チャット機能にサーバ機能をプラス

クラウドファイルサーバを選ぶ際にエンドユーザーのスキル面を考慮したとき、難しいことはさせたくなかったり、ライトな使用感を第一に考える企業も少なくない。そのような状況だと、充実したオンライン編集機能や、複数ユーザーによるコラボレーション機能などは、なかなかユーザーに浸透しなかったりするものだ。

チームで共有するファイル置き場を設置し、コミュニケーションしながら気軽にクラウドファイルサーバを使いたいならば、ぜひ「LINE WORKS」のストレージ機能である「LINE WORKS Drive」を検討してみしたい。LINEに酷似したチャット画面から利用できるので、ユーザーに求められるスキルは少なく、教育コストもかからないのがポイントとなる。

ビジネス用LINEの「LINE WORKS」

そもそも「LINE WORKS」とは何だろうか? 簡単にいえば、プライベートなコミュニケーションツールとして普及しているLINEの使い勝手をそのままに、企業に求められる管理機能やセキュリティ機能を加えたものだ。

LINE WORKSはチャットや通話だけで利用するなら、使用感はほぼLINEと同じといえる。とはいえプライベート用のLILNEをそのままビジネスに利用するとなると、さまざまな問題が発生する。それを解決してくれるのがLINE WORKSとなるわけだ。

  • LINEとLINE WORKSの違い

    LINEとLINE WORKSの違い

LINE WORKSのチャット機能は既読がわかるようになっており、スタンプも利用できる。また、メンバー間での無料通話やビデオ通話も利用可能だ。そして企業向け機能として、掲示板機能、共有カレンダー機能などと一緒に、共有ストレージ機能も備えている。

  • 企業向けに多彩な機能を追加

    企業向けに多彩な機能を追加

こうした手軽さは、ツールを導入してもなかなか現場で使ってもらえないという企業や、外出が多い業務でスマートフォンから手軽に使えることを重視したい企業に向いている。クラウドストレージとしても、特にチャットでのコミュニケーションを中心に参照情報をファイルとして保存しておくような使い方にぴったりだろう。

PCからもスマートフォンからも快適に利用

LINE WORKSのストレージ機能は、ユーザーが個人で利用する「My Drive」と、組織で利用する「チーム/グループフォルダ」がある。さらに別ユーザーから共有されたファイルは「共有フォルダ」に格納されるが、クラウドストレージとして利用するのは「チーム/グループフォルダ」だ。

  • 個人用の「My Drive」と組織用の「チーム/グループフォルダ」がある

    個人用の「My Drive」と組織用の「チーム/グループフォルダ」がある

これは全社的に共有する場となるが、管理者の設定次第でグループごとにフォルダを作成できるため、プロジェクトごとや部署ごとに情報共有を行う場を持ちやすい。

組織を細かく分けてのファイル共有だけでなく、リンクを利用した組織外へのファイル共有にも対応。簡易なアクセス権限の設定やワンタイムパスワードを組み合わせたセキュアな共有が行えるなど、企業が求める基本的なファイル共有機能はカバーしている。

その「チーム/グループフォルダ」は、PC場ならブラウザから手軽に扱える。そのビューアはMicrosoft Office形式のファイルやPDF、画像ファイルに対応しており、ダウンロードせずに内容が確認可能だ。また、専用ツール「Driveエクスプローラー」をインストールすれば、ローカル上の任意のフォルダを同期させたうえでエクスプローラー上からLINE WORKS Driveを利用できるので、好みに合わせて使い分けたい。

  • PC上ではブラウザからビューア機能が利用できる

    PC上ではブラウザからビューア機能が利用できる

もちろん、スマートフォンからもプライベートのLINEと同じ感覚で利用し、トークルームの中に保存されているファイルのリンクを貼り付ける形で、チャット中での共有が行える。

また、たとえば10人グループのうち8人しか既読がつかない場面があっても、残る2人が誰なのかが確認できるため、共有すべき情報を見ていないメンバーを把握できる。通常のLINEよりも業務で利用しやすいのはもちろん、ファイルサーバに置いただけでは誰が見てくれたのかわかりづらいといった課題の解決にもつながる機能だ。

  • LINEと同じ感覚でチャットするトークルームに、ファイルのリンクを直接貼り付けて確認状況を「既読」でチェックできる

    LINEと同じ感覚でチャットするトークルームに、ファイルのリンクを直接貼り付けて確認状況を「既読」でチェックできる

オンライン編集機能や共同編集機能などは用意されていないものの、検索機能やバージョン管理機能も搭載している。

LINE WORKSは、ファイルを編集するにはダウンロードが必要なほか、コラボレーション機能は備えていないものの、チャットでコミュニケーションを取りながらファイルの受け渡しをしたり、確認を促したりといった使い方には非常に向いている。コミュニケーションの手軽さを重視したいなら、ぜひ検討したいツールといえる。

監修：原口 豊（はらぐち・ゆたか）

大手証券会社システム部に在籍後、1998年、サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立。2008年、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始。G Suite（旧Google Apps）の導入やアドオンの提供で、これまで実績4万社以上。「サテライトオフィス」ブランドでクラウドサービスの普及に尽力している。

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