Microsoft Listsで進捗管理（後編）

Microsoft Listsで進捗管理の最終回として、今回はビューと共有を紹介します。

リストの作成方法や用語については第113回記事、作成済みのリストの開き方は連載114回記事を参照してください。

■ビューの切り替え

作成したリストを開くと、初期設定では登録済みのアイテムを表のように一覧表示します。この表示スタイルはビューで切り替えることができます。

(1)表示順、表示条件の切り替え（第114回記事参照）
(2)ビューの切り替え

初期設定でいくつかのビューが用意されているので、例として「優先度別にグループ化」ビューを使ってみましょう。

(3)「優先度別にグループ化」をクリック
(4)優先度ごとにアイテムが仕訳して表示されている

さらにビューのレイアウトを調整したり、名前を変更したり、ビューを削除したりできます。

(5)ビュータブ右の「∨」ボタンをクリックするとビューを編集できる

■ビューを作る

自分でビューを作成できます。

(1)「ビューの追加」をクリックする

(2)ビューの名前を入力する
(3)ビューのタイプ（この例では「予定表」）をクリックする
(4)ビューのタイプに応じた項目を設定する
(5)共有する他のユーザーにもこのビューを使ってもらうときオンにする
(6)「作成」ボタンをクリックする

作成したビューで表示してみます。

(7)作成したカレンダービューをクリックするとアイテムをカレンダーで表示する
(8)タブ右側の「∨」をクリックするとカレンダー用のメニューを表示

このように、目的に応じて最適な表示を作成しておくことができます。

■リストの共有

プロジェクトは複数のメンバーでチームを組みます。リストを他のメンバーと共有する手順を紹介します。

(1)「共有」をクリックする
(2)共有するメンバーのユーザー名（Microsoft 365のメールアドレス）を入力する

(3)「さらに追加」をクリックして2人目以降のユーザーを追加する
(4)共有相手に送信するメッセージを入力する
(5)リンクが必要であればリンクを作成してクリップボードにコピーする
(6)「送信」をクリックして共有メンバーにメッセージを送信

「リンクのコピー」には注意してください。

「リンクのコピー」でリンクURLを作成すると、URLを知っている人であれば誰でもこのリストを共有できるようになります。

特定のメンバーだけに共有を限定したいときは、「リンクのコピー」をクリックしないでください。逆に、多人数にリストを共有したいときは、「リンクのコピー」をクリックして、メールやTeamsでリストへのURLを配布すると共有作業が簡単です。

共有メンバーになったユーザーには、システムから自動的にOutlookにメールが着信します。

招待メールの例も紹介します。

(7)リストへのアクセスを求める自動メールをクリックして開く
(8)リスト名のボタンをクリックしてリストを開く

■メンバーの管理と共有の停止

最後に共有メンバーの管理と共有の停止方法を紹介します。

(1)「アクセス許可の管理」をクリックする
(2)「ユーザー」タブをクリックする
(3)管理したい（設定を変更したい）ユーザーの「リストを編集できます」をクリックする

(4)現在設定されている権限「リストを編集できます」をクリックする

(5)「リストを編集できます」をクリックして権限を変更する

このユーザーを共有から解除したいときは、権限ドロップダウンリストで「直接アクセスを削除する」をクリックして選択してください。

リンクのURLで共有しているとき、リンクを管理するにはリンクタブを使用します。

(6)「リンク」タブをクリックする
(7)リンクURLを取得したいときは「コピー」をクリックする
(8)リンクを解除したいときはごみ箱をクリックする
(9)すべての共有を停止（解除）したいときは「共有停止」をクリックする

リストの共有を停止（解除）するときは、共有しているすべてのユーザーとリンクの両方を解除しなければなりません。共有ユーザー、共有リンク、どちらかが残っていれば、リストの共有を停止できません。

リストはプロジェクトを視覚的に単純化して管理するのに役立ちます。リストをチームメンバーと共有すれば、プロジェクトをスムーズに進行する強力なツールになります。 ぜひご活用下さい。

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