(14)自分の連絡先情報が表示されるので、必要に応じて修正し、フォーム末尾の「保存」をクリック

  • ユーザーが自身の連絡先の修正する手順のキャプチャ
コラム「Skype for Business」

Microsoft Teamsに関連して、Skype for Businessにも触れておきます。

Microsoft 365（旧Office 365、旧BPOS）のチャット・ビデオ通話ツールとしては、もともと、Microsoft Lyncがありました。マイクロソフトがSkypeを買収したことにより、Microsoft LyncはMicrosoft Skype for Businessと名称を変えて現在にいたっています。現在ではまだSkype for Businessも使用できますが、Skype for Businessのほとんどの機能を内包し、さらに高度なコミュニケーション環境を提供するMicrosoft Teamsの登場により、Skype for Businessは2021年7月31日をもってサービスを終了します。

Skype for Businessをご利用の場合は、それまでにMicrosoft Teamsに移行する必要があります。

参考：「Teamsへのアップグレード」はこちら

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