経費精算を紙の書類ベースで申請を行うような環境だと、手入力が多いことから、金額の入力や計算においてミスが発生しやすくなる。必要項目の記載漏れ、領収書の添付忘れ、最短経路でない交通費の申請といった不備も想定されるだろう。
申請した書類に誤りがあれば、経理担当者は書類を差し戻しし、再提出を依頼せざるを得ない。その経費精算フローに関わっていた申請者、承認者、経理担当者それぞれの負担もさらに増すことになる。紙ベースの経費精算のデメリットはそれだけでなく、不正行為を見逃す恐れがある点にも留意したい。
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ペーパーレスが経理部門の業務を効率化
経費精算のフローをデジタル化し、その業務をペーパーレスで行えれば、申請から承認までのスピードが向上し、人的ミスも防止できる。用紙を印刷するコストの削減、検索性の高さから各種管理にかかる手間の減少、申請書類の紛失・盗難のリスク軽減などにも寄与してくれる。
経費精算は多くの従業員が関わる業務だけあって、こうしたフローが効率化されることは、経理部門だけでなく企業全体にとって大きなメリットといえるのではないか。
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