オフィス移転を円滑に進めるには、行うべき事柄を時系列で整理すると分かりやすい。
例えば移転の8～6カ月前は始動段階であり、移転の目的と方針の設定、プロジェクトチームの構築、現オフィスの契約内容確認、新オフィスの物件探しに着手しておく必要がある。さらに移転の5～3カ月前は計画段階、2～1カ月前は準備段階、移転直後～1カ月以内は完了後の作業を行う段階と捉え、各タイミングごとに適切な対応を進めたい。
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オフィス移転が決まったらやるべき17のやることチェックリスト
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オフィス移転は通信インフラを乗り換えるチャンス
オフィス移転においてはさまざまな告知、調整、手続きが必要になるが、インターネットなどの通信インフラについても十分な確認が求められる。移転初日から業務をスムーズに開始するには通信インフラの準備が不可欠であり、通信業者と連携しながら段取りを調整しておく必要がある。
また、現状のオフィスで通信速度や料金に課題を抱えているようであれば、オフィス移転は乗り換えのチャンスでもある。移転先の物件に既に回線が引き込まれているか、その場合は借主側で移設工事が可能かを貸主にしっかり確認しておきたい。
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リンク先から閲覧できる資料では、オフィスを移転することが決まったときに行うべき事柄をチェックリストとしてまとめている。時系列ごとに整理されているため、担当者にとって参考になることだろう。通信インフラの最適化も含め、ぜひオフィス移転を成功させるために役立ててもらいたい。
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