Google Appsのグループウェア【カスタマイズ編3】

「Google Apps for Work」のグループウェアに関するカスタマイズ編として、前々回は組織アドレス帳と組織カレンダー、前回は社内ポータルと掲示板/回覧板作成用のアドオンを紹介した。今回は、ワークフローと安否確認機能が簡単に実装できるアドオンについて解説していこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)
大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GoogleAppsの導入サポート実績はこれまで2,000社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GoogleAppsの普及に尽力。 提供:サテライトオフィス

業務効率の向上や内部統制強化に役立つワークフローシステム

企業内には、実に数多くの書類が存在している。その用途は閲覧をメインとした資料だけでなく、各種申請書や依頼書、報告書など回覧・承認作業が必要なものも少なくない。こうした書類を電子化し、事前に決めた作業手順に従って迅速かつ効率的に回覧や承認作業を行えるのがワークフローシステムだ。近年はクラウド型のワークフローシステムも増えており、その利便性がさらに向上。紙ベースの書類を用いた従来型の承認作業では、承認権限を持つ上長の長期出張などで作業が滞ってしまうことなどがあったのに対し、クラウド型ワークフローシステムなら外出からでもインターネット接続環境さえあれば承認作業が可能となる。こういったワークフローシステムには、書類の作成や回覧作業における手間の削減、システム化による人為的ミスの軽減、プロセス全体の把握・管理による適切なマネジメント推進、アクセス管理がもたらすセキュリティ強化などのメリットもあり、業務効率の向上だけでなく内部統制の強化にもつながるといえる。

このように、ワークフローシステムは企業にとってさまざまなメリットをもたらしてくれるが、残念ながらGoogle Apps for Workには標準機能として搭載されていない。そこで紹介したいのが、サテライトオフィスが提供するアドオン「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Apps」だ。

このアドオンは、Googleサイトのガジェットとして社内ポータル上に埋め込むことで、簡単にワークフローシステムが構築できるというもの。実際にユーザーがワークフローを利用するための「ワークフローガジェット」、承認/決裁や回覧待ちの件数を確認できる「ワークフローサマリーガジェット」、ワークフロー設計やダウンロードなどが可能なシステム管理者向けの「ワークフロー管理者ガジェット」で構成されており、金額や選択項目による条件分岐/代理・自動・飛越承認/他システムとの連携/申請・承認・決済時の自動印鑑捺印/ディスカッションなど、複雑なワークフロー機能も実現可能となっている。PCだけでなく、スマートフォンやタブレット向けの専用ビューを用意しているので、外出先からの作業もスピーディーに行える。

有事の際に求められる安否確認

企業にとっては日頃の業務効率向上や売上拡大も大切だが、一方で忘れてはならないのが大規模災害やパンデミック発生時などへの対策だ。まだ人々の記憶に新しい東日本大震災をはじめ、大規模災害やパンデミックはなんの前触れもなく突然襲いかかってくるもの。こうした有事の際、企業では従業員たちへ迅速に安全な場所への避難指示を出し、家族を含む安否確認を実施する必要がある。従業員の無事が確認できてこそ、事業の継続や早期復旧に向けた検討が可能といえる。安否確認の方法としては、携帯電話による直接連絡も考えられるが、回線やバッテリー残量など状況次第では応答が困難なことに加え、従業員数が多い企業になると手間や時間がかかりすぎてしまう。

サテライトオフィスでは、こうした有事の際に対応するアドオン「サテライトオフィス・安否確認機能 for Google Apps」を提供している。このアドオンは、従業員のユーザー情報を事前に登録しておき、有事の際にはPC/スマートフォン/フィーチャーフォンなどから、メールやWebサイト経由で安否を報告できるというもの。事前登録さえ行っておけば、Google Apps for Workのユーザーではない家族なども利用可能。なお、ユーザー以外の登録は基本的にGoogle Apps for Workで使用しているアカウントの5倍までとなる。 また事前登録やシステム管理者向けに、Googleサイトで使える「管理者画面ガジェット」と「ユーザー情報登録画面ガジェット」を提供しているのもポイント。ユーザー情報に関しては、入力する項目のカスタマイズも行える。もちろん、システム管理者によるCSVファイルを用いたメンバーの一括登録も可能だ。

そのほか、店舗/支店/拠点などに分けて安否確認が行えるグループ機能、安否確認登録フォームのカスタマイズ、事前に個人の写真を登録して災害時に役立てる写真管理機能、グループに対応したメール配信、予行練習用のメール配信や安否登録ができる予行練習機能、グループに対応した安否状況の一覧表示と表示項目のカスタマイズ、Googleマップに全員の場所を一括表示できる安否登録時のGPS情報取得、安否状況の履歴管理およびCSV出力、安否登録時における家族/同僚/上司への連絡、現地写真のアップロード機能、SMSでの安否確認連絡(送信料は有料)、気象庁地震速報による安否確認メール自動送信など多彩な機能も備えている。

このようにアドオンを導入すると、Google Apps for Workで標準機能として備えていないワークフローや安否確認機能も利用可能になる。いずれも企業にとって極めて重要な機能なので、ぜひお試しいただきたい。

サテライトオフィス

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